Equipos de RR.HH. que automatizan flujos de trabajo son más eficientes y mejoran la seguridad de información

Cuando se ejecuta correctamente, la gestión de la información de RR.HH. simplifica tareas repetitivas y laboriosas, proporcionando acceso seguro a datos actualizados y confiables que permiten obtener insights valiosos. Los profesionales de RR.HH. recuperan tiempo para actividades de alto valor, como la planificación estratégica y la toma de decisiones. Además, pueden mejorar la gestión del personal mediante flujos de trabajo eficientes y automatizados, que responden rápidamente a las necesidades de los empleados y generan análisis esenciales para la alta dirección.

Qué diferencia a los líderes de los rezagados

Un estudio del HR Research Institute, patrocinado por Iron Mountain, reveló que los profesionales de RR.HH. que calificaron la eficacia de su gestión de información con una puntuación de 4 o 5 en una escala de 5 puntos ("líderes") habían introducido más automatización en sus flujos de trabajo que aquellos con una clasificación de 1 a 3 ("rezagados").

El estudio, titulado "El Estado de la Gestión de la Información de RR.HH.", encuestó a 256 profesionales de RR.HH. de diversos sectores y tamaños de empresas en todo el mundo, con concentración en América del Norte, especialmente en Estados Unidos. Casi el 40% trabajaba en empresas con 1.000 o más empleados.

Un poco más de la mitad (52%) de los líderes indicaron que la gestión de la información en sus organizaciones estaba ampliamente o completamente automatizada. En cambio, los rezagados presentaban operaciones en su mayoría manuales, lo que refleja un amplio potencial de mejora en los ciclos de vida de los datos y en los flujos de trabajo de RR.HH.

Además, el 68% de los líderes afirmó tener una política formal de retención y eliminación de información sensible, en comparación con solo el 42% de los rezagados. La falta de políticas y auditorías adecuadas expone a las organizaciones a filtraciones de datos y problemas de integridad.

Enfrentando la complejidad

Los desafíos que enfrentan los profesionales de RR.HH. son comprensibles, dada la complejidad en la gestión de datos. Sus responsabilidades incluyen:

• Recopilar, almacenar y compartir información de manera segura.
• Responder solicitudes de información y garantizar su eliminación conforme a las regulaciones.

Es crucial encontrar un equilibrio entre accesibilidad y seguridad para garantizar el cumplimiento de políticas corporativas, sectoriales y gubernamentales. Sin embargo, lograr este equilibrio se vuelve más difícil en empresas grandes o que dependen de procesos manuales.

Expectativas Tecnológicas

Casi el 98% de los encuestados reconoció las ventajas de usar tecnología para gestionar información. Herramientas como:

• Automatización de flujos de trabajo
  
• Inteligencia Artificial (IA)
  
• Digitalización de documentos ayudan a acelerar procesos, mejorar la seguridad y proporcionar análisis valiosos para la alta dirección.

Más del 77% mencionó ahorro de tiempo, y el 74% destacó la protección de información como principal beneficio.

Cómo ayuda la automatización

La automatización de flujos de trabajo de RR.HH. puede simplificar procesos como:

• Incorporación de nuevos empleados (onboarding)
• Gestión de riesgos y cumplimiento
• Almacenamiento seguro y centralizado de datos.

Los sistemas centralizados permiten un acceso rápido a la información y la creación de registros de auditoría automáticos, asegurando el cumplimiento normativo. Además, los sistemas automatizados pueden cifrar datos en reposo y durante la transmisión, protegiendo a las organizaciones de filtraciones de información sensible.

Solución Iron Mountain
La Iron Mountain® Digital HR Solution simplifica los ecosistemas complejos de RR.HH. al integrar y automatizar la gestión física y digital de documentos en una única plataforma segura.

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