Évoluer numériquement grâce à l’automatisation des ressources humaines (RH)

Gagner en efficacité

Peu importe l’entreprise, le département des Ressources humaines (RH) est submergé de documents. Intégration des nouveaux employés, demande de congés, gestion des avantages, entretiens avec les collaborateurs et demandes d’indemnisation figurent parmi la liste des tâches non exhaustives gérée par le département Ressources humaines. Même si cet acteur majeur de la grande distribution à la présence plus vaste et dispersée s’appuyait sur des entités spécialisées pour superviser les différents aspects de l’administration des RH, il a fini par constater que ces mêmes entités avaient mis en place leurs propres flux de travail. L’équipe RH avait cependant une vision claire de ce qu’elle attendait d’une nouvelle plateforme et souhaitait notamment une solution capable de :

• Renforcer les performances du Département
• Fournir un point d’accès centralisé à tous les documents RH
• Unifier et automatiser les flux de travail
• Offrir un niveau élevé de support continu
• Faciliter une transition souple pour les collaborateurs

Gérer les flux de travail hétérogènes et rationaliser les processus à travers le département RH figuraient parmi leurs principaux objectifs. Confrontée à des documents RH répartis entre différentes entités et sur différents serveurs partagés, l’équipe devait trouver un moyen de centraliser toutes ces informations.

Les documents RH contiennent une mine d’informations personnellement identifiables (IPI). Le suivi et la protection des données à caractère sensible de leurs employés étaient difficiles car ces informations étaient réparties sur plusieurs supports partagés. Localiser des documents prenait beaucoup trop de temps. Assurer la visibilité et la conservation de ces documents était une pratique coûteuse. Trouver une solution permettant de créer un référentiel centralisé devenait donc indispensable face à un processus manuel à la fois peu pratique et source d’erreurs humaines.

Le bon outil pour de nombreuses tâches

S’adapter à un mode de travail entièrement nouveau n’est jamais facile et pour que ce changement en vaille la peine, l’entreprise souhaitait une plateforme offrant un niveau élevé de support. Son propre personnel informatique était déjà très sollicité et gérait des projets internes à la fois nombreux et divers. En outre, l’entreprise voulait tirer parti des meilleures technologies d’automatisation disponibles.

Pour que l’investissement lié à la refonte de l’ensemble du département RH soit rentable, cette nouvelle plateforme devait être personnalisable afin de gérer les complexités uniques liées au fonctionnement des différentes équipes RH. La plateforme de logiciels en tant que service (SaaS) qui répondait à toutes leurs attentes était la solution de ressources humaines proposée par Iron Mountain.

Une toute nouvelle façon de travailler

Choisir une nouvelle solution ne représente que la moitié du parcours, voire le quart seulement. En effet, déployer cette même solution est la phase la plus critique. La difficulté du déploiement est surtout liée au fait d’avoir peu de temps pour restructurer l’intégralité d’un département pour en faire un système totalement nouveau. Le déploiement d’un nouveau système suscite cependant bien moins d’inquiétude en raison du niveau de personnalisation de cette plateforme qui répond aux besoins spécifiques de chaque entreprise.

Néanmoins, pour profiter de ce niveau d’adaptabilité, chaque entreprise doit désigner un employé qui travaillera avec un architecte des solutions Iron Mountain pour bâtir une solution sur- mesure. Afin d’exploiter au mieux la plateforme, l’expert interne désigné doit parfaitement maîtriser l’ancien système, connaître la base des utilisateurs, reconnaître le potentiel du logiciel et comprendre comment le nouveau système doit fonctionner.

Le partenariat entre cet expert et l’équipe de services Iron Mountain facilitera la création d’une plateforme personnalisée répondant aux besoins de l’entreprise. L’équipe RH de cet acteur de la grande distribution a donc eu largement le temps de se familiariser avec cette nouvelle plateforme sur mesure avant de passer en mode de production avec un flux de travail modifié. Ce niveau de personnalisation ainsi que la longue période de formation pratique ont facilité la transition vers la nouvelle solution.

Une activité numérique rondement menée

Cet acteur de la grande distribution a donc abandonné un système à la fois désuet et manuel pour adopter une plateforme plus performante et moderne qui lui a permis de travailler de manière plus numérique.

Le tableau de bord de la nouvelle solution a fourni un niveau de visibilité entièrement nouveau au sein du département RH, ce qui a permis d’obtenir des mesures et des analyses de grande qualité. Les processus ont été rationalisés et unifiés à travers tout le département. Les documents RH sont désormais réunis dans un référentiel numérique, ce qui rend plus faciles leur localisation et leur gestion. La marge d’erreur humaine a été sensiblement réduite et lorsque des erreurs sont commises, les protections mises en place identifient et corrigent les problèmes en temps réel. Grâce à cette nouvelle plateforme, l’équipe RH peut se concentrer davantage sur les collaborateurs de l’entreprise et moins sur la paperasserie. La solution Iron Mountain pour les Ressources Humaines répond aux besoins complexes d’un monde numérique.