Étude de cas achmea: transformation digital des compagnies d'assurance

En Mettant Le Cap Sur Des Archives Digitales, Une Compagnie D’assurance Renforce Ses Performances Et L’expérience De Ses ClientS

“À l’origine, notre relation avec Iron Mountain était essentiellement
opérationnelle, mais elle a désormais pris un tournant technique et stratégique.
En effet, Iron Mountain nous aide à réaliser notre transition vers le digital et à
atteindre notre objectif de devenir une entreprise écoresponsable.”

Eric van der Heiden, Manager Content and Output Services chez Achmea

Défi

Achmea, compagnie d’assurances néerlandaise de premier ordre, souhaitait accélérer sa transition vers des archives digitales pour s’adapter à l’évolution du comportement des clients. Parmi ses priorités figuraient la protection des données confidentielles pour se conformer aux exigences réglementaires et du marché, la réduction de l’énorme volume d’archives physiques et une information plus accessible pour ses clients et collaborateurs.

Solution

L’offre Iron Mountain de gestion des documents et du patrimoine informationnel comprend le transport, la consignation ainsi que la conservation des archives physiques d’Achmea dans un établissement hors site sécurisé. Les dossiers peuvent être numérisés pour être ensuite téléchargés ou commandés en ligne via le portail Iron Mountain Connect^TM pour une livraison le jour suivant. Le service Image on Demand permet de numériser à la carte les documents les plus souvent utilisés.

Résultats

Un partenariat stratégique avec Iron Mountain accompagne Achmea dans sa transformation digitale. L’assureur est en train de réduire le volume d’archives physiques, de diminuer ses coûts et d’optimiser ses performances. Grâce à un capital informationnel plus disponible, Achmea peut répondre aux attentes et besoins de ses clients de manière plus efficace, fiable, conforme et écoresponsable.

Sous-traiter : La Meilleure Option Pour Les Archives Physiques

“Pour faire notre métier correctement, les données clients doivent être à la fois disponibles, sécurisées et conformes à la législation. L’expertise et les ressources Iron Mountain sont essentielles pour atteindre cet objectif.”

Eric van der Heiden, Manager Content and Output Services chez Achmea

Garantir La Conformité Tout En Atténuant Le Risque

Protéger les actifs précieux

Principal assureur néerlandais, Achmea gère notamment des contrats d’assurance santé et vie pour 10 millions de clients. Ayant pour mission d’aider les personnes à gérer les risques depuis plus de deux siècles, ce riche héritage issu de fusions et d’acquisitions antérieures a généré des archives devenues encombrantes au fil du temps.
Face à un tel volume de cartons de dossiers à classer et à conserver, Achmea ne dispose tout simplement ni de l’espace ni des ressources nécessaires pour gérer ce processus en interne. C’est pourquoi l’assureur a décidé il y a 30 ans de transférer sa gestion des archives dormantes à Iron Mountain, sachant que ses archives vivantes sont également gérées par Iron Mountain depuis 15 ans. Il s’agit là d’une tâche herculéenne qui exige une conformité réglementaire et juridique stricte, plus particulièrement en matière de sécurité de l’information. La destruction des documents est soumise à d’autres contraintes. Ainsi, les documents juridiques doivent être conservés pendant sept ans après le décès du dernier bénéficiaire du contrat d’assurance.

Une opération en douceur

Les dossiers au format papier sont collectés dans les bureaux d’Achmea, consignés et munis d’un code barre pour leur suivi avant d’être transportés puis stockés sur un site Iron Mountain sécurisé. Achmea commande la récupération de dossiers sur le portail client Iron Mountain Connect pour en disposer le jour suivant. À l’arrivée des archives, l’équipe Iron Mountain les numérise et met les fichiers digitaux à disposition du demandeur. Le département Retraites de l’assureur utilise aussi le service Image on Demand pour lequel Iron Mountain numérise puis rend disponibles pour téléchargement les documents demandés.

Cependant, les interactions clients sont en train d’évoluer. En effet, les applications mobiles, les réseaux sociaux ainsi que le site Internet de l’assureur sont en train de remplacer lentement mais sûrement les communications téléphoniques et papier. Ceci génère des données issues aussi bien d’images que de messages enregistrés, mais qui doivent toutes être conservées.