Schriftgutverwaltung: digital besser aufgestellt

Was ist die Schriftgutverwaltung und welche Dokumente umfasst sie?

Schriftgutverwaltung wird im Deutschen synonym mit dem Begriff Records Management verwendet. Sie ist ein entscheidender Faktor für die effiziente Organisation von Unternehmen, denn: Eine effektive Schriftgutverwaltung ermöglicht nicht nur die strukturierte Ablage und den schnellen Zugriff auf Dokumente, sondern sichert auch die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und verbessert die Zusammenarbeit innerhalb von Teams.

Das Ziel ist es, die Auffindbarkeit, Nachvollziehbarkeit und Sicherheit der Dokumente zu gewährleisten, während gleichzeitig gesetzliche Vorgaben, wie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), eingehalten werden müssen. Dafür umfasst die Schriftgutverwaltung das systematische Management aller Dokumente und Informationen eines Unternehmens über deren gesamten Lebenszyklus hinweg.

Dies beinhaltet die Erstellung, Bearbeitung, Speicherung, Archivierung und Vernichtung von Dateien und Akten. Zu den typischen Dokumentenarten, die unter die Schriftgutverwaltung fallen, gehören beispielsweise Verträge, Personalakten, Rechnungen, Berichte, Protokolle und E-Mails. Um das Dokumentenmanagement zu optimieren, können verschiedene Strategien eingesetzt werden.

3 Strategien des Records Managements

1. Digitalisierung und Automatisierung
   Die Digitalisierung von Dokumenten ist der erste Schritt zu einer modernen Schriftgutverwaltung. Durch die Umwandlung von Papierdokumenten in digitale Formate können Unternehmen Lagerplatz sparen und den Zugriff auf Informationen beschleunigen. Automatisierungstools helfen dabei, Routineaufgaben wie die Indexierung und Archivierung zu übernehmen, was menschliche Fehler minimiert.
2. Einsatz Cloud-basierter DMS
   Cloud-basierte Dokumentenmanagementsysteme (DMS) bieten Flexibilität und Skalierbarkeit. Sie ermöglichen den Zugriff auf Dokumente von überall und jederzeit, was besonders in Zeiten von Homeoffice und mobiler Arbeit von Vorteil ist. Strenge Sicherheitsmaßnahmen und automatische Backups verhindern Datenverluste.
3. Integrationen und Schnittstellen
   Ein effizientes DMS sollte nahtlos in bestehende Softwareumgebungen integriert werden können. Systeme mit Schnittstellen zu gängigen Anwendungen wie Microsoft Outlook und Teams ermöglichen es, Dokumente zentral zu verwalten und Arbeitsabläufe zu optimieren.

Welche Vorteile bietet die Digitalisierung für die Schriftgutverwaltung?

Die Digitalisierung von Dokumenten hat die Schriftgutverwaltung revolutioniert, denn sie bietet unschlagbare Vorteile im Vergleich zu Papierakten in Unternehmen.

• Effizienzsteigerung: Durch die Automatisierung von Routineaufgaben wie der Indexierung und Archivierung können Arbeitsprozesse beschleunigt und Fehler minimiert werden.
• Kosteneinsparungen: Digitale Dokumente reduzieren den Bedarf an physischem Speicherplatz und senken somit die Lagerkosten.
• Zugriffsfähigkeit: Mitarbeiter:innen können jederzeit und von überall auf benötigte Dokumente zugreifen, was die Zusammenarbeit und Produktivität fördert.
• Rechtssicherheit: Digitale Dokumentenmanagementsysteme unterstützen die revisionssichere Archivierung, wodurch gesetzliche Anforderungen erfüllt werden können.
• Nachhaltigkeit: Geringer Papierverbrauch trägt zu einer umweltfreundlicheren Unternehmensführung bei.

Wie wird die Revisionssicherheit bei der digitalen Schriftgutverwaltung gewährleistet?

Die Revisionssicherheit muss selbstverständlich auch in der digitalen Schriftgutverwaltung sichergestellt sein. Dafür gibt es verschiedene Maßnahmen. Indem jede Änderung als neue Version des Dokuments gespeichert wird, lässt sich beispielsweise die vollständige Historie nachvollziehen – es bleibt fälschungssicher und unveränderbar.

Alle relevanten Dokumente müssen zudem vollständig und korrekt archiviert werden. Deshalb werden Änderungen und Zugriffe protokolliert. Der gesamte Prozess der Schriftgutverwaltung muss gegen Verlust und unbefugten Zugriff abgesichert sein. Dies beinhaltet auch regelmäßige Backups und die Festlegung von Zugriffsrechten, sodass nur berechtigte Personen sensible Informationen einsehen und bearbeiten können.

Darüber hinaus müssen Unternehmen verschiedene Dokumente gemäß den gesetzlichen Vorgaben für bestimmte Zeiträume aufbewahren und danach ordnungsgemäß vernichten. Die effiziente Verwaltung der Aufbewahrungsfristen hat einen hohen Stellenwert. Und nicht zuletzt ist es essenziell, dass die Prozesse der Schriftgutverwaltung beispielsweise für Audits dokumentiert und jederzeit prüfbar sind.

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Eine effiziente Schriftgutverwaltung trägt maßgeblich zur Produktivität und Compliance in Unternehmen bei. Durch die Implementierung digitaler Lösungen, die Nutzung von Cloud-Diensten und die Einhaltung bewährter Methoden können Unternehmen ihre Dokumentenprozesse optimieren und langfristig erfolgreich gestalten.

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