5 grunde til at rense virksomhedens data regelmæssigt

Mange virksomheder ligger inde med enorme mængder data, men ofte er en betydelig del af informationen enten forældet eller overflødig. Forskning viser, at op mod 85 % af den data, som virksomheder gemmer, kan være ubrugelig. Selvom mange virksomheder har retningslinjer for, hvordan og hvornår gammel information skal fjernes, glipper det ofte, når det skal føres ud i livet. Det kan føre til alvorlige konsekvenser, både operationelt og juridisk. I denne artikel gennemgår vi, hvorfor virksomheder bør prioritere regelmæssig datarensning, samt giver dig konkrete tips til, hvordan du kommer i gang.

Risici ved ikke at prioritere oprydning i data

Hvis jeres organisation undlader at rydde op i data, kan det forårsage flere problemer. For det første kan det føre til informationskaos, hvor forretningskritisk information drukner i et hav af irrelevant data. Dette øger ikke kun de operationelle omkostninger, men også risikoen for at træffe forkerte forretningsbeslutninger baseret på forældet eller fejlagtig information. For det andet bidrager en overflod af uhåndteret data til øget risiko for at bryde forskellige databeskyttelseslove, hvilket igen kan resultere i dyre bøder og erstatningskrav. Desuden øges risikoen for, at organisationen bliver mål for et målrettet cyberangreb, når store mængder følsomme data opbevares længere end nødvendigt.

Med regelmæssig oprydning i gammel data – eller datavask, som det også kaldes - kan effektiviteten i organisationen øges markant. At have en mindre men mere relevant mængde data gør beslutningstagning lettere, hvilket øger produktiviteten i organisationen, da vigtig information bliver lettere at finde. Derudover fører en mindre datamængde til lavere omkostninger for lagring, både digitalt og fysisk, hvilket direkte påvirker virksomhedens bundlinje. En systematisk proces for datarensning eller datavask fremmer også en datadrevet kultur, hvor information håndteres strategisk og med høj sikkerhed, hvilket styrker virksomhedens konkurrenceevne på markedet.

5 tips til at komme i gang med datarensning

1. Start fra toppen – For at lykkes med datarensning er det vigtigt med tydelig opbakning fra ledelsen. Sørg for at forankre projektet i ledelsesgruppen og kommuniker derefter vigtigheden af projektet til resten af organisationen
2. Sammensæt et tværfagligt team – Effektiv informationshåndtering kræver samarbejde på tværs af afdelingsgrænser. Indsaml synspunkter fra forskellige dele af virksomheden for at dække alle nødvendige perspektiver
3. Sæt jer ind i love og regler – Sørg for, at jeres proces for datarensning er i overensstemmelse med gældende love og branchespecifikke regler. Husk, at det er lige så vigtigt at undgå at slette data, der skal bevares i henhold til loven, som at fjerne information, der ikke længere tjener noget formål
4. Inddrag ekstern ekspertise – Hvis opgaven med at rydde op i gamle filer virker overvældende, kan det være en god idé at inddrage eksterne specialister. De har den nødvendige ekspertise til at udføre arbejdet både hurtigt og omkostningseffektivt
5. Følg op med målinger – Ved at dokumentere, hvor meget data I får renset ud i, kan I beregne, hvor meget I sparer på projektet, og hvilken værdi det har tilført.

Iron Mountains tjenester til effektiv datavask

Hos Iron Mountain er vi eksperter i informationshåndtering og sikker datavask. For virksomheder, der ønsker at komme i gang med at rydde op i deres data, tilbyder vi en række tjenester, der hjælper med at sikre effektivitet, compliance og sikkerhed.

• Destruktion af dokumenter: Vi tilbyder sikker destruktion af fysiske og digitale dokumenter, hvor vi garanterer, at jeres data elimineres på sikker vis
• Clean Start: Vi ser på, hvordan jeres lokaler og arbejdsprocesser kan optimeres for at forbedre arbejdsmiljøet og effektivisere arbejdspladsen
• Rådgivningstjeneste for informationsstyring: Eksperter til at udvikle og implementere en effektiv strategi for dataoptimering, datahåndtering og compliance
• Arkivering: Sikker og struktureret arkivering af værdifuld information, der skal bevares over tid
• Smart Sort: En automatiseret løsning til systematisk rensning, organisering og opdatering af arkiveret information, hvilket letter regelefterlevelse og reducerer jeres opbevaringsomkostninger.

Ved at vælge Iron Mountain som partner til datarensning sikrer din virksomhed en informationshåndtering, som ikke kun er effektiv, men også overholder gældende lovkrav. Dette bidrager til en stærkere og mere datadrevet organisation, der er godt rustet til fremtiden.

Kontakt os gerne for at høre mere om, hvordan vi kan hjælpe jer med at forbedre jeres data- og informationshåndtering.