So digitalisieren und archivieren Unternehmen ihre Dokumente

Dokumente digitalisieren und archivieren

Mit den heutigen technischen Möglichkeiten lässt sich das papierlose Büro problemlos umsetzen – trotzdem ist das in vielen Unternehmen noch keine Realität. Dabei würden sie mit dem Digitalisieren und Archivieren von Dokumenten wertvolle Zeit und Ressourcen sparen. Verabschieden Sie sich von der umständlichen Suche in Aktenschränken und machen Sie Ihr Unternehmen zukunftssicher!

So sieht die Zukunft aus: die digitale Datenarchivierung

Digitalisierung, ein großes Wort mit viel Impact, nicht nur in Bezug auf Future-Proofing, sondern auch auf Komfort und Manageability – doch was genau bedeutet das? Die Digitalisierung von Dokumenten bedeutet, dass Sie analoge Papierdokumente, aber auch Ton- und Bildträger in ein digitales Format überführen. Dadurch werden sie mit Computer, Tablet oder Smartphone aufrufbar. Je nachdem, um was für eine Art von Daten es sich handelt – etwa Verträge, Rechnungen, Zeitschriften, aber auch Mikrofilme, Fotos oder Videos –, benötigen Sie hochwertige Scanner und andere Geräte, um sie zu digitalisieren. Ihre umgewandelten Dokumente können mit Tags versehen und in eine zentrale Cloud hochgeladen werden. So haben Ihre Mitarbeitenden mit nur wenigen Klicks Zugriff auf die gesuchten Informationen, und das jederzeit, von jedem Ort aus.

Digitalisieren und Archivieren von Dokumenten: Ihre 7 Vorteile

1. Gewinnen Sie Raum zurück, den Sie bis dato mit der Lagerung Ihrer Dokumente belegt haben.


2. Schaffen Sie für die Mitarbeitenden Ihres modernen, räumlich ungebundenen Unternehmens zentralen Zugriff auf alle Daten.


3. Finden Sie die gesuchten Informationen dank moderner OCR-Technologie innerhalb von Sekunden.


4. Haben Sie jederzeit den Überblick und die volle Kontrolle über Ihre wertvollsten Assets: Daten.


5. Verteilen Sie bequem vollständig individualisierbare Zugriffsrechte an Ihr Personal.


6. Nutzen Sie die digital vorliegenden Daten für Workflow Automation – eine spürbare Zeitersparnis.


7. Ob Datenschutz oder verlässliche Archivierung: Die gesetzeskonforme Speicherung all Ihrer Dokumente wird einfacher.

Welche Dokumente dürfen Sie digital archivieren?

Grundsätzlich dürfen Sie alle Daten, die in Ihrem Unternehmen in Papierform vorliegen, digitalisieren und auf Servern archivieren. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen regeln, welche Dokumente Sie trotzdem über einen bestimmten Zeitraum in Papierform behalten müssen – in externen Archivcentern liegen sie sicher geschützt. Mit dem richtigen Partner an Ihrer Seite können Sie sich darauf verlassen, dass Daten sachgerecht vernichtet werden, sobald die Fristen abgelaufen sind.

Unser professioneller Scanservice digitalisiert unter anderem:

• Akten und Dokumente wie Verträge, Personalakten, Buchhaltung, Kreditakten oder Studienunterlagen
• Eingangspost (digitaler Posteingang)
• Historische Unterlagen, Bücher, Zeichnungen, Zeitschriften
• Mikroformen (Mikrofilm, Microfiche, Jackets, Filmkarten)
• Fotos, Dias und Filmstreifen, Videos, Schmalfilme, Tonbänder, Audiokassetten
• und einiges mehr

Schritt für Schritt zur digitalen Archivierung

1. Im ersten Schritt wandeln Sie Ihre Dokumente in ein digitales Format um. Dafür nutzen Sie hochwertige Scanner, um eine maximale Qualität sicherzustellen.


2. Indexieren Sie Ihre digitalisierten Dokumente. Versehen Sie sie mit Tags und nutzen Sie moderne Zeichenerkennung wie OCR, um Ihre Akten auch im digitalen Format problemlos aufzufinden und zu durchsuchen.


3. Ihre digitalen Dokumente können Sie nun beispielsweise in einer Cloud, auf Tapes oder Festplatten archivieren. Lokale Datenschutzgesetze müssen selbstverständlich auch hier eingehalten werden.


4. Legen Sie Zugriffsrechte für Ihre Mitarbeitenden fest. Mit der richtigen Anwendung haben Sie die Möglichkeit, diese vollständig zu individualisieren und an die Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen anzupassen.


5. Sollen Ihre Papierdokumente weiterhin aufbewahrt werden? Dann nutzen Sie externe Hochsicherheitsarchive. Alternativ vernichten Sie Ihre Unterlagen datenschutzkonform.

Unterlagen digitalisieren – die häufigsten Fehler vermeiden

Beim Digitalisieren von Unterlagen gibt es einige Stolperfallen. Iron Mountain unterstützt Sie gern dabei, diese zu umgehen – jahrzehntelange Erfahrung und umfangreiches Wissen zu den länderspezifischen Gesetzen machen uns zu einem führenden Experten im Bereich Digitalisierung und Archivierung. Hier erfahren Sie die wichtigsten Punkte, die es zu beachten gilt, wenn Ihr Unternehmen Unterlagen digitalisieren möchte:

Gesetzeskonformität

Die Buchführung in Unternehmen wird auch in der DACH-Region streng durch Vorschriften geregelt. Ob das europäische Datenschutzgesetz, die GoBD des deutschen Finanzamts, das österreichische UGB oder das Schweizer Obligationenrecht – die Gesetze der jeweiligen Länder regeln nicht nur, wer buchführungspflichtig ist, sondern auch, wie die Buchführung zu erfolgen hat und wie mit sensiblen Daten umzugehen ist. Das gilt auch für digitalisierte Unterlagen. Grundsätzlich müssen die gescannten Exemplare originalgetreu und gut lesbar sowie fälschungssicher und datenschutzkonform abgelegt sein. Sie können sich beim jeweils zuständigen Amt genauer informieren – oder Sie überlassen es uns!

Unterlagen zeitnah digitalisieren

Werden Dokumente in Ihrem Unternehmen digital verarbeitet, dann muss der Scanvorgang möglichst zeitnah nach der Erstellung oder dem Eingang erfolgen. Ganz wichtig: Beim Scannen dürfen keine unscharfen Stellen auf dem digitalen Exemplar entstehen. Protokollieren Sie zudem, wer sich wann und wie um die Bearbeitung der Unterlagen gekümmert hat. Mit einer guten Content-Management-Plattform automatisieren Sie solche Prozesse, verwalten Zugriffsrechte und können Änderungen problemlos nachvollziehen.

Digitale Unterlagen sicher und ordentlich ablegen

Nicht nur Ihre Aktenordner müssen gut geschützt und sortiert aufbewahrt werden – dasselbe gilt auch für ihre elektronischen Pendants. In der Cloud oder auf unternehmenseigenen Servern legen Sie Unterlagen nach dem Digitalisieren in geordneten, auch extern nachvollziehbaren Strukturen ab. Eine sinnvolle und gründliche Indexierung stellt sicher, dass Sie oder die Betriebsprüfung benötigte Informationen direkt in einer Suchanfrage finden. Individuelle Zugriffsrechte sorgen zudem dafür, dass nur berechtigte Mitarbeiter:innen die Unterlagen abrufen können.

Fälschungssicherheit

Papierunterlagen gelten als besonders fälschungssicher. Das heißt nicht, dass ihre digitalen Versionen nicht ebenso sicher abgespeichert werden können. Vom Jahresbericht, über Bilanzen, bis hin zu Belegen gibt es so einige Dokumente, die im Nachgang nicht verändert werden dürfen. Möchten Sie diese Unterlagen digitalisieren, wählen Sie Datei- und Speicherformate, die als fälschungssicher bzw. unveränderlich gelten. So hat sich zum Beispiel PDF-A als ein weltweiter Standard bewährt. Übrigens: Sind dennoch Änderungen nötig, dann müssen sie auf einer (digitalen) Kopie erfolgen.

Saubere Dokumentation

Ihr Unternehmen muss sicherstellen, dass alle Prozesse rund um Ihre analogen und digitalen Unterlagen aufgezeichnet werden und nachvollziehbar sind. Eine gute Verfahrensdokumentation geht mit einer ordnungsgemäßen Buchhaltung Hand in Hand.

Nicht alle Originale vernichten

Mit dem Digitalisieren von Unterlagen sparen Sie wertvollen Lagerraum – viele Dokumente können Sie sorglos datenschutzkonform vernichten, sobald Sie sie vorschriftsgemäß ins elektronische Format übertragen haben. Dennoch: Es gibt Unterlagen, die Sie nach gesetzlichen Vorgaben für eine gewisse Zeit als Original aufbewahren müssen. Auch hierfür ist es wichtig, sich mit den jeweiligen Gesetzen zu befassen.