Iron Mountain® Electronic Delivery Service

Sind Sie auf dem Weg zu einer digitalen Datenumgebung? Sind Papierakten weiterhin ein wichtiger Bestandteil der Workflows und Archive für Ihre Daten? Werden Ihre Akten sicher aufbewahrt, müssen aber manchmal abgerufen werden, um bestimmte Informationen zu überprüfen?

Iron Mountain bietet Ihnen bequeme Möglichkeiten zum Abrufen von Akten, die in einem unserer Archivcenter aufbewahrt werden. Die erste Möglichkeit ist die physische Lieferung einer Akte, wenn Sie das tatsächliche Papierdokument benötigen. Aber es gibt noch eine andere Option, die oft sinnvoller ist: Die digitale Bereitstellung über unseren IoD-Service (Image On Demand). Anstatt Ihnen die physische Akte zu senden, rufen wir diese ab, scannen die Dokumente direkt im Archiv und gewähren Ihnen über das Internet sicheren Zugriff auf das gescannte Dokument. Im Vergleich zur physischen Lieferung ist das eine zeitsparende und umweltfreundlichere Option, da kein Lieferwagen für den Transport des physischen Dokuments benötigt wird.

Nach dem Scannen wird das Dokument wieder im Archiv gelagert – oder Sie entscheiden, was damit passieren soll. Da die gescannten Dokumente digital vorliegen, können sie auch ganz einfach elektronisch freigegeben, archiviert, sortiert und durchsucht werden. Und wenn die Akte das nächste Mal benötigt wird, können Sie direkt darauf zugreifen. Digitale Bereitstellung – schnell und umweltfreundlich.

Was wäre, wenn …

•  ... die Informationen, die Sie benötigen, schnell in digitaler Form zur Verfügung stehen würden?
•  ... Sie papierbasierte Dokumente, die in einem externen Archiv aufbewahrt werden, schnell, einfach und umweltfreundlich abrufen könnten?
• ... Sie Dokumente, die derzeit nur in Papierform vorhanden sind, ganz einfach speichern, durchsuchen und freigeben könnten?

Der Prozess beginnt, wenn Sie das Einscannen von Papierdokumenten oder Filmrollen über unsere webbasierten Kunden-Hubs Iron Mountain Connect™ oder Iron Mountain ReQuest™ anfordern. Sobald Sie Ihren Auftrag erteilt haben, ruft das Team von Iron Mountain Ihre Akte(n) ab und bereitet sie vor. Zur Vorbereitung gehören beispielsweise das Entfernen von Heft- und Büroklammern, die Ausrichtung der Seiten und die Reparatur beschädigter Dokumente. Die Dokumente werden anschließend von unserem kompetenten Digitalisierungsteam eingescannt. Sie werden benachrichtigt, wenn Ihre Dokumente bereit liegen. Daraufhin erhalten Sie sicheren Zugriff auf die Dokumente und können sie bei Bedarf herunterladen. Das ursprüngliche Papierdokument wird ins Archiv zurückgelegt und so lange aufbewahrt, bis es nicht mehr benötigt wird.

Mit dem Iron Mountain® Electronic Delivery Service können Sie ...

• ... einfach eine digitale Bereitstellung Ihrer archivierten Dokumente in Auftrag geben.
• ... schnelleren Zugriff auf Ihre Dokumente erhalten.
• ... Informationen effektiv an die Personen freigeben, die sie benötigen, und gleichzeitig Datensicherheit und Datenschutz gewährleisten.
• ... effizienter arbeiten, indem Sie schnell Zugriff auf benötigte Informationen in digitaler Form erhalten
• ... dank weniger LKW-Lieferungen Kohlendioxidemissionen verringern.