Cycle de vie des archives : comment gérer chaque étape

Les dirigeants d'entreprises doivent prendre des mesures pour assurer la bonne gestion du cycle de vie des archives, ce qui inclut des efforts de planification, de récolte, d'analyse, de préservation et de suppression des données.

Toutes les informations et données qui concernent l'activité de votre entreprise possèdent un cycle de vie naturel qui va de leur création jusqu'au moment où elles sont supprimées. Il est crucial de garantir la qualité et l'intégrité de chaque étape du cycle de vie des archives, dans la mesure où ce cycle est conçu de façon à préserver la confidentialité, l'intégrité et l'accessibilité de toutes les données obtenues, conservées, utilisées et gérées par l'entreprise. Lorsqu'elle est effectuée correctement, la gestion du cycle de vie des archives limite les risques de divulgations, révisions, corrections ou suppressions non autorisées des archives et des actifs de votre entreprise.

Les points suivants sont des étapes impératives en matière de gestion du cycle de vie de l'information archivée que toute entreprise doit prendre en compte.

Niveau de sensibilité des archives

Il convient de classer les archives en fonction du degré de sensibilité des informations concernées afin de garantir qu'elles reçoivent le traitement le plus efficace en matière de sécurité tout au long de leur cycle de vie. Le classement par catégories des archives devrait s'appuyer sur leur degré de confidentialité, d'intégrité et d'accessibilité. Les entreprises devraient également tenir compte des failles et menaces de sécurité potentielles, ainsi que des exigences en matière de conformité réglementaire.

Conservation des archives

Les archives des entreprises ont généralement une période de conservation spécifique. Ces archives devraient donc être classées en fonction de leur durée de conservation assignée, ce qui permet de garantir que les archives conservent leur intégrité et sont accessibles lorsqu'on en a besoin. C'est un facteur important d'un point de vue commercial et en matière de conformité.

Gestion des archives

Les dirigeants doivent définir les processus spécifiques de gestion des archives pour l'entreprise et ses fournisseurs tiers afin de prévenir tout accès non autorisé à des données stockées ou toute divulgation non autorisée. Cela peut comprendre : des mesures administratives comme la restriction de l'accès technique et physique aux archives en fonction du niveau de confidentialité, la classification des données physiques et numériques en fonction de leur degré de sensibilité, l'enregistrement et la conservation des données de connexion, de transferts de données et la création d'une piste d'audit précise.

Procédure de sauvegarde des données

Le développement et l'évaluation des procédures de sauvegarde des données est une étape cruciale dans le cycle de vie de l'information. Il convient de sauvegarder correctement les archives physiques et numériques, puis de les tester afin de garantir que l'original et les copies de sauvegarde soient bien accessibles. Cette procédure devrait également comprendre le test des supports de sauvegarde et des processus de restauration. Les données sauvegardées doivent ensuite être stockées sur un site distant, ce qui les préservera de tout dégât éventuellement subi par les originaux ou leurs copies primaires. L'entreprise devrait distinguer les différents niveaux de sauvegarde grâce à une description formelle comprenant leur durée de conservation et leur fréquence de visionnage.

Les entreprises doivent aussi créer des inventaires des données sauvegardées. Cela devrait comprendre le contenu des archives et leur localisation actuelle. S'il est nécessaire de pouvoir accéder aux informations sauvegardées, cette procédure doit s'accompagner d'une documentation complète sur les données restaurées.

Transfert des données physiques et électroniques

Les supports physiques contenant toute donnée relative à la société devraient être préservés au moyen de politiques qui autorisent spécifiquement des coursiers ou des responsables à faire transiter l'information. En outre, il devrait exister des normes de conditionnement ainsi que des garanties physiques et techniques pour les supports transportés.

Les données électroniques doivent être protégées contre les accès non autorisés par des processus de cryptage et décryptage. En cas d'utilisation de plateformes de réseau publiques, il devrait exister des exigences d'authentification et des système de sécurité relatifs au contenu des messages.

Destruction des archives

Les documents et les supports devraient être éliminés de façon sécurisée une fois qu'ils sont devenus complètement inutiles. Les procédures de destruction de documents et de destruction des données doivent respecter les réglementations nationales et sectorielles.

Accords d'échange de renseignements

Des politiques formelles d'échange de renseignements devraient être établies pour toute partie interne ou externe ayant accès à des informations relatives à la société. Tous les types de responsabilité en matière de gestion des informations devraient être spécifiés dans le cadre de ces accords d'échange de renseignements. En outre, dans l'éventualité d'une exposition à un risque de sécurité, les responsabilités de chacun devraient être clairement précisées.

En mettant en place des politiques fermes en matière de cycle de vie des archives, l'accès aux informations gagne en transparence et les archives se retrouvent organisées de façon sécurisée en fonction de leur phase dans le cycle de vie.