Découvrez comment une grande compagnie d'assurance a profité du tri intelligent pour identifier rapidement les dossiers de polices nécessaires pour remplir les conditions de la cession.
Dans le cadre d’une scission d’entreprise, la découverte et la gestion méticuleuses des documents associés, en déterminant quels dossiers remettre à l’acheteur et lesquels doivent rester en possession du vendeur, peuvent s’avérer une opération complexe. Cela peut éventuellement exiger de passer en revue des milliers de documents, si ce n’est plus, le tout dans des délais serrés et en se conformant rigoureusement à toutes les exigences réglementaires, légales et de confidentialité.
Traditionnellement, cette tâche était accomplie manuellement par des analystes passant en revue chaque carton de dossiers. Plus récemment, cependant, les dossiers ont été numérisés afin d’en extraire du texte numérique.
Quelle que soit la méthode, le processus n’en reste pas moins fastidieux et coûteux. La situation est encore plus problématique lorsque, comme c’est souvent le cas, les dossiers sont répartis dans plusieurs salles d’archives et centres de conservation à la fois sur site et hors site, le tout avec différents types de documents mélangés dans le même carton de conservation.
Pour relever ce défi, Iron Mountain propose Smart Sort, une solution à base de flux de travail qui vous permet de localiser, trier, organiser et gérer un grand nombre de documents dans des délais serrés.
En s’appuyant sur des informations de base (par exemple les numéros des contrats d’assurance) provenant des principales applications métier de l’entreprise, Smart Sort fait correspondre ces informations via un scan ou la saisie de l’identifiant du dossier. Cette opération permet de créer une liste de dossiers actualisée qui établit les correspondances entre l’emplacement de chaque dossier et celui de chaque carton. Ceci permet de prendre automatiquement des décisions concernant la gestion de tous les dossiers et de répondre aux besoins immédiats de l’entreprise.
Voyons maintenant comment Smart Sort a permis d’accompagner une scission complexe.
Un assureur américain de premier ordre était en train de céder une partie de son activité à deux nouveaux propriétaires et devait donc localiser et remettre 1,9 millions de contrats d’assurance à ces derniers dans un délai de 12 mois.
L’assureur cédant s’est rapidement rendu compte que ses processus de Records Management rendraient difficiles le bouclage de la découverte et la remise des documents dans ces délais. Les contrats d’assurance sont souvent inventoriés de différentes manières et mélangés à d’autres types de documents. En outre, le manque de ressources internes et de processus efficaces pour trier et transférer les documents rendait impossible l’exécution dans les délais impartis.
Une équipe de professionnels du Records Management d’Iron Mountain a donc été mobilisée. En tirant pleinement parti de Smart Sort et des informations pertinentes extraites des principales applications métier de l’entreprise, cette dernière a pu rapidement:
Smart Sort est la solution idéale pour tout processus imposant de trier et d’organiser de manière rapide et précise un gros volume de documents notamment dans le cadre de :
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Avantages immédiats
Au-delà de la scission, la liste de dossiers actualisée qui est générée par Smart Sort permet à l’assureur de rationaliser encore plus son activité de Records Management, de réduire ses coûts et de prendre des décisions en matière de conservation et de destruction plus facilement et de manière plus conforme.
Grâce à Smart Sort, l’assureur cédant a pu:
Tout processus métier nécessitant de trier et d’organiser des documents peut mettre à profit Smart Sort. Pour en savoir plus
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