Iron Mountain Smart Sort guides solution

Réalisez vos objectifs métier et de gouvernance de l’information

Avez-vous…

• Un gros volume de documents hérités ?
• Des difficultés à trouver des documents lorsque vous en avez besoin ?
• L’intention de relocaliser votre patrimoine documentaire tout en devant détruire au préalable ce dont vous n’avez plus besoin ?
• L’intention de détruire des documents mais sans pouvoir isoler en toute confiance ceux éligibles à la destruction et sans devoir investir lourdement ?
• L’intention de supprimer les processus papier mais vous rencontrez des difficultés pour prendre des décisions concernant quels documents dématérialisés ?
• Besoin d’isoler des documents dans le cadre d’une fusion, d’un rachat ou d’une scission ?

Si vous avez répondu oui à l’une de ces questions, interrogez-nous sur Iron Mountain Smart Sort.

Votre défi

Vous avez besoin de trier et de réorganiser votre patrimoine documentaire pour prendre des décisions justifiées en matière de destruction. Malheureusement, ce n’est pas aussi simple qu’il n’y paraît

Qu’est-ce qui rend la destruction si difficile ?

• Manque d’intégrité/de visibilité du patrimoine documentaire : lorsque des métadonnées clés ne sont ni capturées ni référencées tout au long du cycle de vie de l’information, il est difficile de rechercher, gérer et prendre des décisions concernant les documents à conserver, dématérialiser ou détruire.
• Difficulté liée aux types de document et aux dates d’événement mélangés : selon le type de document, les contraintes ne sont pas les mêmes. Si les documents ne sont pas organisés par type ou date d’événement, il ne sera pas possible de prendre des mesures en toute confiance et de manière justifiée.
• La réorganisation des dossiers demande beaucoup de travail et est onéreuse : vous ne disposez pas des ressources nécessaires pour trier chaque dossier par date d’éligibilité à la destruction, par type de document avec un identifiant unique ou autre exigence.

Conséquences

• Des coûts inutiles: les gros volumes de documents sans métadonnées au niveau des dossiers qui sont stockés sans tenir compte des dates d’éligibilité à la destruction ou du type de document impacteront votre capacité à gérer votre programme efficacement.
• Un risque accru: conserver des documents plus longtemps que nécessaire augmente le risque de perte d’information et de violation de la réglementation. Cela rend aussi plus complexes les processus de découverte légale, de réponse à un audit, et de gestion de la conformité.
• Une perte de productivité: trouver ce dont vous avez besoin et prendre des décisions rapides en matière de destruction des documents exige de disposer d’un fonds documentaire bien organisé. Sans un processus efficace pour trier et organiser les dossiers, vous pourriez perdre du temps et prendre du retard sur vos objectifs.

Notre équipe peut vous accompagner depuis un centre de conservation iron mountain ou directement sur site. Que vous gériez vos documents en interne ou sur un site de conservation externe, nous pouvons répondre à vos besoins.

Simplifiez et accélérez la prise de décision

Grâce à Iron Mountain Smart Sort, vous pourrez prendre rapidement et en toute confiance des décisions concernant vos anciens dossiers afin de mettre en place un programme de gestion des dossiers plus conforme et plus efficace.

Notre équipe experte en Records Management s’appuiera sur le contenu de la base de données et le programme de conservation des documents de votre entreprise pour automatiser une prise de décision justifiée au niveau de chaque dossier. Elle triera et organisera vos documents pour que vous puissiez prendre des décisions en toute confiance en matière de mise au rebut et atteindre rapidement les objectifs de votre entreprise, qu’il s’agisse d’une scission, d’un litige juridique ou de besoins de destruction.