Bonnes pratiques de sécurité des données : sensibiliser ses collaborateurs permet de réduire les risques

Vos collaborateurs doivent posséder de solides connaissances en matière de bonnes pratiques de sécurité des données, et cela implique de leur fournir des formations supplémentaires ayant trait aux mesures de sécurité à prendre pour éviter que des erreurs en interne n'entraînent des risques pour la société.

Les pertes de données sont une menace quotidienne pour toutes les sociétés. Nombre d'entre elles saisissent cette occasion pour prendre autant de précautions qu'elles le peuvent en matière de sécurité informatique. Mais il ne faut pas croire que toutes les pertes de données sont dues à des hackers animés de mauvaises intentions. De nombreuses fuites de données se produisent à la suite d'erreurs de collaborateurs en interne ou en raison d'un manque de compréhension des bonnes pratiques de sécurité des données.

Pour couper court à toute menace dans ce domaine, les sociétés doivent adopter des procédures de sécurité interne ad hoc et former leurs collaborateurs aux politiques en vigueur afin qu'ils soient pleinement conscients de toutes les menaces potentielles à la sécurité informatique de l'entreprise. Voici quelques concepts importants qui devraient être portés à la connaissance de vos collaborateurs.

Techniques avancées d'authentification

Fondamentalement, un mot de passe est une clé d'accès au coffre-fort qui contient les données d'une société. C'est pourquoi il conviendrait de le traiter comme une information ultra-confidentielle. Dans ce contexte, les gestionnaires de mots de passe ont la possibilité d'améliorer la façon dont les mots de passe de l'entreprise sont utilisés en fluidifiant le processus de connexion des collaborateurs qui ont plusieurs mots de passe complexes à retenir. Le recours à un gestionnaire de mots de passe permet de n'avoir qu'un seul mot de passe à mémoriser : le logiciel se charge du reste. En outre, la plupart des gestionnaires de mots de passe sont compatibles avec les appareils mobiles, ce qui résout le problème lié à au fait d'avoir à taper des mots de passe longs et complexes sur de petits écrans.

En ce qui concerne le partage de fichiers et le courrier électronique, il est recommandé d'avoir recours à un processus d'authentification à deux facteurs. Il s'agit d'une procédure de sécurité dans le cadre de laquelle l'utilisateur doit assurer deux validations à partir de deux différents types d'informations d'identification. Cela garantit une meilleure sécurité, puisque les systèmes restent protégés y compris dans l'éventualité où certains mots de passe de la société sont compromis.

Chiffrement des données

La plupart des organisations prônent des mesures de précaution extrêmes en ce qui concerne le suivi de la localisation des ordinateurs et téléphones portables de la société. Malgré tout, même lorsque les collaborateurs sont particulièrement consciencieux, le vol reste une menace présente. C'est pourquoi le chiffrement des données occupe une place proéminente dans les bonnes pratiques de sécurité des données. L'objectif du chiffrement est de transformer les données de façon à ce qu'elles soient illisibles pour les utilisateurs non autorisés.

Certaines sociétés laissent à leur équipe informatique le soin de se former en matière de processus de chiffrement, mais il peut être sage de fournir à l'ensemble des collaborateurs une formation générale à ce sujet. Expliquez à vos équipes qu'il existe trois types de chiffrement de données : les chiffrements par hachage, à clé privée et à clé publique.

Le chiffrement des données par hachage implique l'utilisation de signatures uniques d'une longueur déterminée pour chaque série de données. Avec cette méthode, toute modification portée à une série de données est facile à suivre. Le chiffrement à clé privée, ou chiffrement symétrique, implique l'utilisation d'une clé spécifiquement sécurisée qui permet de chiffrer et déchiffrer des données. Par exemple, un utilisateur autorisé chiffre et envoie des informations grâce à une clé et l'utilisateur autorisé qui reçoit ces données déchiffre l'information en utilisant cette même clé. Enfin, le chiffrement à clé publique, ou chiffrement asymétrique, implique l'utilisation de deux clés distinctes pour le chiffrement et le déchiffrement des données.

Sauvegarde et récupération des données

Les organisations qui ont un volume élevé d'archives confidentielles à gérer mettent généralement en place un système de sauvegarde et récupération des données. Bien que le recours à la récupération des données soit typiquement associé à un problème grave et donc rare, une sauvegarde judicieuse peut permettre à une société de sauver des mois, voire des années, de travail. C'est pourquoi il est impératif que les membres du personnel soient correctement informés des procédures de sauvegarde en vigueur et du rôle qu'ils sont appelés à jouer dans le cadre de la procédure associée.

Sensibiliser vos collaborateurs aux questions de sécurité

En matière de bonnes pratiques de sécurité des données, la sensibilisation des collaborateurs est cruciale. Pour renforcer leur politique de formation à la sécurité des données, certaines sociétés choisissent de constituer une équipe de sensibilisation dont la fonction première est de créer, mettre en œuvre et contrôler le programme de sensibilisation à la sécurité des données de l'entreprise. Ce programme varie en fonction de l'organisation et de ses besoins, mais impliquer des prestataires de gestion d'archives dans le processus est généralement une bonne idée.

Il est important de bien déterminer les rôles en matière de sensibilisation à la sécurité des données parce que cela donne à la société un document de référence sur les responsabilités au quotidien des collaborateurs de l'entreprise. Il est possible d'assurer des formations complémentaires en fonction du rôle et des responsabilités de chaque collaborateur. L'objectif principal est d'obtenir un dossier de référence des différentes catégories et des formations associées afin de garantir que les bonnes formations sont dispensées aux collaborateurs qui en ont besoin.

En diffusant auprès de leur personnel ces bonnes pratiques de sécurité des données, les organisations peuvent parvenir à protéger leurs systèmes aussi bien en interne qu'en externe.