Vous affranchir du papier
Bénéficiez de conseils d‘experts, des processus et de l'infrastructure de numérisation d'Iron Mountain pour digitaliser votre courrier postal entrant grâce à notre réseau étendu de centres de dématérialisation.
Solutions Intelligentes de Traitement des Documents et d'Automatisation des Workflows
Salle de Courrier Digitale
Il est temps d’améliorer la gestion de votre courrier postal
Contactez-nousSalle de courrier digitale
Gérez facilement et rapidement le courrier postal de votre entreprise
Le COVID-19 contraint les entreprises à repenser leurs processus quotidiens. Pour de nombreuses entreprises, l'accès aux sites est restreint si bien que les employés sont contraints de travailler depuis chez eux. Le courrier important, notamment les chèques de règlement et les lettres de crédit, continue d'être distribué, mais votre équipe n'est pas en mesure de réceptionner ces précieux plis postaux... Il est pourtant impératif que tout ce courrier ne s'entasse pas pendant cette période de crise et vous avez besoin d'une solution qui peut être déployée rapidement.
Associant l'expertise en numérisation de documents d'Iron Mountain à une infrastructure et un référentiel de stockage dans le Cloud sécurisés et modernes, notre service d’urgence de dématérialisation du courrier entrant vous permet de continuer de consulter votre courrier postal critique en ces temps perturbés. Vous disposerez ainsi d'un accès centralisé à votre courrier postal et pouvez autoriser vos collaborateurs à le consulter à distance, ce qui renforcera la gouvernance, la sécurité et la confidentialité de votre capital informationnel.
Fonctionnalités et avantages du Service d’Urgence de Dématérialisation du Courrier Entrant
Le service de salle de courrier digital d'urgence est une solution sur abonnement qui permet aux entreprises de continuer de pouvoir accéder à leur courrier postal important. Ce service vous permet de :
Faire des recherches rapidement
Grâce à l'API Google Cloud Vision qui s'appuie sur la technologie de reconnaissance optique des caractères (OCR), il est possible de rechercher en mode texte ou indexation l'intégralité du contenu de vos documents, et ce pour de nombreux types de fichiers et dans plus de 50 langues.
Protéger vos informations de manière fiable
Vos informations électroniques seront chiffrées au repos et pendant leur transmission sur un réseau sécurisé dont l'accès est restreint par des clés de chiffrement que votre entreprise est la seule à détenir et à gérer. Grâce à des permissions accordées en fonction de leur profil, seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder aux informations dont ils ont besoin.
Afin de profiter d'une classification et d'analyses de pointe basées sur le Machine Learning qui fournissent des informations exploitables pour prendre des décisions métier plus éclairées, vous pouvez passer à Iron Mountain InSight® Enterprise Edition, un service intégré à la même plateforme qui vous permet de poursuivre vos efforts de transformation digitale.
Service de Salle de Courrier Digitale
Transformez votre salle de courrier
La solution Iron Mountain® de Salle de Courrier Digitale est une offre de logiciel en tant que service (SaaS) qui permet aux seuls employés autorisés de consulter et de recevoir facilement des versions dématérialisées du courrier critique de l'entreprise, à tout moment et n'importe où.
- Consultez en toute sécurité votre courrier dématérialisé dans le Cloud
- Renforcez la collaboration et la productivité via des flux de travail automatisés
- Facilitez l'intégration aux systèmes existants tels que la messagerie électronique, Salesforce et la suite Microsoft Office
- Réduisez votre empreinte physique et les coûts immobiliers associés
- Acquittez-vous d'un montant mensuel raisonnable et prévisible
En temps normal, notre service de salle de courrier digitale permet à votre entreprise de tendre vers un mode de travail toujours plus numérique. Destiné aux informations physiques et électroniques, ce service offre des fonctionnalités telles que le routage et le téléchargement du courrier vers les flux de travail automatisés de vos processus métier et vers vos systèmes de back-end, dont vos systèmes de planification des ressources de l'entreprise (ERP).
Profitez-en aussi pour réduire le courrier papier
Prenez le contrôle de votre courrier entrant en vous appuyant sur l’automatisation. Le service de salle de courrier digitale est un système postal automatisé qui numérise et indexe vos documents à la volée et qui automatise la distribution du courrier dans les différents départements de votre entreprise. Avoir recours au même système pour le courrier papier et électronique vous permettra de normaliser le processus et de réduire les risques de non-conformité avec les politiques en place dans votre entreprise. Augmentez votre efficacité et prenez le contrôle de vos documents grâce à notre solution de salle de courrier digitale.
Avec le service de salle de courrier digitale, vous pourrez :
- Faciliter la prise de décision
- Suivre vos données avec précision
- Améliorer votre service clients
Comment ça marche ?
La solution Iron Mountain® de Salle de Courrier Digitale est facile à configurer et à utiliser.
- Demandez à votre service postal de réexpédier votre courrier vers un site Iron Mountain sécurisé
- Ensuite, nos experts numérisent votre courrier et capturent automatiquement les mots-clés qu’il contient
- Vous pouvez rechercher, consulter et réacheminer votre courrier dématérialisé depuis Iron Mountain InSight®, notre plateforme de services de gestion des informations et de contenu
- Seul le personnel autorisé peut consulter et partager le courrier grâce à une distribution intelligente de ce dernier
Fonctionnalités et avantages du service de Salle de Courrier Digitale
La solution Iron Mountain® de Salle de Courrier Digitale est une offre de logiciel en tant que service (SaaS) qui permet aux entreprises de consulter leur courrier critique. Avec cette solution, vous pouvez :
Dématérialiser votre courrier
Appuyez-vous sur les experts, les processus et l'infrastructure de numérisation d'Iron Mountain pour convertir votre courrier postal entrant grâce à notre réseau étendu de centres de dématérialisation.
Consulter et conserver vos informations en toute sécurité
Vos informations électroniques sont chiffrées au repos et pendant leur transmission sur un réseau sécurisé dont l'accès est restreint par des clés de chiffrement que votre entreprise est la seule à détenir et à gérer. Grâce à des permissions accordées en fonction de leur profil, seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder aux informations dont ils ont besoin,24h/24 et 7j/7.
Trouver ce dont vous avez besoin lorsque vous en avez besoin
Appuyez-vous sur la technologie de reconnaissance optique des caractères (OCR) pour rechercher l'intégralité du contenu de vos documents en mode texte ou indexation, et ce pour de nombreux types de fichiers et dans plus de 50 langues.
Automatiser les flux de travail de la Salle de Courrier Digitale pour renforcer la collaboration
La collaboration entre employés est facilitée par des flux de travail automatisés qui reposent sur des métadonnées-clés. Obtenez encore plus de votre salle de courrier avec des options d'intégration telles que SSO, Outlook et Gmail.
Exploiter de précieux renseignements
Consultez et interprétez les principales informations grâce à des tableaux de bord qui vous fournissent de précieux renseignements via une représentation visuelle des données et des métriques.
Gérer le cycle de vie complet de votre courrier
Une fois votre courrier physique dématérialisé, nous vous aiderons à le détruire si besoin. Nous pouvons notamment vous proposer de vous renvoyer ce courrier, de le stocker dans un centre de conservation Iron Mountain ou de le détruire en toute sécurité.
Modernisation de la salle de courrier : évoluez selon les besoins de votre entreprise
Pour les entreprises, la correspondance papier a toujours été prédominante et fiable. Le courrier est constamment en transit entrant et ressortant. Mais toute cette documentation entrante doit faire l'objet d'une distribution, d'une reconnaissance et d'un traitement à la fois ponctuels et efficaces. Cliquez sur les cases ci-dessous pour en savoir plus sur les trois types de salle de courrier existants et sur la manière de moderniser la vôtre.
Traditionnelle
Processus manuels physiques
La salle de courrier traditionnelle est le point d'entrée de gros volumes de courrier postal qui exige des opérations de tri et de distribution en arrière-plan
Traditionnelle
- Une baisse de productivité des employés en raison du tri et de la distribution du courrier à la bonne personne dans le bon service
- Une expérience client médiocre
- D'éventuelles répercussions en termes de conformité et de réglementation
- La perte d'informations sensibles
- Un support plus compliqué pour les collaborateurs travaillant à distance
Numérique
Courrier dématérialisé, réexpédition
Les salles de courrier digitale fonctionnent grâce au traitement intelligent des documents (IDP)
Numérique
- La numérisation et la dématérialisation du courrier physique pour un accès Web et mobile
- L'extraction de métadonnées pour une recherche efficace
- La validation et la consultation
- La classification grâce à l'IA/le ML
- Des règles d'accès pour les utilisateurs et la réexpédition
- Le suivi d'audit pour renforcer la conformité
Intelligente
Traitement automatisé du courrier. Extraction de métadonnées et flux de travail
Une salle de courrier intelligente offre tous les avantages d'une salle de courrier digitale via une plateforme de services de gestion de contenu (CSP) assurant :
Intelligente
- La gestion du contenu
- La gouvernance de l'information
- L'extraction et l'enrichissement intelligents des métadonnées
- Des fonctionnalités de recherche et de récupération
- De la collaboration
- L'automatisation des workflows
- Un multi référentiel fédéré
- Des fonctionnalités de reconnaissance optique des caractères (OCR)
Questions fréquemment posées
Comment Iron Mountain vérifie que le courrier est bien transmis aux bons destinataires ?
Chaque utilisateur est affecté à un groupe d'utilisateurs, les groupes d'utilisateurs étant associés à des règles de sécurité fondées sur des métadonnées pour que le courrier soit expédié aux bonnes personnes. L'équipe Déploiement d'Iron Mountain s'assure que votre entreprise dispose de la sécurité et des profils appropriés pour garantir la sécurité et la confidentialité des données.
Qui peut accéder à mon courrier ?
L'équipe Déploiement d'Iron Mountain se réunit avec des représentants de votre entreprise pour voir comment vous souhaitez traiter le courrier, notamment par département, par étage, par personne, etc.
Ensuite, Iron Mountain configure vos utilisateurs et groupes d'utilisateurs ainsi que les règles de sécurité fondées sur des métadonnées pour que seules les bonnes personnes puissent accéder au courrier. De nombreuses entreprises nomment aussi un administrateur qui peut modifier cette hiérarchie si, par exemple, vous n'êtes pas au bureau et que vous avez besoin que votre courrier vous soit temporairement réexpédié.
Nos services supplémentaires
Transformez votre environnement de travail avec Iron Mountain Clean Start
Optimisez l'espace disponible, réduisez les risques et renforcez votre responsabilité sociétale (RSE)
Numérisation de documents et stockage numérique
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InSight Intelligent Document Processing
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Découvrez à quel point la gestion des durées de conservation est facilitée lorsqu’un outil en ligne effectue les études juridiques pour vous.
Reporting et gestion de l'inventaire des documents et archives
Les différents types de documents peuvent nécessiter des stratégies différentes, notamment en ce qui concerne l'inventaire
Conservation d’archives sur site distant
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