Total Economic Impact™ d’Iron Mountain InSight

Après l’investissement dans InSight, le contenu, aussi vaste soit-il, est devenu plus accessible et mieux sécurisé, les processus désormais automatisés ont gagné en efficacité, et les données sont devenues plus exploitables.

Principales conclusions

Bénéfices quantifiés.

Les bénéfices quantifiés en valeur actuelle (VA) ajustée en fonction des risques, sur trois ans, pour l’entreprise de référence sont notamment les suivants : 

• Amélioration de l’efficacité de la recherche de documents et d’informations de 40 %.

  InSight est une plateforme SaaS centrale qui extrait, organise et classe les données dans l’ensemble de l’entreprise de référence. Ces fonctionnalités, associées aux fonctionnalités de métadonnées d’InSight, permettent aux salariés de gagner du temps en retrouvant les documents et les informations recherchés et en y accédant facilement. Ce bénéfice (et chacun des autres bénéfices quantifiés) s’étend aux données de différents types, qu’elles soient initialement au format électronique ou physique. Ce bénéfice représente près de 3,1 millions USD pour l’entreprise de référence sur trois ans.

• Amélioration du catalogage et de la compréhension des documents et des informations de 55 %.

  Grâce à la classification améliorée et souvent automatisée des documents et des informations avec InSight, les salariés de l’entreprise de référence sont en mesure de mieux cataloguer les actifs et de comprendre leur contenu réel. Cette profondeur de champ simplifie la recherche de données, permet de saisir rapidement toutes celles qui sont associées à des comptes particuliers et offre la possibilité aux salariés de mieux exploiter les données pertinentes. Cela représente une valeur de près de 846 400 USD pour l’entreprise de référence sur trois ans.

• Amélioration de la collaboration permettant d’économiser 26 000 heures par an.

  InSight améliore la collaboration au sein de l’entreprise de référence, car les salariés peuvent facilement partager et recevoir des documents et des informations. En parallèle, ils peuvent souvent accéder en libreservice aux données dont ils ont besoin sur une plateforme unifiée et accessible. Les fonctionnalités de numérisation et de collaboration d’InSight simplifient les flux de travail et les rendent plus efficaces. Cela permet à l’entreprise de référence d’économiser plus de 905 200 USD sur trois ans.

• Amélioration des processus de sécurité et de conformité, réduisant le temps consacré aux travaux d’audit de 25 %.

  En tant que plateforme centralisée et sécurisée de gestion de l’information, InSight assure la conformité aux règles et réglementations applicables à l’entreprise de référence, y compris celles qui sont spécifiques à son secteur d’activité et à son lieu d’implantation géographique. InSight permet également d’automatiser la gestion des autorisations d’accès et le calendrier de conservation des données. En outre, InSight offre un référentiel de données complet et facilement accessible, ce qui permet aux salariés de gagner en efficacité lors des travaux d’audit internes et externes. Pour l’entreprise de référence, cela représente plus de 247 300 USD sur trois ans.

• Réduction des coûts de stockage.

  En numérisant ses actifs physiques lors de l’adoption d’InSight, l’entreprise de référence n’est plus obligée de les conserver physiquement et économise ainsi sur les coûts de stockage. Cela permet à l’entreprise de référence d’économiser près de 211 400 USD sur trois ans. 

Bénéfices non quantifiés.

Les bénéfices qui apportent de la valeur à l’entreprise de référence, mais qui ne sont pas quantifiés dans cette étude, comprennent les suivants :

• Augmentation du chiffre d’affaires.

  InSight permet de générer du chiffre d’affaires en donnant à l’entreprise de référence les moyens d’utiliser les données pour explorer de nouvelles opportunités commerciales et fidéliser les clients existants. • Amélioration de l’expérience client. Grâce à InSight, les salariés de l’entreprise de référence ont facilement accès aux données relatives aux demandes des clients et sont donc en mesure de fournir un service plus rapide et plus précis.

• Données plus exploitables.

  La documentation de l’entreprise de référence, qui était conservée à des fins de conformité et en grande partie négligée avant l’utilisation d’InSight, devient accessible et plus facile à comprendre. Les salariés glanent de nouvelles informations et exploitent un plus grand volume de données, ce qui donne de l’ampleur et de la profondeur aux projets centrés sur les données.

• Iron Mountain offre une solution complète.

  L’entreprise de référence gagne du temps et réalise des économies en faisant d’Iron Mountain son unique fournisseur de confiance pour les solutions de gestion de contenu et de l’information, avec la plateforme InSight, la numérisation, le stockage, le transport et la destruction. 

Coûts.

Les coûts sur trois ans en valeur actuelle (VA) ajustée en fonction des risques pour l’entreprise de référence incluent les suivants :

• Frais de licence d’Iron Mountain.

  L’entreprise de référence paie des frais annuels à Iron Mountain pour l’utilisation d’InSight. Le coût dépend de facteurs tels que le nombre d’utilisateurs et le volume de la documentation et des données liées à InSight. Le coût pour l’entreprise de référence s’élève à 1,5 million USD sur trois ans.

• Coûts de la main-d’œuvre interne pour la mise en œuvre et l’administration.

  Un petit groupe de salariés de l’entreprise de référence consacre une partie de leur temps à la mise en œuvre d’InSight, et un salarié consacre une partie de son temps à l’administration continue de la plateforme. Ces coûts s’élèvent à 280 000 USD sur trois ans.

Les entretiens et l’analyse financière ont montré que l’entreprise de référence réalisait 5,29 millions USD de bénéfices sur trois ans pour des coûts de 1,78 million USD, ce qui représente une valeur actuelle nette (VAN) de 3,50 millions USD et un ROI de 196 %.