IM worker taking picture of IM box

Records and Information Management

Smart Reveal

Gérez les cartons d'archives dont le contenu est inconnu

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Conservez-vous des documents dont les données descriptives sont insuffisantes ou inexistantes ?

Pour gérer votre patrimoine documentaire de manière pertinente et prendre des décisions en matière d'élimination d'archives, il est impératif de savoir ce que vous avez et qui est le propriétaire légitime de chaque carton.

Sans ces informations, vous ne pouvez pas aller de l'avant et vous devrez conserver vos archives bien plus longtemps que nécessaire. Trop de temps et de ressources pourraient aussi être consacré à inspecter manuellement chaque carton, ce qui s'avère un processus laborieux, ce qui s’avère être un processus fastidieux, surtout si vos documents sont stockés sur plusieurs sites.

Vous pouvez également opter pour Iron Mountain Smart Reveal. En effet, cette solution associe vos métadonnées historiques à des photos de l'extérieur de chaque carton ainsi qu'à une vue aérienne du contenu interne pour vous permettre de prendre des décisions rapides et justifiées en termes d'élimination.

Vous obtiendrez toutes les informations dont vous avez besoin pour agir en connaissance de cause :

certificate paper

Attribuer un propriétaire aux cartons

3 files

Mettre à jour les métadonnées et les descriptions

tape backup

Envoyer pour saisie des données afin d’indexer chaque dossier

truck

Expédier le carton à son propriétaire

wifi network

Numériser des documents

shred facility

Détruire le contenu d'un carton et plus

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Smart Reveal

Résumé de la solution



first step of smart reveal solution, displaying 3 cartons

Identifiez les cartons stockés avec peu ou pas d'informations décrivant leur contenu


second step of smart reveal solution

Prenez des photos de la face du carton et une vue aérienne de son contenu sachant qu'il est possible de prendre plus de photos si besoin.


Examinez les photos du carton depuis notre interface sécurisée. Sélectionnez et attribuez l'action requise pour chaque carton.


Avec Iron Mountain Smart Reveal, vous pouvez :

Savoir ce que vous détenez

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Maîtrisez parfaitement l'inventaire de vos archives pour décider en connaissance de cause des mesures à prendre.

Prenez des décisions justifiées concernant les documents à conserver, à détruire ou à dématérialiser

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Cessez de tout stocker, de tout numériser ou de détruire sans discernement les documents que vous êtes contraints de conserver. Gardez le contrôle en sachant que vous prenez la bonne décision pour chaque document, à chaque fois.

Réduisez les coûts et les risques liés au stockage

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Tout conserver augmente vos coûts ainsi que les risques de pertes d’informations et de violation de la conformité. Arrêtez de payer pour conserver des archives que vous n'avez plus besoin de garder.

Améliorer la productivité

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Augmentez la rapidité et la productivité de votre entreprise en donnant aux employés la possibilité de trouver ce dont ils ont besoin et de prendre des décisions rapides.

Smart Sort

Lorsque les cartons contiennent des documents mélangés, il est difficile de prendre des décisions justifiées en matière d'élimination.

La technologie Smart Sort d'Iron Mountain vous permet de trier et de réorganiser vos dossiers selon leur date d'éligibilité à la destruction, leur catégorie, leur association ou d'après d'autres critères.

En savoir plus

Nous facilitons les choses.

En soumettant ce formulaire, j'accepte qu'Iron Mountain traite mes données selon la Politique de Confidentialité d'Iron Mountain. Si vous avez accepté de recevoir des emails marketing mais que vous avez changé d'avis, vous pouvez vous desabonner icià tout moment.

Pourquoi Iron Mountain ?

Iron Mountain allie des décennies d'expertise en Records Management à une suite de produits technologiques permettant de gérer l'ensemble des archives physiques d'une entreprise.

Smart Reveal est une solution rentable et unique pour identifier de manière rapide et précise les informations concernant les cartons conservés abritant du contenu non identifié, le tout sans processus manuels fastidieux ni pression inutile sur votre équipe ou vos ressources. Quelle que soit la complexité du défi, Smart Reveal démontre une fois de plus qu'Iron Mountain est le partenaire stratégique et de confiance de votre entreprise.

Pour savoir si Smart Reveal est la solution adaptée à vos besoins, contactez votre chargé de compte ou remplissez ce formulaire.

À propos de nous

Questions fréquentes

Comment savoir quels cartons d'archives peuvent être gérés par Smart Reveal ?
L’offre Smart Reveal est conçue pour des cartons d'archives stockés sans ou avec peu d'informations de description.
Iron Mountain m'aidera-t-il à sélectionner les cartons à traiter via le processus Smart Reveal ?
Oui, notre équipe commerciale peut utiliser un outil de diagnostic pour générer un rapport qui indique l'ensemble des cartons d'archives contenant peu ou pas de description qui sont stockés sur un site Iron Mountain. À partir de cette liste, vous pouvez sélectionner les cartons que vous destinez au processus Smart Reveal.
Combien de photos sont fournies par Smart Reveal ?
Les contrats Smart Reveal sont personnalisables. Vous pouvez choisir le nombre de photos et de vues en fonction des contraintes de votre projet.
La solution Smart Reveal fonctionne-t-elle pour les archives qui ne sont pas au format papier ?
Oui, Smart Reveal traite n'importe quel actif physique, dont des lames/blocs de pathologie, des microfilms et des microfiches.
Que dois-je fournir à Iron Mountain pour lancer un projet Smart Reveal ?
Nous vous accompagnerons pour générer une liste de cartons pouvant être traités par le processus Smart Reveal. Cette liste vous permettra ensuite de sélectionner les cartons que vous destinez au processus Smart Reveal.
Puis-je décider du nombre de cartons que je souhaite faire traiter par Smart Reveal ?
Oui, vous pouvez choisir le nombre de cartons en fonction de votre budget, de vos priorités, délais, etc.
Quel est le nombre minimum de cartons pour optimiser le processus Smart Reveal ?
Le nombre minimum correspond à une démonstration de faisabilité pour 40 cartons.
Mes archives sont réparties sur différents sites de conservation. Chaque site offrira-t-il la même expérience ?
Notre solution technologique vous garantit une expérience homogène, quel que soit le site de conservation de vos archives.
Est-il possible d'associer d'autres produits ou programmes à Smart Reveal pour faciliter la réorganisation de mes archives héritées ?

Iron Mountain Smart Sort vous permettra de trier et de réorganiser vos archives et dossiers mélangés d'après leur date d'éligibilité à la destruction, le type et le statut du document, son identifiant unique ou selon tout autre critère de votre choix. Pour en savoir plus, rendez-vous sur ironmountain.com/smartsort.

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