Gestión de archivos

Cuando tu información está protegida también lo está tu empresa

El almacenamiento de la información no es tan sencillo como puede parecer.

Uno de los requisitos indispensables es la rentabilidad del espacio de almacenamiento y la seguridad. Para un mayor rendimiento y eficiencia, es importante tener un acceso rápido a la información tanto en formato físico como digital. Y, al mismo tiempo, el cumplimiento de la normativa legal es imprescindible: la multa máxima por incumplimiento de la Ley de Protección de Datos es 66 millones de pesos.

Es necesario contar con experiencia en gestión de archivos, algo de lo que carecen las empresas en muchas ocasiones ya que no se trata de su negocio principal.

Iron Mountain, es líder mundial en gestión de la información externa, contamos con los conocimientos y experiencia necesarios para ofrecer soluciones a medida. Trabajamos contigo durante todo el ciclo de vida de la información: custodia, análisis, digitalización de documentos, acceso rápido o destrucción.

¿Tienes problemas de espacio? Utiliza el nuestro

El espacio tiene un costo elevado y es difícil de encontrar, especialmente en el centro de las ciudades. ¿Por qué utilizar gran parte del presupuesto en almacenar información en instalaciones propias, si Iron Mountain ya ha realizado la inversión? Tenemos instalaciones en lugares estratégicos en México, de modo que siempre habrá un centro de custodia cerca de tu empresa. Custodiamos más de doce millones de metros cúbicos de documentación en todo el mundo, lo que equivale a llenar el Estadio de Wembley más de diez veces. Aún así, cada caja o archivo se codifica, lo que permite recuperar de forma rápida el documento y entregarlo, bien el original o una copia digital.

Cumplimento de la normativa legal y rentabilidad

Actualmente, la gestión de documentación empresarial se encuentra sometida a una estricta vigilancia. La complejidad de las leyes y normativas es cada vez mayor y las multas por incumplimiento son más elevadas. Además, la presión para mantener unos costes reducidos es ineludible.

La pregunta es: ¿Cómo hacer frente a las dos exigencias? En Iron Mountain nos comprometemos a ayudarte a cumplir con la legislación de forma rentable. El amplio conocimiento de nuestros empleados sobre los diferentes retos a los que se enfrenta cada sector del mercado nos permite maximizar el potencial de tus activos de información, reducir costes y minimizar riesgos.

Fácil acceso, almacenamiento seguro

Aunque tu información se encuentre custodiada en las instalaciones de alta seguridad de Iron Mountain siempre podrás acceder a ella de forma rápida y sencilla en cualquier momento.

Nuestros centros de custodia disponen de los sistemas de protección más avanzados del mercado y el transporte de la documentación se realiza en vehículos de alta seguridad. Verificamos el currículum de todos nuestros empleados, los cuales reciben formación continua para garantizar el mantenimiento de nuestros estándares de seguridad y la orientación a la satisfacción del cliente. Somos conscientes de que no sólo manipulamos documentos, sino que protegemos y gestionamos activos vitales para las empresas. Consultar tu información es muy sencillo. Sólo tienes que acceder a tu cuenta a través de la página web o ponerte en contacto con nuestro equipo de atención al cliente, ambas vías te proporcionarán acceso rápido y seguro a los documentos que necesites.

Control de información y costos

Según Forrester Research, el volumen de contenido no estructurado crece más de un 200% al año. Con este volumen de documentos en papel y archivos digitales, es muy sencillo invertir demasiado tiempo y recursos en administración y almacenaje a nivel interno.

Iron Mountain custodia tu información en centros seguros, a la vez que te permite mantener un control total de los archivos mediante solicitudes realizadas a través de nuestra página web. Siempre sabrás con exactitud dónde está tu información, cuando la necesites sólo tendrás que pedirla.

Reducir las búsquedas de documentos supone más tiempo para trabajar.

Organización

Empezamos por ayudarle a crear un programa de almacenamiento de la información exclusivo, hecho a medida para tu empresa.

Te ayudamos en la identificación de los tipos de archivos y en cómo gestionarlos.

Te asesoramos en la planificación sobre cuándo los archivos deben ser destruidos y en la elaboración de una solución de gestión de los mismos rentable que te permita cubrir tus necesidades de acuerdo a la normativa.

Almacenamiento personalizado

Ofrecemos gran variedad de soluciones adaptadas a tus necesidades para la custodia y almacenamiento.

La custodia en cajas cerradas es perfecta para los documentos que tienes que conservar pero no necesitas acceder a ellos con frecuencia.

El almacenamiento en estantería abierta es el adecuado para los documentos que consultas de manera habitual, como historiales médicos o expedientes de empleados.

Otra opción es la digitalización por lotes, cuando necesitas un acceso regular y económico a un catálogo de documentos concreto, o cuando varios usuarios deben tener acceso a los mismos documentos.

Recuperación de archivos en cualquier momento

Ofrecemos varias opciones de recuperación de documentos.

Si el documento ya está digitalizado, puedes acceder a él a través de la página web. Otra alternativa es la digitalización bajo demanda, escaneamos el documento y lo ponemos a tu disposición el mismo día o al día siguiente. Los documentos digitales son más rápidos de localizar y más fáciles de compartir. Además, te podemos hacer llegar los documentos originales con nuestros vehículos de alta seguridad. Con cualquiera de las soluciones, tendrás en tu poder exactamente lo que necesitas cuando lo necesitas.

Servicio y funcionamiento impecable

Empezar a trabajar con Iron Mountain es sencillo.

Como parte del proceso, nuestros expertos trabajarán dentro de tu organización como un socio. Te ayudamos a definir tu política de gestión de la información y te ofrecemos apoyo durante la implantación. Así, los retos pueden identificarse fácilmente y afrontarse de forma inmediata.

Prácticamente no notarás nuestra presencia, aunque apreciarás la diferencia de inmediato.

De vida de la información

El acceso rápido y fiable a la información es fundamental. Por esta razón, contamos con procedimientos rigurosos, que garantizan que todos los archivos se procesan correctamente pudiendo realizar un seguimiento sencillo.

Desde recogerlos hasta la custodia, se realizan comprobaciones una y otra vez, manteniendo así la cadena de custodia cien por ciento segura. Cuando el artículo vuelve a nosotros, repetimos el proceso paso a paso y con seguridad.