Papierprozesse eliminieren für optimales hybrides Arbeiten

Ressourcen bleiben für das Kerngeschäft verfügbar

Effizienter prozess und Wissenstransfer

Expert: innen für Forderungsmanagement

Ultimo ist Teil der B2Holding Group und eines der führenden Unternehmen für Forderungsmanagement in Polen – mit etwa drei Millionen Kund:innen und 4,8 Millionen Fällen pro Jahr. Bei einem solchen Aufkommen spielen die Poststelle und eine schnelle, konsistente Verarbeitung der eingehenden Schreiben eine wichtige Rolle. Der Umzug der Hauptverwaltung war die Gelegenheit, die Prozesse des Unternehmens zu überprüfen und zu optimieren.

„Für Finanzdienstleister ist die Postverarbeitung einer der wichtigsten betrieblichen Prozesse, weil schon damit der Kundendienst beginnt“, so Anna Pospiech, Independent Correspondence Specialist bei Ultimo. „Doch es ist trotzdem keine Kerntätigkeit, und die benötigten Ressourcen fehlten beim tatsächlichen Forderungsmanagement. Deshalb suchten wir nach einer intelligenteren Herangehensweise.“

Ein ehrgeiziger Plan

Ultimo wollte die gesamte Verarbeitung eingehender Korrespondenz für fünf Geschäftsbereiche an einen Spezialisten auslagern. Gleichzeitig sollte unter Einhaltung der entsprechenden Datenschutzvorgaben von Papier auf digitale Akten umgestellt werden, und die gesetzlich vorgeschriebenen kurzen Reaktionszeiten mussten erreicht werden. Ein weiterer kritischer Erfolgsfaktor war der Wissenstransfer über die Anforderungen unterschiedlicher Dokumenttypen, zum Beispiel zwischen den Ultimo-Mitarbeiter:innen und dem externen Anbieter.

„Wir wollten schnell ein dediziertes Projektteam zusammenstellen und brauchten einen Partner mit einer sicheren IT-Infrastruktur, die sich nahtlos in unser System integrieren ließ. Bis zum Umzug unseres Büros musste alles fertig werden“, fügt Anna Pospiech hinzu.

Fünf Geschäftsbereiche auf eine massgeschneiderte digitale Posteingangslösung umstellen – Zeitgleich

Mehr Zeit für geschäftliche Prioritäten

Langfristiger strategischer Partner

Ultimo entschied sich für Iron Mountain, weil bereits eine langjährige strategische Zusammenarbeit bestand – bei der Verwaltung und Lagerung bzw. Speicherung papierbasierter und digitaler Ressourcen und auch bei der kontinuierlichen Digitalisierung von Dokumenten. „Der Erfolg war durch die leistungsstarke Infrastruktur und Technologie von Iron Mountain garantiert“, sagt Anna Pospiech. „Außerdem waren das Know-how und die Erfahrung von Iron Mountain bei der Umsetzung ähnlicher Projekte im Finanzsektor ausschlaggebend.“

Die Lösung Digital Mailroom von Iron Mountain ist ein automatisiertes Postverarbeitungssystem, das die Papierpost von Ultimo in digitale Dokumente umwandelt, damit sie anschließend digital weitergeleitet, getaggt, durchsucht, gespeichert und archiviert werden können.

End-to-End-Service

Der gesamte Prozess läuft extern ab. Alle Anlieferungen und die ganze Dokumentation werden in einer hochsicheren Einrichtung von Iron Mountain verarbeitet. Bei diesem End-to-End-Service holen Expert:innen die Korrespondenz von Ultimo direkt aus der Postfiliale ab. Pakete und Umschläge werden je nach Vorgabe geöffnet oder nicht, mit Barcodes versehen und registriert – und dann gescannt, sortiert und archiviert.

„Außerdem hilft Iron Mountain bei der Verwaltung unserer Aufbewahrungspläne und stellt uns alle zugehörigen Metadaten und regelmäßige Reports für das SLA-Monitoring zur Verfügung“, so Anna Pospiech. Zu den Dokumenten gehören unter anderem Schreiben von Gerichten, Anwält:innen, Kund:innen und anderen Unternehmen.

✔ Eine digitale Poststelle für fünf Geschäftsbereiche

✔ 150 000 verarbeitete Seiten pro Monat

✔ Sicherheit durch lückenlose Nachweiskette

✔ Vollständige IT-Integration für einfache Nachverfolgung der Dokumente