Aufbewahrungspflicht zuverlässig erfüllen

Wie Sie die Aufbewahrungspflicht für Akten und Dokumente zuverlässig erfüllen

Für geschäftliche Akten und Dokumente gilt eine gesetzliche und oft zusätzlich eine interne Aufbewahrungspflicht. Für ihre konsequente und einheitliche Erfüllung im gesamten Unternehmen ist das Akten- und Archiv-Management zuständig. Die Umsetzung der Aufbewahrungspflicht erfordert eine umsichtige, systematische Planung in Zusammenarbeit mit den verschiedenen Geschäftsbereichen und Abteilungen.

Die Aufstellung eines Aufbewahrungsplans für wichtige Dokumente – das Fundament jedes Aktenmanagement-Programms – ist keine einfache Aufgabe. Wie kompliziert sie sich im Einzelfall gestaltet, hängt von zahlreichen Faktoren ab: der Größe und Komplexität des Unternehmens bzw. der Institution und den Ressourcen, die den zuständigen Mitarbeitern zur Verfügung stehen. Die im Folgenden erläuterten Schritte gelten für alle Planungsmaßnahmen im Rahmen der Aufbewahrungspflicht und Einhaltung von Aufbewahrungsfristen.

In 6 Schritten die Einhaltung der Aufbewahrungspflichten und Aufbewahrungsfristen sicherstellen

1. Aufbewahrungsplan für Akten und Dokumente erstellen

Der erste Schritt, den die für das Archiv- bzw. Aktenmanagement zuständigen Mitarbeiter ausführen müssen, ist eine gründliche Planung des weiteren Vorgehens. Voraussetzung hierfür ist ein genaues Verständnis der organisatorischen Strukturen des Unternehmens und dessen Arbeitsweise. Die Fachkräfte für Aktenmanagement müssen sich mit allen Abteilungen vertraut machen und jeweils einen Vertreter oder Koordinator als fachlichen Ansprechpartner anfordern. Nun können die einzelnen Mitarbeiter im Aktenmanagement mit dem jeweiligen Vertreter des Fachbereichs gemeinsam die Erfassung des Dateninventars und die anzuwendende Methodik planen. Dabei definieren sie die verschiedenen Rollen und ihre Aufgabenzuteilung, beispielsweise juristische Recherche, Zeitplanung und Genehmigungsprozess. Der Aktenmanagement-Leiter muss sich außerdem entscheiden, ob das gesamte Unternehmen in einem Durchgang oder phasenweise analysiert werden soll, und den Umfang der Maßnahmen festlegen. Die beiden Mitarbeiter stellen gemeinsam den Zeitplan zur Erfüllung der Aufbewahrungspflicht für Akten und Dokumente auf. In der Praxis bewährt sich meist ein funktionsbezogener Aufbewahrungsplan.

2. Bestandsaufnahme der Akten, Aufbewahrungspflicht und Aufbewahrungsfristen

Die Bestandsaufnahme ist der Aspekt des Vorhabens, der am stärksten von den Business-Nutzern abhängt. Der Aktenmanagement-Mitarbeiter muss dem Vertreter des Fachbereichs die an ihn gerichteten Erwartungen, den Zweck der Maßnahme und die Definition des Begriffs „Dokumente“ (bzw. „Akten“) genau erklären. Außerdem sorgt der Aktenmanagement-Mitarbeiter dafür, dass der Vertreter des Fachbereichs den Umfang der Bestandsaufnahme genau versteht. Der Vertreter des Fachbereichs erhält in der Regel ein Bestandsaufnahme-Arbeitsblatt, das er und seine Teams ausfüllen. Auf dem Arbeitsblatt werden jeweils die Dokumentenart (oder Aktenreihe, Aktenserie), die Beschreibung, der geschäftliche Wert, die jeweilige geschäftlich begründete Aufbewahrungspflicht, der mutmaßliche historische Wert, die gesetzliche Aufbewahrungspflicht und Aufbewahrungsfrist, Medium und Format, die Nutzungsstatistik und die Volumenzunahme vermerkt. Die Fachbereichsvertreter erhalten außerdem Anweisungen zum Ausfüllen der Arbeitsblätter. Die ausgefüllten Arbeitsblätter schickt jeder Fachbereichsvertreter an den Aktenmanagement-Mitarbeiter zurück.

3. Der Aufbewahrungspflicht nachkommen: Analyse, Sortierung und Recherche

In diesem Schritt muss der Aktenmanagement-Mitarbeiter die erhaltenen Informationen auswerten und die Fachbereiche je nach Bedarf um weitere Klärung bzw. Informationen bezüglich der operativen Aufbewahrungserfordernisse und Aufbewahrungsfristen der Akten und Dokumente bitten. Handelt es sich um eine Behörde, sollten sich die Mitarbeiter eventuell auch erkundigen, wie andere Behörden ähnliche Unterlagen handhaben. Außerdem müssen sie sich mit den geltenden Vorschriften und Verjährungsregelungen für bestimmte Arten von Unterlagen vertraut machen. In manchen Fällen wird diese Aufgabe von der Rechtsabteilung übernommen. Unter Umständen muss sich der Mitarbeiter des Akten- bzw. Archivmanagements nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht für bestimmte Unterlagen von historischem Wert an interne oder externe Archive wenden, um die weitere Aufbewahrung zu klären.

4. Entwurf und Überprüfung des Aufbewahrungsplans

Wenn die Aktenmanagement-Fachkräfte alle benötigten Informationen zusammengetragen haben, können sie den Entwurf des Aufbewahrungsplans erstellen und mit den Vertretern der einzelnen Fachbereiche die Details wie beispielsweise Aufbewahrungsfristen für die relevanten Akten überprüfen. Dabei können eventuell nötige Korrekturen vorgenommen werden.

5. Genehmigung des Aufbewahrungsplans

Der Genehmigungsprozess nimmt in jedem Unternehmen und jeder Institution einen anderen Verlauf und wird in der Planungsphase festgelegt. Nach Fertigstellung des Aufbewahrungsplans werden die Aktenreihen und der fertige Aufbewahrungsplan den zuständigen Stellen zur Genehmigung vorgelegt. In manchen Fällen wird die jeweilige Aktenreihe von den Fachbereichsvertretern oder ihren Vorgesetzten genehmigt, der endgültige Aufbewahrungsplan jedoch von den Aktenmanagement-Fachkräften und je einem Vertreter der Rechts- und der Datenschutzabteilung.

6. Kontinuierliche Pflege des Aufbewahrungsplans

Sobald der Aufbewahrungsplan genehmigt ist, beginnt seine Umsetzung. Diese beinhaltet einen ständigen Informationsaustausch sowie die Schulung und Fortbildung der Endnutzer. Wenn der Aufbewahrungsplan fertig ist, ist die Arbeit aber nicht beendet. Der Plan muss regelmäßig überprüft, ergänzt und je nach Bedarf an neue Anforderungen der Fachbereiche oder geänderte Vorschriften beispielsweise geänderte Aufbewahrungsfristen für Akten und Dokumente anpasst werden. Zudem muss darauf geachtet werden, dass die Regeln im Rahmen der Aufbewahrungspflicht in allen Bereichen einheitlich und konsequent angewendet werden.

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