Top 10 digital transformation tips for information management professionals

Er det tid til at genoverveje din strategi for sikker genbrug af elektronik (ITAD)?

Tanken om at skulle pensionere gammel teknologi er som regel det sidste, som folk overvejer, når de køber og implementerer noget nyt. Men med et voksende offentligt pres på virksomhederne for at de skal genoverveje, hvordan de griber elektronisk affaldshåndtering an, er IT-professionelle nu nødt til at tænke grundigt over, hvordan de destruerer deres brugte udstyr. Foruden miljøpåvirkningen af elektronikaffald, skal de også håndtere balancen mellem at opretholde datafortrolighed og samtidig styre omkostningerne ved destruktion. Her er 10 punkter, som du bør overveje, når du ønsker at destruere udtjente IT- og medieudstyr på en sikker måde:

1. Start med at overveje slutningen

Meget få virksomheder tæller destruktionen med i de samlede omkostninger, når de implementerer ny hardware og medieudstyr. Når du medregner omkostningerne ved at opnå compliance og ved at sikre ordentlig data kan det være næsten lige så dyrt, at destruere forældet udstyr, som det er at købe det i første omgang. Ved at starte medat have slutningen i tankerne, får du et bedre overblik over de langsigtede omkostninger, mens du har rig mulighed for atprioritere din ITAD-strategi.

2. Husk risiciene

Pensioneret IT- eller medieudstyr indeholder meget følsomme oplysninger, som nemt kan gendannes, hvis de ikke slettes på sikker vis. Ikke alene kunne dette resultere i et brud på GDPR og andre privatlivslove; det kan også forårsage alvorlig skade på dit brands omdømme og virksomhedens sociale ansvar. Risiciene bør identificeres og styres gennem hele hardwarens livscyklus; ikke kun i begyndelsen.

3. Implementer sikre itad-politikker

Uden en opdateret politik, som stemmer overens med de nuværende forretningsprocesser, vil destruktionen af gammelt IT- eller medieudstyr ikke opnå prioritet, så der sikres en sikker, bæredygtig og konsekvent proces. Politikken bør dække sikkerhed, opbevaring og logistik, og den skal navngive alle dine leverandører. Dine politikker giver dig også mulighed for at generere rapporter om resultater. Alle, der har til opgave at administrere og spore ITAD, skal informeres tilstrækkeligt.

4. Søg efter relevant information

Afhængig af størrelsen og egenskaberne på dinprioritering, vil nogle ITAD-udbydere muligvis ikke være i stand til at imødekomme dine kapacitetskrav. Du har også brug for en partner, der er bekendt med lokale love om databeskyttelse og sikkerhed og som kan arbejde med mængden og typer af enheder, som du ønsker at pensionere. Dette kan især være udfordrende for etablerede virksomheder, som trækker medieudstyr tilbage, der ikke længere er bredt understøttet.

5. Slet på en sikker måde

Formatering af enheder eller nulstilling til fabriksindstillinger er ikke nok til at slette data, da det nemt kan gendannes ved hjælp afen prioriteringssoftware. Inkorporer en datasletningsproces, der er i overensstemmelse med industristandarder, såsom DoD 5220.22-m og NIST 800-88. For at løse de unikke sikkerhedsudfordringer, er det vigtigt at tænke ud over magnetiske medier ved at slette andre former for digital lagring, såsom SSD'er. På samme måde er makulering ikke nok til at rense tapemedier.

6. Uddan dine medarbejdere

Dårligt informerede medarbejdere er det svageste led i enhver informationssikkerhedsstrategi, og ITAD er ingen undtagelse. Du skal tage skridt for at sikre, at pensionerede databærende udstyr ikke kan identificeres til din prioritering og kundernes informationer ikke ender de forkerte steder. Alle medarbejdere og partnere skal være opmærksomme på din politik og forstå, hvorfor og hvordan brugt IT- og medieudstyr skal destrueres sikkert.

7. Støt den cirkulære økonomi

Hvis en enhed har gennemgået prioritering og bevis er blevet fremlagt i form af et destruktionscertifikat, bør enheden være sikker at gensælge. Det er billigere at sælge eller genanvende gammelt IT-udstyr, end det er at sende dem til genbrug, men du bør måske være opmærksom på, hvorvidt du bliver låst fast i en kontrakt til en leverandør i et bytteprogram. Ved at gøre brug af en leverandør, der giver dig mulighed for at genvinde pengeværdi fra pensioneret udstyr, kan du også kompensere for nogle af omkostningerne ved destruktion.

8. Spor dit udstyr

Sporbarhed af dit IT-udstyr og styringen af deres livscyklus bør starte fra det øjeblik, at enhver databærende enhed kommer i en virksomheds besiddelse. Når du sender enheder til destruktion uden for virksomhedens matrikel, bør du sørge for at mærke og spore hver enkelt enhed med en unik stregkode og dedikeret transport. Din ITAD-partner bør også gøre dette for dig for at give fuldstændig ende-til-ende synlighed og rapportering gennem hele processen.

9. Tænk udover genbrug

Med elektronikaffald, der vokser i bekymring, er det ikke nok at fokusere på genbrug alene. Ikke alene forbruger genbrug i sig selv energi – det når til sidst et punkt, hvor afkastet vil være faldende. I stedet bør du fokusere på at binde enderne sammen og opnå en cirkulær økonomi,ved at prioritere at benytte enhederne igen, før genfremstilling, genbrug eller destruktion.

10. Vælg den rigtige partner

Destruktionen af pensionerede IT- og medieudstyr bør varetages af en pålidelig partner. Dette vil sikre overholdelse af forskrifter, såsom WEEE, ROHAS og ISO 270001. Men at vælge den rigtige leverandør vil hjælpe dig med at fastholde dit samfundsansvar (CSR) og opveje omkostningerne ved disponering ved at understøtte den cirkulære økonomi. Nogle partnere kan også hjælpe dig med at styre udrulningen af nye systemer for at yde fuld support gennem hele teknologiens livscyklus.