Sorgen Sie dafür, dass Ihre HR-Systeme Ihnen mehr Arbeit abnehmen

Herausforderung

Angesichts einer komplexen Landschaft von HR-Anwendungen, die häufig nicht miteinander kommunizieren und keine Daten untereinander austauschen, ist es schwierig, Ihre Personaldokumente und -daten zu verwalten. Wenn HR-Systeme nicht über Funktionen zum Informationsmanagement verfügen, wird es noch schwieriger, die Informationen zu finden, die Sie brauchen – und zwar genau dann, wenn Sie sie brauchen. Dies führt dazu, dass Mitarbeiter:innen der Personalabteilung zu viel Zeit mit manuellen, taktischen Aufgaben verbringen. Darüber hinaus benötigen Unternehmen digitale Angebote, um alle ihre Sicherheitsanforderungen einzuhalten und die Vertraulichkeit sensibler und privater Mitarbeiterinformationen gemäß den Branchenvorschriften und Unternehmensrichtlinien zu wahren.

Was wäre, wenn …

… Sie ein einheitliches System nutzen könnten, um:

• Die Leistungsfähigkeit der künstlichen Intelligenz (KI) zu nutzen, um in der gesamten Organisation für mehr Effizienz zu sorgen und maximale Möglichkeiten zu bieten, um Mitarbeiterinformationen in Sekundenschnelle zu suchen, zu sortieren, zu kategorisieren und zusammenzufassen.
• Prozessabläufe zu automatisieren, indem Sie wichtige Dokumente – sowohl in elektronischer Form als auch auf Papier – in den Ablauf integrieren, um Entscheidungsträger:innen entsprechende Informationen zu liefern und sie zu unterstützen.
• Durch bewährte, dokumentierbare Maßnahmen und Entscheidungen die Compliance während des gesamten Prozesses einzuhalten, unabhängig von den situationsbezogenen Merkmalen oder sogar von Änderungen der gesetzlichen Rahmenbedingunge

Digitale Lösung für das Personalwesen von Iron Mountain

Die digitale Lösung für das Personalwesen von Iron Mountain® vereinfacht das hochkomplexe HR-Ökosystem für HR-Führungskräfte, die einen schnelleren Zugriff auf ihre Daten benötigen, ohne dabei in Sachen Compliance Kompromisse einzugehen. So können Sie auf physische und digitale Inhalte zugreifen und diese managen und verwalten und zwar über eine einheitliche, automatisierte und sichere Plattform. Die digitale Lösung für das Personalwesen basiert auf der Iron Mountain Insight® Digital Experience Platform (DXP), einer skalierbaren Low-Code-Software-asa-Service-Lösung (SaaS), die die in Ihrem vorhandenen HR-Ökosystem fehlenden oder nicht in ausreichendem Maße vorhandenen Funktionen zum Informationsmanagement über vorgefertigte Konnektoren, Workflows, Dokumenttypen, Metadaten, Aufbewahrungsregeln und KI-Aufforderungen unterstützt.

Die Lösung sorgt für mehr Effizienz im Personalwesen, indem sie eine Automatisierung der Dokumentenhandhabung und eine schnellere Entscheidungsfindung ermöglicht. Dadurch haben HR-Teams mehr Zeit, sich auf transformative Aktivitäten zu konzentrieren und so für mehr Zusammenarbeit und Innovationen zu sorgen. Das System verfügt über rollenbasierte Tätigkeitsrechte und aufschlussreiche Dashboards und kann sowohl physische als auch digitale Dokumente verwalten. Dabei bietet es Funktionen wie Klassifizierung, Anreicherung, Extraktion, Bearbeitung und Dokumentaufteilung, um HR Prozesse zu optimieren. Durch die Integration von generativer KI (GenAI) können HR-Abteilungen tiefere Einblicke zum Humankapital gewinnen.

Die digitale Lösung für das Personalwesen verspricht Folgendes:

• Vereinfachung Ihres HR-Ökosystems mit einem sicheren und zentralen Management von Personalakten, das in Ihre HR-Systeme wie Workday integriert werden kann, sodass ein einfaches Suchen von und Zugreifen auf Informationen über eine einheitliche digitale Plattform möglich wird.
• Automatisierung manueller HR-Prozesse durch vorgefertigte, anpassbare Workflows, um die Vollständigkeit und Compliance von Personalakten zu bewerten und Mitarbeiter:innen proaktiv über Probleme zu informieren, um Zeit, Aufwand, Kosten und Fehler zu reduzieren.
• Schutz Ihrer Dokumente während des gesamten Prozesses, sodass Sie die Einhaltung der Sicherheitsstandards Ihrer Organisation und Ihrer Branche gewährleisten können – insbesondere bei Dokumenten mit vertraulichen Informationen.

Der Vorteil von Iron Mountain

Unsere Lösung ist einzigartig, da sie sich in HR-Systeme wie Workday integrieren lässt, sodass Ihre Systeme Ihnen mehr Arbeit abnehmen und Ihnen ein sicheres Management von Personalakten über eine zentrale Plattform ermöglichen, auf der Sie wichtige Workflows automatisieren können. Unsere Lösung basiert auf Insight DXP. Folglich können wir uns umfassende Funktionen für das physische und digitale Informationsmanagement, KI, Workflow-Automatisierung und Information Governance auf einer einheitlichen Plattform zunutze machen, um eine reibungslose Umsetzung zu realisieren.

Als Anbieter mit über 70 Jahren Erfahrung im Bereich Informationssicherheit, bieten wir Ihnen eine skalierbare Plattform, die über umfassende Zertifizierungen für Sicherheit und Normenkonformität verfügt. Sie können unsere vorgefertigten, Low-Code- und auf Vorlagen basierenden Entwicklungstools nutzen, um benutzerdefinierte Oberflächen und Workflows zu erstellen. Alternativ können Sie auch unser erfahrenes Expertenteam hinzuziehen, um entsprechende Workflows für Sie zu erstellen.

Im Hinblick auf Ihre physischen HR Dokumente ist eine individuell auf Ihre Anforderungen angepasste Skalierung möglich. Wir scannen große Mengen von 2,4 Milliarden Scans pro Jahr an 135 Digitalisierungsstandorten in 46 Ländern ¹ . Mit solchen Volumina und einer derartigen Präsenz ist Iron Mountain einer der führenden Digitalisierungsanbieter weltweit. Bei uns arbeiten Expert:innen, die über die nötige Erfahrung verfügen und auf entsprechende Prozesse und die nötige Infrastruktur zugreifen können, um Ihre Dokumente zu scannen und zu indexieren und Qualitätskontrollen durchzuführen, damit Ihre Anforderungen erfüllt sind.

¹Quelle: interne Tests vom 24. Januar 2024 mit Bildern, die im Jahr 2023 gescannt wurden