Présentation du client

Client:

Un réseau de la santé réunissanttrois des plus grands hôpitauxuniversitaires de Québec

Défi:

Une quantité considérable dedossiers médicaux et la mise enoeuvre d’un système de soins desanté ont retardé la transitionvers les dossiers médicauxélectroniques.

Solution:

Services de gestion électroniquedes documents d’IronMountainMD hors site et surplace et activation des dossiersmédicaux électroniques

Valeur:

• Véritable gouvernance de l’information
• Accès facilité aux dossiers électroniques et papier des patientsGestion améliorée des renseignements sur les patients
• Réduction des coûts et efficience accrue des flux de travaux
• Conversion de 45 millions d’images jusqu’à présent

Un réseau de la santé situé à Québec, composé de trois des plus importantshôpitaux universitaires de la ville, s’était engagé dans une transition vers lesdossiers médicaux électroniques, car les établissements partageaient lesmêmes objectifs, à savoir améliorer les soins aux patients au moyen de l’accèsélectronique à leurs dossiers, tout en atteignant leurs cibles en matière de maind’oeuvreet de réduction des coûts.

Tous comprenaient que la conversion des anciens dossiers des patientsreprésenterait une tâche énorme et, même s’ils avaient l’intention de réaliser euxmêmesla conversion ultérieure des nouveaux dossiers, ils n’avaient ni l’expérienceni les compétences requises pour lancer cette opération. En outre, l’espaced’entreposage physique pour les documents papier commençait à manquer dansl’ensemble du réseau. Il fallait gérer efficacement les dossiers de patient papier etassurer leur transition réussie au numérique. Mais comment faire?

Solution

Avec l’aide d’Iron Mountain, le réseau a été en mesure de régler la situation enoptant pour une analyse de l’optimisation des flux de travaux qui a permis dedéterminer à quel moment et pourquoi les dossiers des patients devaient êtrenumérisés. Le programme sélectionné a permis d’établir des centres de conversionaux dossiers médicaux électroniques hors site et sur place, en plus de jeter les basesd’une gouvernance de l’information à l’échelle du réseau.

La première étape vers la gouvernance de l’information et la transition vers lesdossiers médicaux électroniques consistait à établir les politiques de gestion desprocessus d’entreposage, de conservation et d’élimination des dossiers médicaux.Une fois les politiques établies, le réseau a mis sur pied un comité de directioninterdisciplinaire qui a assuré l’orientation, la supervision et la direction de façon àpromouvoir l’unification de l’organisation. Le comité de direction était responsableprincipalement de la mise au point de la stratégie de numérisation suivie dansle réseau. À cette fin, il a fallu définir et comprendre le processus de création, deréception et de conservation des renseignements sur la santé, conformément auxfins de conformité aux règlements.

Le réseau a convenu que la prise d’un nouveau rendez-vous serait l’élémentdéclencheur de la numérisation pour un patient et constituerait l’étape à partirde laquelle les dossiers du patient seraient récupérés dans chaque établissementet préparés pour la numérisation selon les pratiques exemplaires du domaine desarchives médicales. Les dossiers étaient ramassés par Iron Mountain et étaienttransportés à une installation hors site sécuritaire où la conversion des anciensdossiers était réalisée. Une fois les documents numérisés, l’image produite étaitindexée, et les renseignements de recoupement étaient téléversés dans le systèmede gestion des dossiers médicaux électroniques de l’hôpital. Cette dernière étapeétait réalisée en 48 heures. Par la suite, tous les nouveaux dossiers de patient papiercréés dans les établissements étaient numérisés et ajoutés par un centre d’imagerienumérique au système de gestion des dossiers médicaux électroniques, dans lecadre de la solution complète d’Iron Mountain.

Finalement, le comité de direction, sous l’impulsion de la haute direction du réseau,a fait part d’objectifs clairs et des avantages éventuels à tirer du processus entierpour les parties prenantes. Cette initiative a mis en lumière l’importance desdossiers médicaux électroniques, non seulement parce que cela est obligatoire, maisbien parce qu’ils apportent des avantages concrets tant aux patients qu’au réseaude la santé.

Résultats

En tirant parti des connaissances et de l’expertise d’Iron Mountain, le réseau aété en mesure de trouver l’équilibre entre les documents papier et numériquespour mettre au point une solution de gestion des documents globale qui s’appuiesur une stratégie de gestion des documents médiaux électroniques et sur unegouvernance définie.

L’exemple du réseau de la santé montre que la clé pour assurer une transitionréussie vers les documents médicaux électroniques consiste à adopter uneapproche globale de la gestion des documents. En réduisant progressivementles processus sur papier et en établissant une stratégie de gouvernance del’information, le réseau de la santé a été en mesure d’accroître le nombre depatients traités, de raccourcir les cycles de génération de revenus, d’améliorerl’efficience opérationnelle afin d’apporter une valeur ajoutée au système de lasanté et surtout d’améliorer les soins aux patients.