Los 10 frenos principales para la limpieza y gestión de documentos heredados que debes tener en cuenta

La limpieza y eliminación de documentos heredados es una parte esencial de cualquier programa de gestión documental (RIM) y un componente necesario para la transformación digital de una empresa. Postergar los proyectos de limpieza de documentos puede conducir a una retención excesiva de archivos, mayores costos o riesgos y dificultades para cumplir los objetivos de tu programa de transformación digital. En ese sentido, no es de extrañar que nuestra investigación de 2022, con Economist Impact, muestre que el 93 % de los líderes actualmente están implementando iniciativas de limpieza documental.

Un primer paso crucial en cualquier proyecto de limpieza documental es identificar lo que tienes en tu inventario para tomar decisiones informadas y justificables sobre qué conservar, destruir o digitalizar. Desafortunadamente, es más fácil decirlo que hacerlo.

¿Qué impide o dificulta la limpieza de documentos heredados?

Clasificar miles de cajas de archivos mezclados con complejos requisitos de conservación, basados distintas reglas, es una operación que requiere mucho tiempo y dinero. Durante años, hemos visto cómo los profesionales de la gestión documental se han esforzado por adoptar un enfoque in house, hecho “en casa”. Nuestra investigación de abril de 2022 confirma lo que hemos escuchado de nuestros propios clientes. Según nuestra encuesta a líderes de TI, jurídicos, de cumplimiento normativo y de gestión de registros, la falta de personal y de recursos financieros o el apoyo de la dirección de alto nivel son los principales obstáculos para priorizar la limpieza de los registros en papel.**

Hay mucho que tener en cuenta antes de elaborar un plan para tomar el control de tu inventario. Estos son los 10 principales obstáculos que pueden impedir o dificultar un proyecto de limpieza de documentos en papel:

• No hay compromiso. Si las partes interesadas no se comprometen a abogar por los recursos y el apoyo adecuados a lo largo del proceso, puede resultar difícil iniciar un proyecto de limpieza y casi imposible completarlo.
• Falta de experiencia. La limpieza de archivos heredados requiere personal formado que tenga los conocimientos necesarios para saber qué conservar, digitalizar o destruir de forma justificada.
• Falta de presupuesto. Resulta costoso contratar a personal profesional con los conocimientos necesarios para clasificar y organizar los grandes volúmenes de documentos almacenados, sin tener en cuenta las fechas de destrucción o la clasificación de los documentos.
• Personal limitado. Nuestra investigación reveló que el 48 % de las organizaciones ha evitado un proyecto de limpieza de archivos debido a la falta de personal.** Los empleados necesitan centrarse en su trabajo diario y no enfrascarse en meses o incluso años de trabajo de limpieza.
• Confusión sobre qué digitalizar. No es necesario digitalizarlo todo. Nuestro estudio muestra que, por término medio, las empresas afirman que el 42 % de las cajas que contienen documentos en papel deberían digitalizarse.** Pero las empresas necesitan orientación para definir cómo se utilizan esos documentos e identificar los procesos que pueden ser más eficientes mediante la conversión del papel a formatos digitales.
• No hay autoridad que decida qué destruir. Cuando no hay un responsable identificado, las organizaciones acaban conservando los documentos más tiempo del necesario. Esto se traduce en un mayor riesgo de pérdida de información y añade complejidad al descubrimiento legal, la respuesta de auditoría y la gestión del cumplimiento.
• Falta de visibilidad. Acontecimientos como fusiones y adquisiciones implican heredar grandes volúmenes de información en ubicaciones y repositorios de bases de datos dispares, lo que puede hacer imposible saber qué hay en su inventario.
• Falta de integridad del inventario. Cuando los metadatos clave no se capturan e indexan a lo largo del ciclo de vida de la información, resulta difícil buscar, gestionar y tomar decisiones sobre la disposición de los registros.
• Expedientes mezclados. Los expedientes mezclados impiden la visibilidad, limitan el acceso y conducen a una retención excesiva. Si los archivos están mezclados por tipo y fecha de destrucción, no se puede actuar con confianza y eficacia.
• Reglas de retención complicadas. El seguimiento de los registros basado en fechas de eventos puede ser difícil de prever, complicado de mantener actualizado y costoso de indexar. Sin un conjunto sencillo de reglas de retención basadas en eventos, es más difícil tomar decisiones defendibles, lo que significa pagar para mantener los registros almacenados más tiempo del necesario.

Si algo de esto te resulta familiar, no estás solo, puesto que estos son retos habituales que nuestros clientes han ido encontrando a lo largo de los años. Tanto si se trata de una nueva empresa como de una empresa global, la limpieza de registros heredados es un proceso complicado y difícil, pero necesario para ayudar a cumplir los objetivos del programa y hacer avanzar a tu organización en la era digital.

Por suerte, existe un enfoque alternativo a sobrecargar a tu personal con un proyecto interno de la limpieza de documentos heredados. Encontrar un socio con la experiencia y la tecnología adecuadas es un buen comienzo.

Si has tenido problemas para iniciar un proyecto de limpieza de archivos o te has quedado a medio camino, mira cómo nuestra solución Smart Sort puede ayudarte.

**Investigación por Economist Impact, patrocinada por Iron Mountain.
**Encuesta Records and Information Management Professionals, realizada por un proveedor de terceros en abril de 2022.