HR lifecycle - Humán erőforrás életciklus

A különböző vállalati HR feladatokat egy 6 lépcsőből álló körkörös életciklusban ábrázolhatjuk, ami felöleli az alkalmazottak vállalatnál töltött teljes életútját. Bár a vállalatok más és más HR best practice-eket használhatnak a mindennapok során, a HR életciklus lépcsőfokai minden szervezetnél jól elkülöníthetőek.

Hogyan néz ki a valóságban egy ilyen HR folyamat?
Milyen kihívásokkal kell szembenéznie a HR csapatoknak?
Milyen megoldásokat eszközölhetnek?
Mik a legfőbb előnyei ezeknek a megoldásoknak?

Ezekre a kérdésekre fejtjük ki a választ ebben a tartalomban, hogy támogassuk a cégvezetőket és a HR vezetőket a divízió hatékonyságának növelésében.

A HR életciklus 6 lépcsőfoka

1. Toborzási folyamatok

A toborzási fázisba sorolhatunk minden olyan tevékenységet, ami a nyitott pozíció betöltésére irányul. Ilyen például a pozíció publikálása, hirdetése, a cégen belüli lehetőségek promotálása, hírlevelek küldése, vagy kiállításokon, versenyeken való részvétel, esetleg szponzori együttműködés olyan eseményekkel, ahol nagy számban vannak jelen potenciális jelentkezők.

2. Szervezeti integráció

A szervezeti integráció kritikus lépés ahhoz, hogy a jelentkezőből elégedett és felkészült munkavállaló válhasson. Ebben a szakaszban történik az integrálása a vállalati kultúrába, az oktatása, a rendszerek használatának elsajátítása és természetesen az új csapat megismerése is.

3. Karrier támogatás

A legtöbb munkavállaló vágyik arra, hogy még több szakmai ismeretre és gyakorlatra tegyen szert. Ezért a HR-eseknek és a csapatvezetőknek gondoskodnia kell a munkavállalók továbbfejlesztéséről, hiszen ez nemcsak extra értéket hoz a vállalat számára, de növeli a kolléga elégedettségét is és segít a munkaerő megtartásában.

4. Igény támogatása

A tudás fejlesztése mellett a vállalat alkalmazottainak különféle igényei lehetnek. Ezek lehetnek személyes, egyedi igények, mint például a szabadságolás, fizetetlen szabadság, külföldi kiküldetés megszervezése vagy táppénz igénylése, de lehet csoportos igény is, amire több munkavállaló is hajlamosságot mutat. Ide sorolhatjuk a több csapatépítő programot, a wellness és fitnesz juttatásokat, céges kirándulást, vagy az ingyen kávét.

5. Munkaerő megtartás

A munkaerő megtartása az egyik legnagyobb kihívás a HR-esek munkájában, ugyanis óriási szórás lehet abban, hogy az egyes alkalmazottakat mi motiválja, és mi teszi hűségessé a vállalat felé. Ez a lépés szorosan összefügg a Karrier támogatás és az Igény támogatás lépcsőfokkal, ugyanis, ha egy munkavállaló úgy érzi, hogy meghallgatják az igényeit és nyitottak azok megvalósítására, nagyobb eséllyel marad az adott vállalatnál.

6. Kiléptetési folyamatok

Az üzleti élet szerves részét képzik a kiléptetési folyamatok, ugyanis minden vállalat életében eljön az a pont, amikor el kell köszönnie egy-egy alkalmazottól, történjen az bármilyen okból. Ma már egyre több vállalat készít exit interjúkat, hogy felmérje, miért távoznak onnan a munkavállalók. De a kiléptetés nem csak ennyiből áll, hanem papírmunkából, az eszközök és munkaállomás visszaigényléséből, a hozzájárulások visszavonásából és a fiókok törléséből is. Ez az IT csapat mellett a HR csapatnak is megterhelő lehet.

Mindezek biztosítása elengedhetetlen annak érdekében, hogy a HR folyamatok gördülékenyen folyhassanak. De ezeket mégis nagymértékben akadályozza rengeteg tényező, melyeknek fő oka a teljesen, vagy részben analóg folyamatmenedzsment.

Hogyan is fest a valóságban egy HR folyamat?

1. Még mindig túlnyomó mértékben van használatban a papír a folyamatokban. Az adminisztráció szerves részét képezi a HR-nek, hiszen a kollégák belépésétől kezdve minden fontos történést dokumentálnia kell a Human Resources csapatnak. Tapasztalatunk szerint ez a legtöbb helyen még mindig papíron, manuálisan történik, beleértve az ajánlatadást, szerződéskötést, szerződés módosítást és hitelesítést, valamint az előléptetéssel vagy kiléptetéssel járó feladatokat is. Ez a rengeteg manuális munka, ami ráadásul sokszor jár ugyanannak az adatnak a többszörös rögzítésével, hibák kialakulására ad lehetőséget. Ez lehet az adminisztráció során történő adatvesztés vagy a nyomtatott dokumentumok elkeveredése is.

2. Gyakori módosítások, változtatások a HR rendszerekben és a papír alapú dokumentumokban. A munkavállalók életében többször felmerülnek olyan események, ami miatt az addig rögzített adatok módosításra szorulnak (házasságkötés, előléptetés, GYES). Ezeket a HR csapatnak mind el kell végeznie és amennyiben több rendszert alkalmaznak az adatok különböző célú felhasználására, ezt minden szoftverben meg kell tenniük. Ezek a repetitív folyamatok szintén hibázási lehetőséget rejtenek, jelentős adminisztrációs teherrel járnak, és garantáltan nem növelik a HR-es kolléga elégedettségét.

3. A digitalizáció csak részleges és nem teljeskörű. Bár már sok vállalatnál felmerül a vállalati digitalizáció kérdése, ami a HR csapat munkájára is hatással van, ez nem terjed ki a teljes munkafolyamatra. Ebben az esetben a digitalizáció csupán egy-egy életciklus szakaszban felmerülő problémát old meg vagy egyszerűsít le, ami továbbra sem orvosolja az összes HR digitalizációs igényt. Ez a megközelítés silósodást, szegregációt és átláthatatlanságot eredményez, ami miatt csúsznak a határidők, romlik a hatékonyság és lehetetlenné válik a skálázhatóság.

4. Az egyes HR támogató rendszerek közötti integráció hiánya. Amennyiben a HR csapat több rendszert is alkalmaz munkája során az adatok különböző célú felhasználására, adatváltozás esetén mindent külön kell menedzselniük. Így nincsen mester adatkezelés, nincs automatikus adatátvitel és egyeztetés az egyes rendszerek között. Emiatt repetitívvé válnak az elvégzendő folyamatok, növelve ezzel az adminisztrációs terheket és csökkentve a HR teljesítményét.

A HR digitalizálása

Bár sokszor megoldhatatlannak tűnnek a felmerült problémák, szerencsére a fentebb felsorolt kihívásokra létezik egy egységes, átfogó megoldás. Ez nem más, mint a HR folyamatok digitalizációja, ami nem korlátozódik az egyes munkafázisokra, hanem a teljes életciklusra kiterjed.

Ma már a 100%-osan papírmentes működés mellett olyan szoftverek is a vállalatok segítségére lehetnek, amelyek a legtöbb kihívásra megoldást nyújtanak. Így például könnyen integrálhatóak más rendszerekkel, elektronikus menedzsmentet tesznek lehetővé, kezelik a különböző hozzáféréseket, biztonságosan tárolják a dokumentumokat és megfelelnek a jogszabályi előírásoknak is, mint például a GDPR.

Milyen előnyökkel jár a teljes HR digitalizáció?

1. Papírmentes folyamatok

Amikor digitalizációról beszélünk, az első dolog, ami mindenki eszébe jut, az a papírmentesség. Egy új, 100%-ban elektronikusan működő rendszernél nem csak az újonnan generált dokumentumokra kell koncentrálni, hanem a már meglévő, nyomtatott iratok digitalizációjára is. Ez ma már könnyedén megoldható az egyre elterjedtebbé váló, modern szkennelési módszertanokkal. Ennek köszönhetően a HR-esek képesek lesznek egy rendszeren belül véghez vinni mindent, amihez eddig papírok tömkelegére volt szükségük.

2. Automatizált adminisztráció & egypontos adatbevitel

Egy összehangolt és minden részfeladatra kiterjedő digitalizált rendszerrel a HR csapatnak már nem kell egyik rendszerből a másikba másolgatnia az adatokat, vagy manuálisan leírnia, begépelnie azokat. A legtöbb digitalizációs megoldás a rögzített törzsadatokkal automatikusan kitölti a releváns cellákat, így ezeket csak egyszer kell elmenteni a rendszerbe. Ezáltal akár több órányi redundáns munkától szabadulhatnak meg a munkatársak.

3. Távmunka támogatás

A pandémiához való adaptáció arra kényszerítette a vállalatokat, hogy lehetővé tegyék munkavállalóik számára az otthoni munkavégzést. Ám ez nem gátolhat senkit sem abban, hogy gördülékenyen lássa el a mindennapi feladatait, amibe a HR-esek is beletartoznak. Egy automatizált és digitalizált HR folyamat maradéktalanul támogatja az otthoni munkavégzést. A jogosultságok és hozzáférések kezelésével ráadásul még amiatt sem kell aggódni, hogy az adatok olyanok kezébe jutnak, akik nem láthatnák azokat.

4. Munkafolyamat egységesítés

A sablon alapú munkavégzésnek hála egységes munkafolyamatok alakíthatók ki, ezáltal nemcsak a munkavégzés lesz sokkal gyorsabb, de még annak minősége is standardizálhatóvá válik. Sablonok használatával a skálázás is sokkal egyszerűbb és az új HR csapattagok is hamarabb sajátíthatják el a rendszer használatát.

5. Munkaerő megtartás

A HR digitalizáció egyik legfőbb előnye, hogy megoldást nyújt a munkaerő megtartására. A folyamatok optimalizálásával, digitalizálásával és automatizálásával óriási teher kerül le a HR kollégák válláról, akik így végre utolérhetik magukat és búcsút mondhatnak a többhetes lemaradásoknak. Ez nemcsak a munkamorálnak tesz jót, hanem a csapat hatékonyságát is növeli, ráadásul végre a HR munkatársak is úgy érezhetik, hogy több idejük marad a jelentőségteljes feladatokra.

Az Iron Mountain

Az Iron Mountain jelentős nemzetközi háttérrel és több mint 70 év tapasztalattal rendelkezik. Legfőbb szolgáltatásunk a dokumentumok digitalizálása, szkennelése és tárolása, ám teljeskörű digitalizációs szolgáltatásokat is nyújtunk olyan ügyfeleink számára, akik komplex folyamataikat szeretnék automatizálni és optimalizálni.