So verbesserten die Paracelsus-Kliniken den Zugang zu Patientenakten
Kundenprojekte
Der große Klinikträger halbierte die Kosten für die Archivierung, standardisierte Prozesse und verbesserte den Zugriff auf Patientienakten deutlich.
Branche
Gesundheitswesen
Herausforderung
Standardisierung und Kostensenkung bei der Archivierung von papierbasierten Patientenakten.
Lösung
Zentrales externes Aktenmanagement mit Scan-on-demand-Services und sicherer Aktenvernichtung.
Nutzen
- Standardisierte Prozesse und mehr Platz für den Klinikbetrieb.
- Schnellerer Datenzugang durch Scan-on-demand- Service.
- Senkung der externen Archivierungskosten um 50 Prozent.
Sichere und compliance-konforme Archivierung
Paracelsus-Kliniken Deutschland ist eine der großen privaten Klinikträger in Deutschland mit Hauptsitz in Osnabrück. Zu der Gruppe gehören 40 Krankenhäuser und Reha-Kliniken in Deutschland und der Schweiz mit rund 4.000 Betten. Das Unternehmen beschäftigt über 5.000 Mitarbeiter und behandelt stationär jährlich mehr als 100.000 Patienten.
Aktuelle Patientenakten werden in jeder Einrichtung aufbewahrt, während aktuell nicht benötigte Akten üblicherweise nach drei Jahren ausgelagert werden. Dr. Adrian Schuster, Leiter ICT (Information and Communication Technology) bei Paracelsus-Kliniken, erklärt: „Wir haben viele Jahre mit demselben Vertragspartner bei der Aktenauslagerung zusammengearbeitet,waren aber nicht mehr zufrieden mit der Servicequalität und den Archivierungskosten. Deshalb haben wir eine Ausschreibung gestartet, um alternative Möglichkeiten zu prüfen.”
Sichere und geschützte Aktenarchivierung und einfache Zugänglichkeit sind ebenso wichtig wie die Einhaltung von Compliance-Anforderungen. Diese umfassen vier Datenschutzstufen, welche die Aufbewahrung von Unterlagen bis zu 30 Jahren erfordern.
Von drei Unternehmen in der engeren Wahl entschied sich Paracelsus-Kliniken für Recall®1 als neuen exklusiven Partner für das Dokumentenmanagement. Der Vertrag umfasst Lifecycle management, sichere Archivierung, Scan-on-demand sowie Auditierung und die Vernichtung der Dokumente nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist.
Wir müssen uns nicht länger Gedanken machen über die Sicherheit oder den Schutz vor Feuer oder Hochwasser, und wir können die Erfüllung der Compliance-Anforderungen weitaus einfacher darstellen.
Problemloser Umzug und Wechsel
Die Aktenkonsolidierung war eine gewaltige Aufgabe. 29.000 Archivboxen mit Akten, insgesamt über 14 Kilometer Regallänge,mussten transportiert werden. Bei 33 Paletten pro Tag dauerte der gesamte Umzug etwa drei Monate.
Nachdem alle Akten im zentralen hochmodernen Archiv in Hamburg eingetroffen waren, wurden sie mit den bereitgestellten Metadaten abgeglichen und anschließend einheitlich strukturiert. Jede Patientenakte trägt nun einen Barcode. Das verbessert die Nachverfolgbarkeit; das Auffinden einer Box wird enorm beschleunigt und ist nahezu kinderleicht.
„Wir waren besonders beeindruckt vom Kundenservice, der technologischen Plattform und den attraktiven Konditionen, die geboten wurden", sagt Dr. Schuster
Halbierte Archivierungskosten und doppelt so schneller Aktenzugang
Seit dem ersten Umzug sind weitere Akten aus den Häusern der Paracelsus-Kliniken hinzugekommen. Eine kürzliche Vertragserweiterung sieht jetzt auch die Archivierung der Röntgenbilder von Patienten vor.
„Derzeit befinden sich etwa 35.000 Boxen im Archiv, mit Unterlagen zu rund 800.000 Patienten", sagt Dr. Schuster. „Unsere Prognose ist, dass diese Zahl noch bis auf 45.000 Boxen ansteigen wird. Durch den Wechsel werden wir nahezu die Hälfte unserer Archivierungskosten einsparen, verglichen mit dem vorherigen Dienstleister"
Aktenanforderungen aufgrund medizinischer Fragen laufen über ein abgesichertes Internetportal. Dort wird automatisch eine Arbeitsanweisung an das Archiv erstellt. Die gewünschte Patientenakte wird gescannt und in das Portal hochgeladen. Der Besteller erhält eine E-Mail, die ihn über die Bereitstellung des Dokuments zum Download informiert. Anschließend wird die Originalakte wieder ins Archiv gebracht. Das endgültige Ziel besteht darin, 99 Prozent aller Akten elektronisch abrufen zu können.
Durch den Wechsel werden wir nahezu die Hälfte unserer Archivierungskosten einsparen.
„Das Service-Level-Agreement lautet, die Akten elektronisch innerhalb von acht Stunden bereitzustellen", sagt Adrian Schuster, „aber im Normalfall erhalten wir sie innerhalb von vier Stunden. Das ist ein exzellenter Service, der unserem Archivpersonal erlaubt, sich auf andere Aufgaben zu konzentrieren, anstatt Papierstapel zu bewegen und zu scannen."
Effizienteres Arbeiten und mehr Platz für Klinikbetrieb
Paracelsus-Kliniken hat das gesetzte Ziel erreicht, das Management papierbasierter Patientenakten zu vereinfachen und zu standardisieren und zudem die Kosten zu senken. Weitere Vorteile sind die höhere Zugriffsgeschwindigkeit und die verbesserte Compliance.
Die Prozessstandardisierung mit allen Patientenakten an einem Ort und einem einzigen Dienstleister hat sich als wesentlicher Treiber für effizientere Prozessabläufe erwiesen.
Dr. Schusters Fazit: „Outsourcen macht Sinn. Wir müssen uns nicht länger Gedanken machen über die Sicherheit oder den Schutz vor Feuer oder Hochwasser, und wir können die Erfüllung der Compliance-Anforderungen weitaus einfacher darstellen. Außerdem haben wir wertvolle Flächen dazugewonnen, die jetzt für den Klinikbetrieb genutzt werden können."
1Recall wurde 2016 von Iron Mountain übernommen
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