Wie gut ist Ihr ECM-System?

Modernes Enterprise Content Management – Teil 1

Eine Frage, bevor Sie weiterlesen: Wie viele sensible Geschäftsinformationen besitzt Ihr Unternehmen?

Vermutlich wächst nicht nur unaufhörlich die Größe und Menge der Verzeichnisse, in denen Sie Informationen speichern, sondern auch die Vielzahl an Content-Typen. Audiodateien, Videos, Fotos und Bilder ... alle Unternehmen haben es mit Massen an Informationsquellen zu tun. Die Dateigrößen wachsen, die zu speichernden Gesamtmengen ebenfalls. Das bringt hohe Anforderungen an die IT-Infrastruktur mit sich. Unternehmen produzieren und konsumieren so viele Informationen wie noch nie zuvor.

Deshalb hier noch einmal unsere Frage: Wie viele sensible Geschäftsinformationen besitzt Ihr Unternehmen? Zehntausende Assets? Hunderttausende? Millionen? Milliarden? Noch mehr? Wie genau können Sie das eigentlich abschätzen?

Überprüfen Sie Ihre aktuellen Systeme

Es gab einmal die Theorie, dass wir unseren Content in den Griff bekommen könnten, wenn wir ihn komplett in einem einzigen digitalen Archiv unterbringen würden. Vermutlich haben auch Sie erst in eine Scanning-Lösung investiert, dann in ein Dokumentenmanagementsystem und schließlich in eine ECM-Software (Enterprise Content Management). Im Laufe der Zeit kamen noch ein paar Punktlösungen hinzu. Dateiserver, Netzlaufwerke und andere Content-Management-Anwendungen für ihre ganz speziellen Anforderungen brauchten. Gefolgt wurde das von SharePoint und weiteren Lösungen,die vielleicht über Fusionen oder Übernahmen ins Unternehmen gelangten.

Entsprechend chaotisch sieht die IT-Infrastruktur vieler Unternehmen heute aus. In allen Ecken finden sich Informationen jeder Größe und jedes Typs. Es kostet ein Vermögen, diese zahllosen, nicht miteinander verbundenen Content-Management-Anwendungen zu verwalten. Dass das große Risiken für Unternehmen mit sich bringt, liegt auf der Hand.

Noch schlimmer wird es, wenn all diese unterschiedlichen Informationsmanagement-Anwendungen in Geschäftssysteme integriert werden müssen. Vermutlich hat jede Software ihre eigene Programmierschnittstelle und andere Tücken, für die bestimmte Kenntnisse erforderlich sind. Unter diesen Voraussetzungen eine Integration entwickeln zu können, die am Ende auch richtig gut funktioniert, ist sehr schwierig.

Überprüfen Sie das Nutzungsverhalten

Technologien wie künstliche Intelligenz, Cloud und Mobile haben unsere Arbeitsweisen vollständig auf den Kopf gestellt und neue Tools und Methoden hervorgebracht. Viele Unternehmen können die neuen, innovativen Features und die Vorteile dieser Technologien jedoch noch gar nicht richtig nutzen. Warum nicht? Weil ihre alten Anwendungen das nicht mitmachen. Diese werden aber durchaus noch gebraucht und lassen sich nur schwer ablösen – auch wenn sie noch nie einfach zu bedienen waren.

Ihre Benutzer kämpfen unterdessen damit, Informationen zu finden und abzurufen, die in den unterschiedlichsten Anwendungen und Content- Verzeichnissen gespeichert sind. Das ist meist schwierig. Und manchmal sogar unmöglich. Es ist höchst unwahrscheinlich, dass noch jede einzelne Person im Unternehmen weiß, wo sich all die Informationen befinden, die sie für ihre täglichen Aufgaben braucht. Und selbst wenn dem so wäre, hätte sie wahrscheinlich gar keinen Zugang zu allen Systemen. Das ist der heutige Stand: Viele Informationen sind versteckt oder in Silos eingesperrt, nicht zugänglich und oft unnötigerweise doppelt vorhanden.

ECM-System modernisieren: Wo soll ich anfangen?

Die meisten Unternehmen haben nicht nur eine alte ECM-Anwendung, sondern gleich mehrere, und wissen deshalb nicht, wo sie mit einer Modernisierung starten sollten. Für Ihr Unternehmen können Sie das nur selbst beantworten, aber wir haben einige Fragen zusammengestellt, die Ihnen vielleicht helfen:

• Welche Anwendung wird am häufigsten genutzt?
• In welcher Anwendung sind Informationen gespeichert, die für mehr Benutzer hilfreich sein könnten als derzeit Zugriff haben?
• Welche Anwendung kostet am meisten in der Verwaltung und Wartung?
• Welche Anwendung würde von Mobile, Cloud oder anderen neuen Technologien profitieren?

Ihre Antworten sollten Ihnen helfen, einen passenden Ansatzpunkt zu finden. Sobald Sie die entsprechende Anwendung modernisiert haben, können Sie mit der nächsten und dann mit der übernächsten weitermachen, bis Sie eine vollständig verknüpfte Anwendungsstruktur haben – Ihr eigenes Ökosystem aus Unternehmensinformationen mit einem echten Mehrwert für das Business.

Die Vorteile eines modernen ECM-Systems

Stellen Sie sich vor, Ihre User könnten von all den Daten und dem Content (den Informationen) profitieren, die in den alten ECM-Lösungen gespeichert sind – aber der Zugriff würde über ein neues System erfolgen, möglicherweise über die Cloud, über ein Mobilgerät oder eine moderne, neue Oberfläche. Wenn Informationsmanagementsysteme und Content-Verzeichnisse auf diese Weise verknüpft sind, gelingt es viel leichter, die richtigen, vertrauenswürdigen Quellen zu finden, statt sich mühsam durch unterschiedliche Systeme zu klicken.

Sie könnten auch neue Anwendungen für den Content entwickeln, der innerhalb dieses Systems gespeichert ist oder aber in anderen älteren Anwendungen, die mit der Plattform verbunden sind. Eine Modernisierung Ihrer Informationsmanagement-Systeme bietet Ihnen einen direkten Mehrwert, da sie die Gesamtbetriebskosten (TCO) senkt und Ihren ROI erhöht.