Numérisation de la salle de courrier hypothécaire

Défi

Collecter, numériser, diffuser et acheminer un afflux de courrier àgrande échelle, conséquence des pics du nombre de prêtshypothécaires provoqués par des taux d'intérêt historiquement bas,tout en s'adaptant aux modèles de dotation en personnel compatibles avec le télétravail.

Lorsque l'on pense aux secteurs qui évoluent à une vitessefulgurante, celui des crédits hypothécaires n'est probablement pas lapremière chose qui vient à l'esprit. Il existe des obligationsimportantes allant de l'élargissement de la surveillance réglementaireaux exigences uniques des investisseurs qui ralentissent les processusà chaque point de contact. En plus de ne pas être connu pour sarapidité, le secteur des services hypothécaires a été durement touchéces dernières années.

Alors que la pandémie nous plongeait tous dans une frénésieéconomique, le secteur hypothécaire a dû s'adapter rapidement. Lestaux de prêt ont chu té à un niveau historiquement bas en 2020 et2021, et les gens ont commencé à réévaluer leurs besoins en matièrede logement. Alors que certains ont complètement refinancé leurmaison, beaucoup ont fait le grand saut et acheté un nouveaulogement.

Grâce à cette fluctuation de volume à grande échelle, l'un desprincipaux prêteurs hypothécaires du pays a vu plus d'activité dans lasalle de courrier qu'il ne pouvait en gérer. Que ce soit un nombreaccru de documents en attente et de correspondance client ou desdemandes de modification et d'abstention, la quantité de courrierentrant posait des défis logistiques au niveau de ses employés, dutravail des fournisseurs et des interactions quotidiennes avec lesclients.

Et l'augmentation de l'activité é de la salle de courrier a dû êtreaccompagnée par un modèle de dotation en personnel qui s'estimmédiatement orient é vers le télétravail.Si tout ce courrier entrant n'était pas trait é correctement et efficacement, ce prêteur risquait des conséquences à la fois pour sesopérations internes et pour sa réputation externe.

Solution

La salle de courrier numérique d'Iron Mountain

Ce prêteur hypothécaire s'est rendu compte qu'il avait besoin d'unmoyen de collecter, de numériser, de classer, de diffuser et dedétruire de manière justifiable de grandes quantités de courrier àtous les niveaux. Pour y parvenir, il a décidé de franchir le pas avecnotre solution de salle de courrier numérique Digital Mailroom.

Avec Iron Mountain Digital Mailroom, ce prêteur a contribué àaccélérer considérablement ses opérations de manière sécurisée et conforme à la réglementation.

Résultat

Le passage à une salle de courrier numérique a aidé ce prêteur àréduire les monceaux de papier et de formalités administratives pourrépondre aux besoins de ses clients et partenaires du secteur.

Ce qui prendrait normalement 7 à 10 jours a pris moins de 24 heuresà notre équipe pour traiter, catégoriser et partager les résultats avecle prêteur ou son partenaire désigné. Notre centre de réception acentralisé les documents du prêteur et nous avons pu rapidementrendre les informations visibles et exploitables par les clients.

En centralisant l'ingestion de contenu physique et numérique, nousavons utilisé l'apprentissage automatique pour classer le contenu duprêteur, en extraire de la valeur et appliquer la politique en vigueur.Ce qui a contribué à accélérer davantage ce processus, c'est que toutcela a été fait au point d'entrée du courrier entrant.

Nous avons pris plus de 250 types de documents, y compris lesinstruments de sécurité enregistrés, les politiques de titre, lesexigences des investisseurs et la correspondance des clients, et nousavons contribué à améliorer l'efficacité des processus et les délaisd'exécution. Grâce à notre collaboration, ce prêteur a constaté uneréduction de 25 % des coûts de gestion des documents en attentegrâce à la réduction du temps de cycle de vie de l'examen et de lalivraison des documents.

En termes d'évolutivité, la salle de courrier numérique a permis à ceprêteur d'accélérer considérablement ses opérations, plusrapidement qu'il ne pourrait le faire de son côté avec des processusde salle de courrier manuels. Il a connu une augmentation de 30 %d'une année sur l'autre avec de nouveaux clients hypothécaires enraison de sa capacité accrue à répondre à la demande du marché et àréattribuer ses ressources en personnel aux postes de création derevenus.

En appliquant notre technologie de salle de courrier numériqueDigital Mailroom, qui comprend des capacités d'apprentissageautomatique et d'intelligence artificielle, ce prêteur a amélioré sonflux de travail global de bout en bout pour un avenir plus prospère.

• Gestion complète des documents en attente optimisée par l'apprentissage automatique, la numérisation et des flux de travail hermétiques
• Réduction de 25 % des coûts de gestion des documents, tout en réduisant les temps de cycle des documents en attente
• Capacité de soutenir une augmentation de 30 % d'une année sur l'autre de la production nette de nouveaux prêts hypothécaires en 2020-2021 ou des réductions drastiques de refinancement de 70 % en 2022 sans affecter le résultat net
• Capacité à accepter plus de 250 types de documents différents
• Traitement des documents en attente de milliers de sociétés d'assurance-titre et de juridictions d'enregistrement
• Traitement automatisé des exceptions en déplaçant rapidement les documents défectueux vers la correction