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Lösung für das Archivmanagement
Aktenarchivierung mit Smart Sort
Akten sortieren, ordnen und verwalten – auch im großen Maßstab
Kontaktieren Sie unsOrdnung ins Aktenarchiv bringen
Ein Durcheinander im Aktenarchiv und schlecht sortierte Aufzeichnungen sind nicht nur ein Ärgernis, sondern eine Gefahr. Hohe Lagerkosten und rechtliche Risiken sind die Folge, und der Informationsfluss im Unternehmen stockt.
Wie wäre es, wenn Sie Ordnung in Ihre Akten bringen könnten und wüssten, welche Sie aufbewahren, rechtssicher vernichten oder digitalisieren können? Wenn Sie für Veräußerungen, Rechtsstreits oder andere geschäftliche Anforderungen immer die richtigen Akten zur Hand hätten? Und wenn sich all dies erreichen ließe, ohne mühsam alle Akten manuell durchzugehen?
Iron Mountain Smart Sort macht es möglich. Smart Sort ist eine einfache und preiswerte Lösung, mit der Sie endlich die volle Kontrolle über Ihre Aktenbestände erhalten.
Vorteile von Iron Mountain Smart Sort
✓ Schnell die richtigen Akten finden
✓ Rechtssicher entscheiden, welche Akten aufbewahrt, vernichtet oder digitalisiert werden
✓ Kosten und Risiken der Aktenlagerung verringern
✓ Umbau und Schließung von Büros unterstützen
✓ Digitale Transformation beschleunigen
✓ Fusionen, Übernahmen und Veräußerungen schnell abwickeln
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So profitiert Ihr Unternehmen von Smart Sort
Krankenhaus verringert seine Lagerkosten und verbessert Transparenz und Compliance mit Iron Mountain Smart Sort
Lesen Sie, wie ein großes Krankenhaus mehr Platz für die Versorgung von Patient:innen schuf, indem es seine Papierunterlagen auslagert. Mit Iron Mountain Smart Sort gelang es, die Akten vor dem Umzug zu sortieren, neu zu ordnen und sicher zu vernichten. Das Ergebnis: Mehr Transparenz in den Aktenbeständen sowie Einsparungen bei den Lagerkosten von über 1 Mio. EUR.
Anbieter im Gesundheitswesen nutzt Smart Sort zum Senken von Kosten und Risiken bei der Aktenarchivierung
Erfahren Sie, wie ein großes Unternehmen im Gesundheitswesen mit Iron Mountain Smart Sort seine gesamten Aktenbestände sortierte und neu ordnete, um einen Prozess für die rechtssichere Vernichtung aller aktuellen und zukünftigen Unterlagen zu etablieren. Das Ergebnis: Bessere Compliance, größere Bestandsgenauigkeit, weniger Risiko und um 40 bis 50 % gesenkte Lagerkosten.
Iron Mountain Smart Sort macht den Weg frei für eine Unternehmensveräußerung
Lesen Sie, wie ein Versicherer im Rahmen einer umfangreichen Veräußerung Iron Mountain Smart Sort nutzte, um schnell zu ermitteln, welche Akten er behalten und welche er an die neuen Eigentümer:innen übergeben musste. Mit Smart Sort konnte das Projekt deutlich schneller und preisgünstiger umgesetzt werden als mit internem Personal.
Ausgewählte Ressourcen
Häufig gestellte Fragen
Kann Smart Sort nur für Akten genutzt werden, die bei Iron Mountain lagern?
Ich habe Akten an verschiedenen Standorten oder bei verschiedenen Anbietern eingelagert. Was passiert damit?
In einem solchen Fall bringen wir alle Bestände an einen Standort von Iron Mountain und führen das Smart-Sort-Projekt dort aus. Dabei ermitteln wir alle Akten, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, sodass sie rechtssicher vernichtet werden können. Nur die Unterlagen, die aus Compliance-Gründen weiter aufbewahrt werden müssen, werden wieder eingelagert. Mit einem so aufgeräumten und verkleinerten Bestand können Sie Ihre Kosten deutlich senken.
Was braucht Iron Mountain von mir, um den Smart-Sort-Prozess zu starten?
Unterstützt Smart Sort mehrere Aufbewahrungsrichtlinien und Aktentypen?
Welche Aktentypen werden für ein Smart-Sort-Projekt empfohlen und welche sind nicht geeignet?
- Von einem Smart-Sort-Projekt profitieren Sie am meisten bei Unterlagen aus Ihrem Kerngeschäft, deren Aufbewahrungsfrist sich nach Ereignisdaten richtet (Kredite, Policen, Schadenmeldungen, Leistungsanträge, Patientenakten, Fallakten, Personalakten usw.).
- Geschäftsunterlagen wie Lohnabrechnungen oder Rechnungen werden nicht empfohlen.
Muss ich mit Smart Sort sofort meine gesamten Bestände bearbeiten lassen oder kann auch in mehreren Phasen vorgegangen werden?
Ich brauche einen rechtssicheren Prozess für die Aktenentsorgung. Wie kann Smart Sort mir helfen?
- Der Smart-Sort-Prozess entwickelt anhand Ihrer Aufbewahrungspläne und -richtlinien eine standardisierte Methode zur Aktenprüfung und -verarbeitung. Mit diesem regelbasierten Ansatz erreichen wir konsistente, rechtssichere Ergebnisse.
- Zum Abschluss des Smart-Sort-Prozesses stellen wir Ihnen einen Bericht zur Verfügung, aus dem für jede einzelne Akte hervorgeht, wo sie sich befindet und wann sie entsorgt werden kann. Er dient auch als Nachweis dafür, wie die einzelnen Akten verarbeitet wurden.
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