Archivierung im Insolvenzverfahren

Wohin mit all dem Papier und den Assets bei einer Insolvenz?

In Deutschland ist die ordnungsgemäße Aufbewahrung von Akten sowohl während als auch nach einer Insolvenz ein wesentlicher Bestandteil des Verfahrens. Denn auch wenn das Unternehmen die Geschäftstätigkeit eingestellt hat, sind alle steuerlich relevanten Unterlagen für 10 Jahre aufzubewahren. Im Falle einer Liquidation muss eine sehr große Masse an Papier schnellstmöglich ausgelagert werden, da die Räumlichkeiten dafür nicht mehr zur Verfügung stehen.

Für diese große Herausforderung hat Iron Mountain die Lösung: Wir archivieren all Ihre Geschäftsunterlagen bei einem Insolvenzverfahren – professionell, fachgerecht und sicher. Bei Bedarf können wir Ihre Akten nicht nur in unseren Hochsicherheitsarchiven lagern, sondern sie auch digitalisieren. Worum es sich bei Ihrer Insolvenzmasse auch handelt: von der Bilanz bis hin zu den Personalakten sind alle Dokumente bei Iron Mountain in sicheren Händen!

Akten archivieren

Bei jeder Insolvenz fällt in Abhängigkeit der Unternehmensgröße viel Papier an. Diese geschäftsbezogenen Unterlagen erfordern einen höchst sensiblen und professionellen Umgang und eine revisionssichere externe Aktenarchivierung. Denn der zuletzt für die Lagerung genutzte Platz steht in der Regel mit einem Mal nicht mehr zur Verfügung – und die sichere Auslagerung von Handelsbüchern, Jahresabschlüssen und einer Unmenge weiterer Unterlagen erhält oberste Priorität. Iron Mountain verfügt über hoch sichere und zertifizierte Archivierungscenter, in denen wir bei Bedarf Ihre Dokumente auch scannen und digital bereitstellen können.

Geräte entsorgen

Wenn in Ihrer Insolvenzmasse neben Papier auch Computer und weitere technische Assets anfallen, können Sie diese Geräte durch uns sicher entsorgen lassen. So gewährleisten Sie, dass alle Compliance-Vorgaben eingehalten werden und nichts unbeabsichtigt verloren geht. Bei Iron Mountain profitieren Sie von maximaler Sicherheit. Diese beginnt mit unseren modernen Fahrzeuge, die mit patentierten Präzisionsvernichtungsgeräten und Sicherheitskontrollen ausgestattet sind, geht über unser Secure-ITAD-Managementsystem und endet in Form einer umfassenden zertifizierten Datenvernichtung mit auditierbarer Nachweiskette und Entsorgungsbestätigung.

Welche gesetzlichen Aufbewahrungsfristen nach Geschäftsaufgabe gibt es?

Die Aufbewahrungspflicht für geschäftliche Dokumente ist im deutschen Handelsgesetzbuch (HGB) geregelt und gilt grundsätzlich auch für insolvente Unternehmen.

• Nach § 257 HGB müssen Handelsbücher, Eröffnungsbilanzen, Einzel- und Jahresabschlüsse, Inventare, Konzernabschlüsse und -lageberichte, die zum Verständnis dieser Dokumente erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen sowie die Buchungsbelege 10 Jahre lang aufbewahrt werden.
• Für empfangene und versandte Handelsbriefe bzw. deren Kopien, Geschäftspapiere und weitere Unterlagen, die von handelsrechtlicher und steuerlicher Bedeutung sind, gilt eine kürzere Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren.

Achtung: Nach dem Ablauf der Aufbewahrungsfristen kann es notwendig sein, einige Unterlagen weiterhin zu lagern, wenn sie für bestimmte Sachverhalte wichtig sind (zum Beispiel ein anhängiges Ermittlungsverfahren).

Was passiert nach der Insolvenz mit den Akten?

Nach dem Abschluss des Insolvenzverfahrens und dem Ablauf der letzten gesetzlichen Aufbewahrungspflicht dürfen die Akten vernichtet werden. Auch diese Aufgabe übernimmt Iron Mountain im Anschluss an die Archivierung für Sie, selbstverständlich in jeder Hinsicht nach allen Regeln der Compliance. Dabei spielt der Datenschutz eine entscheidende Rolle. Außerdem ist es möglich, bereits im Rahmen der Sichtung der Insolvenzmasse unwichtige Unterlagen, die nicht eingelagert werden sollen, zu entsorgen.