Onlinezugangsgesetz: Digitalisierungsschub für den öffentlichen Sektor

Was ist das Onlinezugangsgesetz?

Die Digitalisierung schreitet unaufhaltsam voran und verändert sämtliche Bereiche des gesellschaftlichen und wirtschaftlichen Lebens nachhaltig. Insbesondere für öffentliche Verwaltungen bietet sie immense Chancen, effizienter und bürger:innenfreundlicher zu agieren. In diesem Zusammenhang ist das Onlinezugangsgesetz (OZG) elementar.

Es wurde 2017 verabschiedet und verpflichtete Bund, Länder und Kommunen dazu, ihre Verwaltungsdienstleistungen bis Ende 2022 online zugänglich zu machen. Das Ziel ist es, Bürger:innen und Unternehmen eine einfache, schnelle und komfortable digitale Interaktion mit Behörden zu ermöglichen.

Der Kerngedanke des Gesetzes ist klar: Weniger Bürokratie, mehr Effizienz und mehr Nähe zu den Menschen durch digitale Prozesse.

Welche Ziele verfolgt das OZG?

• digitale Zugänglichkeit: Verfügbarkeit aller Verwaltungsleistungen online
• Standardisierung und Einheitlichkeit: Schaffung digitaler Standards und Prozesse auf allen Verwaltungsebenen
• Effizienzsteigerung: Reduzierung administrativer Aufwände durch automatisierte und vernetzte Abläufe
• verbesserte Bürger:innenorientierung: einfacher Zugang und Nutzung von Verwaltungsleistungen durch intuitive und bürgerfreundliche Plattformen
• Nachhaltigkeit: papierlose Prozesse und Archivierung für einen geringeren ökologischen Fußabdruck

Um welche Leistungen von Verwaltungen geht es?

Mit dem OZG sind konkret Verwaltungsleistungen gemeint, die Bürger:innen und Unternehmen regelmäßig bei Behörden beantragen oder nutzen. Insgesamt wurden mehr als 575 spezifische Themenfelder identifiziert und im sogenannten OZG-Leistungskatalog gebündelt. Dazu gehören beispielsweise:

• Ausstellung von Personalausweisen und Pässen
• Anmeldung eines Wohnsitzes oder Gewerbes
• Beantragung von Baugenehmigungen
• Kraftfahrzeugzulassungen
• Steuerliche Verfahren und Meldungen
• Sozialleistungen (z. B. Kindergeld, Elterngeld, BAföG)
• Anmeldung und Genehmigung von Veranstaltungen
• Umweltbezogene Anträge (z. B. Abfallentsorgung, Umweltgenehmigungen)

Der aktuelle Stand

Das ursprüngliche Ziel, bis Ende 2022 alle 575 Verwaltungsleistungen zu digitalisieren, wurde nicht erreicht. Bis Ende 2022 waren nur 4 % der digitalisierbaren Verwaltungsleistungen vollständig online verfügbar, weitere 15 % teilweise. Die Digitalisierung auf Länderebene sowie in den Kommunen verläuft weiterhin schleppend. Nur der Bund hat bis Ende 2024 alle 115 priorisierten Verwaltungsleistungen vollständig digitalisiert und online verfügbar gemacht. Dazu gehören zum Beispiel Kindergeldanträge, Mutterschutzmeldungen und Bildungskredite.

Am 24. Juli 2024 trat das OZG-Änderungsgesetz (OZG 2.0) in Kraft. Es zielt darauf ab, die Verwaltungsdigitalisierung zu beschleunigen, Standardisierungen voranzutreiben und medienbruchfreie End-to-End-Digitalisierung zu etablieren. Bürger:innen haben künftig einen Rechtsanspruch auf den elektronischen Zugang zu Verwaltungsleistungen und die BundID wird zum zentralen Nutzer:innenkonto weiterentwickelt. Während der Bund wesentliche Fortschritte erzielt hat, bleibt die vollständige Digitalisierung auf Länder- und Kommunalebene weiter eine Herausforderung.

Welche Probleme gibt es?

Die Einführung des Onlinezugangsgesetzes stellte und stellt viele Behörden vor erhebliche Herausforderungen. Dazu trägt auch die föderale Struktur Deutschlands bei, die eine einheitliche Umsetzung erschwert. Es fehlen verbindliche Standards und Schnittstellen zwischen Bund, Ländern und Kommunen. Oft kommt es zu Doppel- und Mehrfachentwicklungen, da zentrale IT-Lösungen nicht rechtzeitig bereitgestellt wurden. Nicht zuletzt sind viele Verwaltungsprozesse weiterhin analog, da die interne Verwaltung bisher nicht ausreichend digitalisiert wurde.

Wie Iron Mountain bei der Umsetzung des OZG unterstützen kann

Iron Mountain verfügt über umfassende Erfahrung bei der Digitalisierung im öffentlichen Sektor und der sicheren digitalen Archivierung wichtiger Daten und Dokumente. Als etabliertes Team für die digitale Transformation unterstützen die Expert:innen von Iron Mountain Behörden aktiv und effektiv dabei, die Ziele des Onlinezugangsgesetzes nachhaltig umzusetzen.

Dabei profitieren öffentliche Verwaltungen insbesondere von folgenden Leistungen:

• Digitalisierung und Dokumentenmanagement: Iron Mountain digitalisiert Papierdokumente und stellt diese in einer digitalen Plattform zur Verfügung, wodurch die Bearbeitung und der Zugriff auf Informationen erheblich vereinfacht werden.
• sichere Archivierung: Höchste Standards beim Datenschutz und der Archivierung sensibler Daten sowie die Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben, Regularien und Aufbewahrungsfristen sind selbstverständlich.
• Prozessautomatisierung: Unterstützung bei der Automatisierung von Verwaltungsabläufen erhalten Verwaltungen durch den Einsatz intelligenter Softwarelösungen, sodass sich Prozesse automatisieren lassen.
• Compliance und Datenschutzberatung: Eine umfassende Beratung zu Compliance-Fragen und Datenschutzaspekten gehört dazu, um Behörden optimal auf die Anforderungen des OZG vorzubereiten.

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Mit Iron Mountain haben öffentliche Verwaltungen einen erfahrenen, zuverlässigen und professionellen Partner an ihrer Seite, um die komplexen Anforderungen des OZG erfolgreich zu bewältigen. Gemeinsam schaffen wir eine digitale Verwaltungslandschaft, die den Bedürfnissen der Bürger:innen und Unternehmen gerecht wird.