Bertelsmann Global Business Services setzt innovative KI-Lösung zur Automatisierung der Rechnungsbearbeitung ein

Entwicklung eines zukunftsorientierten Shared Service Centers

Ständig neue Maßstäbe setzen

Bertelsmann Global Business Services (GBS) ist eine Serviceeinheit innerhalb des Unternehmensbereichs Corporate von Bertelsmann. Sie bietet umfassende Dienstleistungen für zentrale Finanz- und Geschäftsprozesse an und arbeitet für rund 400 Kund:innen in 30 Ländern aus allen Unternehmensbereichen und Solution Groups.

Mit rund 380 Mitarbeiter:innen in Deutschland, den USA und Großbritannien sorgt das GBS dafür, dass Finanz- und Geschäftsprozesse effizient abgewickelt werden. Es entwickelt innovative digitale Lösungen und kundenorientierte Dienstleistungen in verschiedenen Bereichen wie Buchhaltung, Jahresabschlüsse, Controlling, Reporting, Materialwirtschaft, Beschaffung und Rechnungsstellung. Das Angebot ist modular aufgebaut und umfasst Beratungsleistungen, die Bereitstellung von Prozess- und Systemlösungen sowie die operative Abwicklung von Geschäftsprozessen.

Mit diesem sich ständig erweiternden Dienstleistungsportfolio will das Unternehmen die Bedürfnisse seiner Kund:innen immer besser erfüllen und so zum Erfolg von Bertelsmann und seinen Konzernunternehmen beitragen.

„Die Kund:innen erwarten von uns Best Practice und Innovation“, sagt Carsten Waschkowitz, Geschäftsführer der Bertelsmann Global Business Services GmbH. „Deshalb bauen wir unsere digitalen Fähigkeiten und unser Dienstleistungsangebot kontinuierlich aus, um die Qualitäts- und Effizienzstandards zu erhöhen.“

Besonderes Augenmerk lag bei der Innovation auf der Rechnungsbearbeitung, ein Prozess, der auf dem Scannen von Dokumenten mit optischer Zeichenerkennung (OCR) beruht. Dieser traditionelle Ansatz stieß hinsichtlich der Genauigkeit der Datenerfassung und der Automatisierung an seine Grenzen. So mussten die Mitarbeiter:innen oft manuell die korrekten Hauptbuchkonten, Kostenartencodes und mehr hinzufügen. Das Unternehmen wollte die Vorteile der künstlichen Intelligenz (KI) nutzen und suchte nach einer Lösung, die besser zu seinem SAP-Technologiepaket passte.

Kompletter Managed Service

Durch die Kombination der digitalen Fähigkeiten von Iron Mountain® und Hypatos wird die neue KI-basierte Cloud-Lösung als vollständiger Managed Service bereitgestellt. Der Prozess beginnt für die verbleibenden physischen Rechnungen im Digital Mailroom von Iron Mountain in Berlin, wo Spezialist:innen die von den GBS- Kund:innen erhaltenen Papierrechnungen sortieren, registrieren und scannen.

Nach der Konvertierung in PDF und der Kombination mit elektronischen Rechnungen automatisiert das System alle Schritte der Dokumentenverarbeitung. Dazu gehören Klassifizierung, Lieferanten- und Steuervalidierung, Extrahierung, Kodierung, Inhaltsanreicherung und Überprüfung, wobei die Details mit externen Datenbanken abgeglichen werden. Entscheidend ist, dass das System den Inhalt der Dokumente kognitiv verarbeitet und ihn mit dem historischen Kodierungs- und Prüfverhalten beim Rechnungseingang vergleicht. Die digitalen Datensätze werden, wenn die automatische Prüfung erfolgreich war, in den Genehmigungsprozess weitergeleitet oder, wenn sie als Rückfragen gekennzeichnet sind, an dafür bestimmte Mitarbeiter:innen. Alle Daten werden bei Inaktivität und während der Übertragung über ein sicheres Netzwerk verschlüsselt. Der Kundendienst und technische Support wird von Hypatos bereitgestellt.

Verbesserte Effizienz und Genauigkeit

Durch den KI-basierten Ansatz konnte die Rechnungsbearbeitung weiter automatisiert werden.

„Wir haben einen guten Anfang gemacht, denken aber, dass es noch Raum für Effizienz- und Genauigkeitsverbesserungen gibt, um die nächste Stufe der Automatisierung zu erreichen. Das gilt vor allem bei der Kodierungsvorhersage für Rechnungen ohne Auftragsbestätigung“, so Carsten Waschkowitz.