Insolvenz und Unternehmensverkleinerung – was passiert mit den Akten und Assets?

Aktenlagerung bei Firmenauflösung und Standortschliessung

In Zeiten wirtschaftlicher Herausforderungen und Umstrukturierungen stehen viele Unternehmen vor der schwierigen Entscheidung einer Standortschliessung, Unternehmensverkleinerung oder gar Insolvenz. Besonders in der Automobilindustrie, die aktuell von zahlreichen Firmenauflösungen betroffen ist, entstehen immense logistische und organisatorische Anforderungen. Wie lassen sich Akten, digitale Daten und physische Assets rechtssicher archivieren oder nachhaltig entsorgen? Dafür bietet Iron Mountain effiziente Lösungen, um diesen Prozess rechtskonform, kosteneffizient und umweltfreundlich zu gestalten.

Herausforderungen durch Unternehmensverkleinerungen und Insolvenzen

Ob es um eine Insolvenz, einen Umzug wegen Standortschliessung oder eine Unternehmensverkleinerung geht – dahinter verbirgt sich immer ein komplexer Prozess mit einer Vielzahl von Herausforderungen. Sie reichen von Fragen zur rechtssicheren Archivierung bis hin zur Abwicklung nachhaltiger Entsorgung. Die folgenden vier Punkte sind zentral.

1. Compliance: Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen müssen bei jeder Veränderung im Unternehmen stets eingehalten werden. Dies gilt insbesondere für sensible Akten und personenbezogene Daten, die unter die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) fallen.
2. Logistik: Bei einer Standortverlagerung oder -schliessung müssen physische und digitale Assets wie Papierakten oder Computer verlagert oder archiviert werden. Hierbei spielt die Sicherheit beim Umzug und während der Transporte eine entscheidende Rolle.
3. Zeit- und Kostenmanagement: Eine schnelle und kosteneffiziente Abwicklung – bei gleichzeitig hohem Qualitätsanspruch – ist vor allem im Falle einer Umstrukturierung essenziell, um den operativen Stillstand zu minimieren. Dies gilt branchenübergreifend.
4. Entsorgung: Nicht mehr benötigte Assets wie Möbel, IT-Geräte oder Maschinen sollten möglichst umweltfreundlich recycelt oder für das Remarketing freigegeben werden. Im Rahmen des Lifecycle-Managements lassen sich sämtliche Geräte sicher entsorgen.

Rechtliche Aspekte der Archivierung

Ob ein Unternehmen liquidiert wird oder ob es in kleinerer Form weiter existiert – die Aufbewahrungspflicht für verschiedene Akten und digitale Daten erlischt nicht. Die Archivierung ist immer mit strengen Vorgaben verbunden, auch bei einer Unternehmensumstrukturierung oder Insolvenz. Das betrifft ganz zentral die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen: Beispielsweise müssen steuerlich relevante Dokumente wie Bilanzen auch nach Einstellung der Geschäftstätigkeit 10 Jahre archiviert werden. In Hinblick auf die DSGVO ist es notwendig, personenbezogene Daten nach datenschutzrechtlichen Bestimmungen sicher zu verwahren.

Checkliste Firmenauflösung: Das müssen Sie beachten

Sofern Sie nicht von einer Insolvenz betroffen sind, sondern Ihr Geschäft geordnet beenden, ist eine strukturierte Planung unverzichtbar. Nur so können Sie den Prozess effizient gestalten. Die folgende Checkliste hilft Unternehmen, die vor einer Standortschliessung, Verkleinerung oder Betriebsaufgabe stehen. Je nach Art der Unternehmung (GmbH, Kapitalgesellschaft, Einzelunternehmer:in etc.) kann es Abweichungen geben.

• Planen Sie den Zeitpunkt der Betriebsaufgabe. Dieser sollte zeitnah allen Mitarbeiter:innen, Kund:innen und Geschäftspartner:innen mitgeteilt werden.
• Erfüllen Sie alle laufenden Verträge oder Verpflichtungen bzw. beenden/kündigen Sie sie ordnungsgemäss.
• Melden Sie das Unternehmen beim Finanzamt, bei der IHK, den Krankenkassen und den Berufsgenossenschaften ab.  
• Erstellen Sie eine Umsatzsteuererklärung für den Zeitpunkt der Betriebsaufgabe und reichen Sie eine Schlussbilanz ein.
• Führen Sie eine Bestandsaufnahme durch. Identifizieren Sie alle physischen und digitalen Assets, die verlagert, archiviert oder entsorgt werden müssen.
• Klären Sie die Aufbewahrungspflichten für wichtige Dokumente und behalten Sie die Compliance stets im Blick, damit Sie alle gesetzlichen Vorgaben erfüllen.
• Organisieren Sie die sichere Verlagerung von Akten und Assets, deren Archivierung oder Entsorgung.

Iron Mountain – Ihr Partner für Akten- und Asset-Management, Archivierung und mehr

Iron Mountain ist der Experte, wenn es um die externe Aktenarchivierung und das Asset-Management geht. Wir unterstützen Unternehmen aller Branchen umfassend bei Verkleinerungen, Standortschliessungen und Insolvenzen. Unsere Lösungen sind sowohl rechtskonform als auch effizient. Iron Mountain bietet Ihnen:

• rechtssichere Archivierung: Physische und digitale Dokumente werden in unseren Archivierungseinrichtungen und/oder auf Servern sicher gelagert und alle gesetzlichen Aufbewahrungsfristen eingehalten.
• Offsite-Storage: Durch externe Lagerlösungen sparen Unternehmen wertvollen Platz und profitieren von professionell verwalteten Archiven.
• Nachhaltigkeit: Nicht mehr benötigte Assets wie Möbel oder IT-Hardware werden umweltfreundlich entsorgt oder recycelt.
• effizientes Bestandsmanagement: Moderne Online-Tools bieten volle Transparenz über archivierte Dokumente und Assets. Unternehmen haben jederzeit Zugriff auf ihre Informationen – physisch und/oder digital.

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