Wie Sie heute den Arbeitsplatz von morgen gestalten

Nach der Pandemie ist die Bereitschaft für radikale Veränderungen groß. Doch nur mit sorgfältiger Planung können Unternehmen damit erfolgreich sein.

Die Umbrüche der letzten Jahre haben unsere Arbeitsweisen grundlegend verändert. „Workplace Transformation“ war auch vorher schon Thema, doch jetzt liegt ihr Fokus vor allem darauf, das Arbeiten an unterschiedlichen Orten zu unterstützen. Die meisten Unternehmen sehen bereits weitere Veränderungen auf sich zukommen, sollten jedoch nicht übereilt vorgehen. Wird der Workplace Transformation nicht genügend Zeit gegeben oder weiß man gar nicht genau, warum man überhaupt etwas verändern will, kann das auf lange Sicht zu erheblichen Problemen führen.

Überstürzt Büros zusammenzulegen, zu renovieren oder eine hybride Arbeitsstrategie einzuführen, kann am Ende mehr Zeit, Geld und Effizienz kosten als ein länger andauerndes, dafür aber gut durchdachtes Projekt, bei dem alle Eventualitäten bedacht und alle Beteiligten vorab befragt und einbezogen wurden.

Wenn auch Sie in den kommenden Monaten ein Projekt zur Workplace Transformation planen, sollten Sie sich zuerst umfassend mit den Bedürfnissen Ihrer Beschäftigten auseinandersetzen und auch Elemente wie Datenbedarf und Informationssicherheit bedenken. Außerdem ist es wichtig, Expert:innen hinzuzuziehen, die für eine möglichst erfolgreiche und effiziente Umsetzung sorgen.

Das Vorhaben abstecken

Den Arbeitsplatz umzugestalten und eine hybride Arbeitsstrategie einzuführen, hat für globale Großunternehmen eine hohe Priorität. Das ergab eine Studie, die Iron Mountain in Zusammenarbeit mit Economist Impact durchgeführt hat, der Forschungssparte der Wochenzeitschrift The Economist. Die Mehrheit (61,2 Prozent) sagte auch, dass das Employee Engagement in ihrem Unternehmen erheblich, viel oder etwas besser werden muss. Derartige Veränderungen müssen sorgfältig mit den Zielen und Maßnahmen zur digitalen Transformation abgestimmt werden. Für eine bessere Resilienz sind beide Aspekte sehr wichtig: 79,1 % der befragten Führungskräfte stimmten zu, dass die physischen Arbeitsorte für eine langfristige Resilienz eine große Rolle spielen, während sich etwas mehr als die Hälfte umorientiert und in flexible Arbeitsplätze investiert, die sich nach der Pandemie an neue Anforderungen anpassen lassen.

Die Bereitschaft für Veränderungen und Digitalisierungsprojekte in Unternehmen ist also groß. Doch Willenskraft allein reicht nicht aus, um diese Vorhaben auch erfolgreich zu Ende zu bringen. Zunächst muss ermittelt werden, was in welchem Umfang geändert werden soll – dafür gibt es Grundprinzipien, an denen sich alle Branchen orientieren können. Welche Ziele dabei herausgestellt werden, ist sehr individuell, aber Kostensenkung, Produktivitätssteigerung und Mitarbeiterzufriedenheit gehören meistens dazu.

Der Arbeitsplatz der Zukunft

Seit der Coronakrise ist das Arbeiten im Homeoffice für viele Unternehmen etwas ganz Normales. Doch es gibt auch genügend Menschen, die lieber jeden Tag ins Büro gehen oder zumindest ab und zu da sein möchten. Sie brauchen einen modernen Arbeitsplatz, an dem sie sich wohl fühlen und produktiv sein können. Büroräume, die noch genauso aussehen wie vor der Pandemie, werden den aktuellen Anforderungen sehr wahrscheinlich nicht gerecht.

Bevor Unternehmen nun aber anfangen, wahllos Schreibtische und Aktenschränke abzubauen, müssen sie sich zuerst eine Strategie überlegen und – unter Anleitung von Expert:innen – herausfinden, was ihre Angestellten brauchen. Sie sollten eine Bestandsaufnahme aller physischen und digitalen Umgebungen durchführen, um eine klare Zielsetzung zu entwickeln und alle Ineffizienzen aufzuspüren. Dafür bietet es sich an, zuerst zu prüfen, welche Lücken eventuell in manuellen oder digitalen Prozessen bestehen, wer Zugriff worauf benötigt oder welche Sicherheitsrisiken vorhanden sind.

Neben der physischen Arbeitsumgebung muss aber auch all das angegangen werden, was hinter den Kulissen geschieht. Insbesondere die Datensicherheit und der Schutz der Unternehmensassets sind in Zeiten der hybriden Arbeit von größter Bedeutung. Das betrifft nicht nur personenbezogene Daten in Aufzeichnungen und Dokumenten, die die Angestellten zum Arbeiten benötigen, sondern auch die Verteilung und Verwaltung von Laptops und anderen Geräten. Bei einer solch radikalen Transformation hängt der Erfolg ganz entscheidend davon ab, dass jeder einzelne Aspekt ausreichend bedacht wird. Wenn Unternehmen versuchen, all das intern zu schaffen, kann ihnen das Projekt schnell über den Kopf wachsen. Deshalb empfiehlt es sich, von Anfang an professionelle Unterstützung hinzuziehen, damit das Unternehmen am Ende des Prozesses so resilient wie nur möglich ist.

In den Entscheidungsprozess müssen unbedingt alle betroffenen Stakeholder einbezogen werden, zum Beispiel die Verwaltung, Sicherheitsverantwortliche und das Records & Information Management. Deren Blickwinkel liefern wichtige Anhaltspunkte für die Planung Ihrer Workplace Transformation. Nur mit einer klaren, transparenten Kommunikation gelingt eine Transformation, mit der alle einverstanden sind und die den Anforderungen des Unternehmens optimal gerecht wird.

Ein Neuanfang ohne Altlasten

Vor jeder Business Transformation sind unzählige Überlegungen anzustellen. Allzu schnell kann etwas übersehen werden. Damit das nicht passiert, können Sie sich Unterstützung von Anbietern wie Iron Mountain holen, die Ihr Unternehmen mit Lösungen wie Clean Start sicher auf den richtigen Weg bringen. Ein Expertenteam von Iron Mountain analysiert, was Sie mit einer Umgestaltung des Arbeitsplatzes erreichen könnten und welche Risiken damit verbunden sind, und begleitet sie anschließend durch den Prozess.

Iron Mountain Clean Start umfasst mehrere Komponenten, darunter die sichere Lagerung bzw. Speicherung von Unterlagen, sichere Vernichtung sowie Digitalisierung. Clean Start hilft Ihnen, Ihre Büroflächen zu optimieren, Kosten zu senken, Zimmer und digitale Speicher freizuräumen und insgesamt Ihre Assets und Räumlichkeiten möglichst effizient zu nutzen.

Die letzten Jahre haben gezeigt, wie Unternehmen der Boden unter den Füßen weggerissen werden kann. Sie wissen, wie zügig und entschieden sie reagieren müssen, um wettbewerbsfähig zu bleiben – und das gelingt am besten mit professioneller Unterstützung von Anfang an. So bleiben Sie auch in Zukunft agil, flexibel und resilient. Iron Mountain Clean Start umfasst mehrere Komponenten, darunter die sichere Lagerung bzw. Speicherung von Unterlagen, sichere Vernichtung sowie Digitalisierung.