Papierlose Verträge bei Coca-Cola Enterprises

Branche

Konsumgüter

Herausforderung

Aufbau eines digitalen Vertragsarchivs für POS-Ausrüstung bei Kunden

Lösung

Digitalisierungs-Komplettservice inklusive Dokumentenabholung, Scannen, Hosting der digitalen Dateien sowie fortlaufendem externen Dokumentenmanagement

Nutzen

• Verbesserte Vertragskontrolle und -verwaltung
• Sofortiger und ortsunabhängiger Zugriff
• Weniger Papier, bessere Nutzung vorhandener Flächen

Besserer Überblick über Handelsverträge

Coca-Cola® ist der weltweit größte Getränkekonzern und eine der stärksten Marken weltweit. Das ikonische rot-weiße Logo wird von 94 Prozent der Weltbevölkerung erkannt. Coca-Cola ist seit 1919 in Frankreich erhältlich. Heute ist das Land einer der Hauptmärkte des Unternehmens in Europa.

Coca-Cola Enterprises bietet Einzelhändlern eine breite Palette an POS-Ausrüstung, darunter Kühlvitrinen, Tischkühler und Post-Mix Geräte. Diese sind mit dem Coca-Cola-Markenzeichen versehen und werden auf Vertragsbasis bereitgestellt sowie gewartet. Bisher wurden die Verträge für diese Geräte an sieben regionalen Vertriebsstellen ausgestellt und die unterzeichneten Dokumente in Papierform lokal aufbewahrt. Nun galt es, diese Verträge zusammenzuführen und von jedem Ort in Frankreich zugänglich zu machen.

Bernard Ollivier, Senior Manager für Geschäftsprozesse bei Coca-Cola Enterprises, sagt: “Wir hätten die Papierakten einfach zentralisieren können, aber das hätte viel Platz benötigt und die Suche nach Dokumenten noch erschwert. Stattdessen haben wir uns für ein digitales Archiv entschieden. Dafür suchten wir nach einem Unternehmen, das die Verträge für uns scannen und katalogisieren konnte.”

Digitale Dateien standardisieren

Iron Mountain arbeitet seit langem mit Coca-Cola zusammen und übernimmt in Frankreich seit 1998 externes Aktenmanagement für das Unternehmen. Derzeit werden im Archiv von Iron Mountain 12.000 Dokumentenboxen verwaltet.

“Um den jederzeitigen Zugang zu Verträgen mit nur minimaler Verzögerung sicherzustellen, musste das Scanning-Projekt sorgfältig geplant und terminiert werden“, sagt Bernard Ollivier. “Wir waren zuversichtlich, dass Iron Mountain über die Ressourcen und Referenzen verfügte, um diese Aufgabe erfolgreich abzuwickeln.”

Für das Projekt wurden die Vertragsdokumente aus den sieben regionalen Vertriebszentren gesammelt und zum Scanzentrum von Iron Mountain transportiert. Dass die Verträge keinem einheitlichen Format unterlagen, erhöhte dabei die Komplexität. So wurden während des Scans Anpassungen nötig, um das Erscheinungsbild der digitalen Dateien zu standardisieren.

Garantierte Qualität und absolute Genauigkeit

Die Scans wurden auf dem Dokumentenmanagement-Portal von Iron Mountain zur Verfügung gestellt, sodass Coca-Cola Enterprises sie in das unternehmenseigene System herunterladen konnte. Die physischen Vertragsdokumente wurden im Anschluss von Iron Mountain eingelagert.

Von entscheidender Bedeutung war, dass die Verträge auch während der Umstellung eingesehen werden konnten. Bernard Ollivier erklärt: “Wir wissen nie, wann wir einen Vertrag einsehen müssen. Daher schlossen wir eine Dienstleistungsvereinbarung mit Iron Mountain. So war gewährleistet, dass jeder wusste, wie lange es nach dem Erfassen der Papierversion dauerte, bis eine digitale Datei verfügbar war.” Es gab zudem einen Scan-on-Demand-Service, sodass auf jeden gewünschten Vertrag innerhalb von 24 Stunden zugegriffen werden konnte.

Das komplette Projekt dauerte rund sechs Monate. Insgesamt wurden etwa 114.000 Vertragsdokumente mit fast einer halben Million Seiten gescannt. “Die Qualität und Genauigkeit der Scans war ausgezeichnet”, bestätigt Bernard Ollivier, “und Iron Mountain erledigte die Aufgabe pünktlich und im Rahmen des Budgets.”

Weniger Papier, mehr Vorteile für das Unternehmen

Das Scannen der Kundenverträge hat Coca-Cola Enterprises in eine effizientere, papierlose Umgebung geführt. Anstatt nach den physischen Vertragsdokumenten zu suchen, ist der Zugriff jetzt online und unmittelbar möglich. Vertragsanfragen können in Echtzeit bearbeitet werden, da nach Kundenname, Adresse, Vertragsnummer oder Gerätenummer gesucht werden kann. Und weil die Dokumente von jedem Ort aus zugänglich sind, wurde auch die Reaktionszeit auf Anfragen optimiert.

Zudem musste Coca-Cola Enterprises keine Vorkehrungen für die Dokumentenlagerung treffen, da die physischen Dokumente nun extern bei Iron Mountain archiviert werden. Dies führte zu erheblichen Kosteneinsparungen. Bernard Ollivier fasst zusammen: “Iron Mountain hat fabelhafte Arbeit geleistet. Das Projekt war ein großer Erfolg - sehr gut organisiert und ausgeführt.”