Betriebliche Abläufe auf dem Prüfstand: 6 wichtige Fragen

Niemand hätte gedacht, dass diese zusammengeschusterten Hybridszenarien mehr als zwei Jahre andauern würden.

Dabei waren das mitnichten die ersten Flicken im Prozessteppich. Vollgestellte, schlecht organisierte Büros, ungesicherte Informationen, chaotische technische Lösungen – all das gab es schon lange vor dem ersten Corona-Lockdown. Die Pandemie zeigte uns ganz deutlich, was noch nie richtig funktioniert hat, aber trotzdem nie angegangen wurde.

Flexibilität ist immer wichtig, um sich auf Veränderungen einstellen zu können. Dafür brauchen wir unter anderem die richtigen betrieblichen Abläufe, mit denen wir resilient bleiben, ganz gleich, was uns in Zukunft erwartet. Wenn Ihr Team dahingehend richtig aufgestellt ist, profitiert das ganze Unternehmen.

Um Ihre Abläufe auf den Prüfstand zu stellen, ohne dass die Business Continuity darunter leidet, sollten Sie sich die folgenden sechs Fragen stellen:

1. Sind Ihre Entscheidungen langfristig sinnvoll?

Idealerweise sollte bei allen Elementen – von Arbeitsabläufen bis hin zu Technologien – geprüft werden, ob sie auch langfristigen Erfolg garantieren. Es bringt nichts, einen Prozess nur für die aktuelle Situation zu entwickeln.

Um das Unternehmen langfristig zu unterstützen, sollten die Auswirkungen jeder einzelnen Entscheidung bedacht werden. Impulsive Entscheidungen für unmittelbare Anforderungen sind selten richtig. Jetzt haben Sie die Chance, innezuhalten und Dinge richtig zu machen. Schauen Sie sich frühere Entscheidungen an, die möglicherweise spontan getroffen wurden und auf lange Sicht nicht sinnvoll sind.

Letztendlich ist eine vorausschauende Planung auch eine finanzielle Notwendigkeit. Wenn ein Prozess anfangs nicht gründlich geprüft wird und bald wieder ausgetauscht werden muss, kann das teuer werden. Versuchen Sie, sich der Hektik des Alltags für einen Moment zu entziehen und die Entscheidungen, die in den letzten zwei Jahren getroffen wurden, ganz genau zu analysieren.

2. Wie häufig bewerten Sie die Resultate dieser Entscheidungen?

Die meisten Unternehmen bewerten ihre allgemeinen Programme jährlich, halbjährlich oder alle drei Monate. Aber werden auch die Einzelentscheidungen dahinter geprüft? Dafür können Sie sich zum Beispiel ansehen, warum ein bestimmter Prozess eingeführt wurde, ob er gut läuft und ob alles so funktioniert wie geplant.

Vielleicht ist es an der Zeit, ein strengeres Kontrollsystem einzuführen, um die Auswirkungen von Entscheidungen genauer zu messen. Damit stellen Sie auch sicher, dass Ihr Unternehmen flexibel genug bleibt, um neue Geschäftschancen ergreifen, neue Kund:innen finden und auf neue Anforderungen der Bestandskundschaft eingehen zu können.

3. Gibt es für Ihre aktuellen Technologien inzwischen bessere Alternativen auf dem Markt?

Die Technik entwickelt sich immer weiter, und gerade die letzten Jahre haben zahlreiche Fortschritte mit sich gebracht, um Mitarbeiter:innen im Homeoffice zu unterstützen. Es ist deshalb gut möglich, dass es inzwischen Technologien gibt, die den allgemeinen Betrieb Ihres Unternehmens viel besser unterstützen als die aktuellen Lösungen.

Nehmen Sie sich am besten jetzt die Zeit, sich Ihre Technologien anzusehen und mit neuen Angeboten zu vergleichen, die Ihren Teams bessere Dienste leisten könnten. Beantworten Sie dafür die folgenden Fragen:

• Warum wurde diese konkrete Technologie ausgewählt?
• Funktioniert diese Technologie noch gut für Ihr Unternehmen?
• Erfüllt diese Technologie ihren vorgesehenen Zweck?

Falls Sie diese Fragen nicht zufriedenstellend beantworten können, sollten Sie sich ansehen, welche Alternativen es gibt. Wir alle arbeiten anders als noch vor drei Jahren, und die Technologie sollte daran angepasst werden.

4. Haben Sie Strategien zur Vermeidung von Datenpannen und Datenverlust?

Es ist ein wichtiger Schritt in die richtige Richtung, passende Technologien für Ihre Arbeitsumgebung auszuwählen. Aber was ist, wenn etwas Unvorhergesehenes passiert?

Die Daten von Unternehmen sind enormen Risiken ausgesetzt. Deshalb habe ich beim Corenet Global Summit 2022 ein Panel zum Thema moderiert. Unter dem Titel "Strategies for Avoiding Information Security Risks During Workplace Transformation" habe ich mit dem Executive Vice President und Head of Corporate Properties von Wells Fargo und dem Senior Managing Director of Business Transformation and Move Management von CBRE über Informationssicherheit und die diesbezüglichen Gefahren gesprochen. Dabei ging es auch um strategische Partnerschaften, mit denen sich Datendiebstahl und -verlust bei grossen Workplace-Transformation-Projekten vermeiden lassen.

Dass ein Datenmanagementplan sinnvoll ist, erkennen wir meist erst mitten in einer Krise. In aller Eile versuchen wir dann, irgendwie noch die wichtigsten sensiblen Daten in Sicherheit zu bringen. Denn wenn Informationen in falsche Hände geraten, kann das verheerende Folgen für das Unternehmen haben.

Falls auch Sie noch keinen solchen Plan haben, sollten Sie unbedingt die entsprechenden Schritte in die Wege leiten, damit aktuelle und neue Informationen regelmäßig gesichert werden.

5. Haben Sie Feedback von allen wichtigen Stakeholdern und Entscheidungsträger:innen eingeholt?

Abhängig von Ihrer Branche kann es Richtlinien und Gesetze geben, die Sie bei Entscheidungen berücksichtigen müssen. Um diese strengen Vorgaben nicht zu verletzen, sollten Sie unbedingt die wichtigsten Stakeholder mit ins Boot holen.

Mit deren Fachwissen können Sie sicherstellen, dass Prozesse, Technologien und Personal gut aufeinander abgestimmt sind. So schaffen Sie konsistente betriebliche Abläufe und mehr Transparenz in den Geschäftsentscheidungen. Die unterschiedlichen Sichtweisen und Fachkenntnisse tragen garantiert zum Erfolg Ihres Unternehmens bei.

6. Wie oft spricht das Immobilienteam mit Ihren RIM- Expert:innen (Records & Information Management)?

Auf den ersten Blick mag man sich fragen, warum sich gerade diese beiden Gruppen abstimmen müssen. Doch stellen Sie sich einmal vor, das Immobilienteam beschließt eigenmächtig, Berge von Akten auszulagern oder in ein neues Büro zu bringen. Die Freude beim RIM-Team wird sich in Grenzen halten.

Mit ausreichend Planungszeit ist es hingegen möglich, die Akten vorher zu konsolidieren, um mit möglichst wenig Papier umziehen zu müssen. Ausserdem wird auf diese Weise Platz gespart – und wer kennt sich mit dem Wert von frei gewordenen Räumlichkeiten besser aus als das Immobilienteam?

Eine gute Koordination zwischen Ihren Immobilien-Expert:innen und dem RIM führt auch dazu, dass die Schwachstellen bei der Informations- und Cybersicherheit sowie beim Risikomanagement mehr Aufmerksamkeit bekommen, ganz unabhängig von Ihrer Branche. Ihr Unternehmen bleibt flexibler und kann sich schneller an Veränderungen anpassen.

Zum „Business as usual“ wie vor der Pandemie zurückzukehren, ist keine Option. Schaffen Sie ungeeignete Behelfslösungen so schnell wie möglich wieder ab und rüsten Sie Ihr Unternehmen für die Zukunft.

Um 2023 echte Fortschritte zu machen, informieren Sie sich über unsere Workplace- Transformation-Lösung Clean Start.