Workflow Automation - Folyamatautomatizálás

Iron Mountain® Accounts Payable – A bejövő számlák feldolgozásának és tárolásának kihívásai

Kezeld egységesen, hatékonyan, és átláthatóan a beérkező papír- és elektronikus számláidat, bármikor, bárhonnan. Feledkezz meg a munkavállalókra eső felesleges manuális teherről, valamint az online munkavégzést hátráltató nehézségekről!

A számlák gyors és pontos fogadása, feldolgozása nagy feladat minden cég számára. Viszont a különböző formátumú, és eltérő rendszerekből érkező számlák kavalkádjának feldolgozása még a szokásosnál is jobban megnöveli a munkavállalók terhelését. A papíron, és elektronikusan beérkező számlák egyvelege akár ideiglenesen le is állíthatja a vállalat digitalizációs fejlődését. Arról nem is beszélve, hogy az eltérő típusú számlák különböző tárolási megoldást igényelnek, ezáltal akár plusz kiadásokat is hordozhatnak magukkal. Abban az esetben, ha a cég nem rendelkezik egy megbízható rendszerrel, ami könnyedén összefogja, kezeli, és archiválja ezeket, jelentős hatékonyság csökkenést, és egyre növekvő munkahelyi elégedetlenséget tapasztalhatunk a kollégák részéről.

Tudj meg többet

Vedd fel velünk a kapcsolatot

Iron Mountain^® Accounts Payable: Egyszerűbbé, és gyorsabbá teszi a bejövő számlák feldolgozását

• Kezeld egy egységes rendszerben a beérkező analóg, és digitális számlákat: Támogasd vállalatod digitális transzformációját az Iron Mountain® Accounts Payable megoldásával, ami egy átlátható, és könnyen kezelhető rendszerbe integrálja a beérkező papíralapú és elektronikus számlákat, megfelel 1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet elvárásainak.
• Építs tetszőleges, személyre szabott folyamatokat, és alakíts ki egyedi eljárásrendeket: A beépített munkamenetekből tetszőlegesen összetett folyamatokat építhetsz, akár különböző eljárásrendek megvalósításával is (például: soros, párhuzamos, egyirányú stb.). A fejlett kivételkezelési mechanizmus lehetővé teszi a számla feldolgozási folyamatok tetszőleges elágaztatását, sőt, akár egyes számlák teljesen egyedi kezelését is.
• Sorold digitális aktákba a projektekhez tartozó dokumentumokat: Fűzd össze digitális aktákba a projektekhez tartozó szerződéseket, megrendeléseket, számlákat, és a teljesítési igazolásokat, ezzel megkönnyítve a könyvelők dolgát, és biztosítva az egyszerű visszakereshetőséget.
• Készíts jelentéseket egyszerűen céged adat-vezérelt döntéseinek támogatásához: Támogasd a pénzügyi tervezést, és tedd még hatékonyabbá az adminisztráció irányítását az Accounts Payable reporting megoldásával. Hagyd a hátad mögött a megalapozatlan stratégiaalkotást, és hagyatkozz megbízható adatokra.
• Élvezd ki számtalan integráció előnyét: Az Accounts Payable rendelkezik OCR/ICR és NAV 3.0 integrációval, ennek köszönhetően automatizálni tudod a bejövő számlák iktatását, felejtsd el a kézi adatrögzítést. Ezen felül akár olyan nagyvállalati rendszerekkel és adatbázisokkal is összekötheted rendszered, mint az SAP, az Oracle, vagy a Microsoft Dynamics.
• Használj nagyvállalati igényekre szabott jogosultsági besorolásokat, és hozzáférés-kezelést: Az Iron Mountain® Accounts Payable lehetővé teszi a nagyvállalati igényeknek megfelelő hozzáférés-kezelést, valamint a kifinomult feladat kiosztási rendszerek létrehozását. Az elérhető funkciók közé tartozik a besorolások, hozzáférések naplózása, továbbá a verziókövetés is, ami még gördülékenyebbé, és követhetőbbé teszi a távmunkát, valamint a csoportmunkát.

Milyen üzleti előnyöket tapasztalhatsz a beérkező számlák kezelésének digitalizálásával?

✓ Hatékonyságnövelés: Az Accounts Payable lehetővé teszi a bejövő számlák hibamentes és gyors feldolgozását, és leveszi a manuális feladatok terhét a munkavállalókról. Alacsony üzemeltetési költségek mellett rövid időn belül jelentős hatékonyságnövelést tapasztalhatsz, hiszen nemcsak a munkafolyamatok lesznek gördülékenyebbek, hanem a számlák feldolgozásával kapcsolatos kiadások is csökkennek.

✓ Javuló beszállítói kapcsolatok: A korrekt, gyors és transzparens beszerzési folyamatnak köszönhetően minőségi együttműködés alakítható ki a beszállítókkal, és alvállalkozókkal, ami új üzleti lehetőségeket tárhat szervezeted elé.

✓ Munkavállalói elvárásoknak való megfelelés: Tedd lehetővé, és egyszerűvé kollégáid számára az otthoni, vagy a távoli munkavégzést. A bejövő számlákhoz való azonnali hozzáféréssel garantálhatod, hogy feladataikat bárhol, bármikor könnyedén elvégezhessék, ezáltal megfelelhetsz a legmodernebb munkavállalói elvárásoknak.

✓ Biztonságos dokumentumkezelés: Az Accounts Payable-nek köszönhetően már nem kell tovább aggódnod az analóg dokumentumokon lévő adatok biztonsága miatt. Az általunk használt archiváló rendszer biztonságos, és zárt, valamint auditált dokumentumkezelést is lehetővé tesz.

Tudjon meg többet szolgáltatásunkról!

Letöltöm

Válts Accounts Payable-re bonyolult üzleti integráció, és időigényes átállás nélkül

Induló költségek nélkül, fix havidíjjal

Az Iron Mountain^® Accounts Payable szolgáltatás bevezetése nem igényel kezdeti pénzügyi beruházást, sem más indulási költséget. Nincsenek váratlan kiadások, csak előre tervezhető, fix havi díj.

Az egyik elérhető legjobb technológia IT bevonás nélkül

Az Iron Mountain^® Accounts Payable szolgáltatással az elérhető legjobb technológiára tehetsz szert jelentős tőkebevonás, és az IT osztály felesleges megterhelése nélkül. Tedd lehetővé, hogy IT csapatod céged termékén dolgozzon ahelyett, hogy értékes munkaidejüket belső rendszerek elkészítésére, és optimalizálására pazarolnák.

Gördülékeny átállás

A rendszer mind a meglévő, mind az új munkatársak által gyorsan megtanulható. Az Accounts Payable átlátható bejövő számla kezelő rendszerének hála kollégáid hónapok, vagy hetek helyett akár napok alatt elsajátíthatják a platform használatát, így csapatod fennakadás nélkül folytathatja mindennapi adminisztrációs tevékenységét.

Iron Mountain^® Purchase Management: Beszerzési igények és folyamatok integrált kezelése

Tedd átláthatóvá és hatékonnyá céged komplex beszerzési folyamatait az Iron Mountain Purchase Management szolgáltatásával! Kezeld gördülékenyen a beszerzési igényeket, tedd lehetővé a csoportmunkát, és szabadulj meg a végeláthatatlan papírmunkától!

Tudj meg többet

Vedd fel velünk a kapcsolatot

Tetszőlegesen összetett folyamatok megvalósítása

• Igénykezelés: Beszerzési igények gyűjtése, költségvetés tény-terv összehasonlítása, igények priorizálása és jóváhagyása, capex-opex források hozzárendelése.
• Beszerzési típusok kezelése: A beépített munkamenetekből tetszőlegesen összetett folyamatok építhetők, különböző eljárásrendeket megvalósítva, különböző űrlapokat alkalmazva.
• Csoportmunka: Beszerzési projekt munkacsoportjának szervezése. Megjegyzések és magyarázatok gyűjtése, kalkulációk hozzáadása.
• Jóváhagyás: Több szintű, soros és párhuzamos jóváhagyási folyamat megvalósítása. Időpecsét hozzáadása.
• Integrációk: A Purchase Management együttműködik más Iron Mountain termékekkel, mint a Mailroom, Contracts Management és Purchase Management; valamint más nagyvállalati rendszerekkel és adatbázisokkal (pl. SAP, Microsoft Dynamics, Oracle, stb.).
• Dokumentumok: Kötelező és opcionális beszerzési dokumentumok csatolása.

Üzleti előnyök

✓ Hatékonyság: Jól áttekinthető, könnyen betanulható, hibamentesen működtethető folyamat kialakítása.

✓ Jó beszállítói kapcsolatok: A korrekt, gyors és transzparens beszerzési folyamat hozzájárul a kiváló beszállítói kapcsolatok építéséhez.

✓ Távoli elérhetőség: Több telephely és az otthonról dolgozók hatékony bevonása a beszerzési projektekbe.

✓ Biztonság és átláthatóság: Külső és belső auditoknak megfelelő beszerzési folyamat és adatkezelés kialakítása.

Tudjon meg többet szolgáltatásunkról!

Letöltöm

Iron Mountain^® Contracts Management: A vállalati szerződéskezelés kihívásai

Tudtad, hogy statisztikák szerint a vállalatok a teljes költségvetésük 3-4%-át pazarolják el túlárazott tranzakciós költségekre, alacsony hatékonyságra, és az előírásoknak való nem megfelelésre? Biztosak vagyunk benne, hogy a Te csapatod is többször megküzdött már a nyomtatott szerződések kezelésének problémájával, és az ebből eredő többlet feladatokkal. A több forrásból, és különböző formátumokban érkező szerződések megnehezítik a felelős kollégák munkáját, nem is beszélve arról, hogy az analóg dokumentumok előkereshetősége, és nyomonkövetése szinte lehetetlen küldetéssé válik egy több emberből álló jóváhagyási folyamat során. Az ilyen iratok megosztása, és tárolása ráadásul az adatvédelmi előírásoknak való megfelelés kérdését is felveti, mivel könnyen jogosulatlan kezek közé kerülhetnek az asztalon felejtett papírok. Amennyiben az adminisztrációért felelős kollégáknak egy ilyen felügyelet nélküli, és kontrollálatlan folyamatot kell végezniük a mindennapi munkájuk során, nem csoda, hogy számos projektnél elakadást, teljesítetlen határidőket, és csökkenő hatékonyságot figyelhetsz meg.

Gazdagodj egy digitális, átlátható és központosított szerződéstárral

Tartsd nyilván szerződéseidet, és kövesd a teljes munkafolyamatot egy átlátható, és egyszerűen kezelhető rendszerben. A Contract Management használatával megszabadulhatsz az időigényes manuális adminisztrációs feladatoktól, a hatékonyság csökkenéstől, és az elveszett, vagy előkereshetetlen példányoktól. A Contract Management segít abban, hogy digitálisan kezeld a teljes szerződéskezelési folyamatot, kezdve a szerződés digitalizálásától, a jóváhagyáson keresztül, a lejáró szerződésállomány riportolásáig. 

Mi történik a fizikai küldeményekkel a digitalizálás után?

Felmerülhet benned a kérdés, hogy mi történik a nyomtatott dokumentumokkal, miután azok digitalizálásra kerültek, és már a Contract Management szolgáltatásunkkal menedzseled azokat. Kiegészítő szolgáltatásként az Iron Mountain^® világszínvonalú irattár rendszere garantálja a biztonságos, jogszabályoknak megfelelő archiválást, indexálást és könnyű előkereshetőséget. A papíralapú példányok azonnali irattározásával a nyomtatott szerződések könnyen elérhetővé válnak. Ha fizikális dokumentumaidra már nincs szükséged, vagy lejárt az élettartamuk, bizalmas iratmegsemmisítési szolgáltatásunk igénybevételével búcsút mondhatsz nekik.

Vedd fel velünk a kapcsolatot

Contract Management: Az üzleti digitális szerződések vezető megoldása

• Egységes megoldás a szerződések nyilvántartására és kezelésére: Az Iron Mountain® Contract Management egy rendszerbe integrálja a fizikai és a digitális szerződéseket, így Neked és csapatodnak már nem kell két különféle dokumentum kezelési folyamatot, és tárolási metódust fenntartania. Ennek köszönhetően már a sok adminisztrációval járó részfeladatokat is automatizálhatod, és digitalizálhatod.
• Készíts jegyzeteket elektronikusan, és vedd egyszerűen a jóváhagyást: A Contract Management lehetővé teszi az elektronikus jegyzetek írását, a beszélgetések követését és a kapcsolódó dokumentumok becsatolását, akár közvetlenül az e-mailekből is. Ezzel a megoldással nem kell többé az e-mail csatolmányokból, vagy nyomtatott irathalmokból előkeresned a jegyzeteket, vagy a szerződés változatokat.
• Növeld az adatbiztonságot, és felelj meg az adattárolási előírásoknak: A szerződések megírása, kezelése, és tárolása során meg kell felelni a folyamatosan változó adatvédelmi előírásoknak, melyek fejtörést okozhatnak a felelős kollégáknak. A Contract Management szolgáltatásunk segítségével dokumentumaid a legszigorúbb nemzetközi információbiztonsági szabványoknak megfelelő rendszerbe, titkosítva kerülnek tárolásra, ezáltal az érzékeny információk sem lesznek láthatóak kéretlen felhasználók számára.
• Állíts be értesítéseket, hogy sose feledkezz meg a határidőkről: A Contract Management lehetővé teszi, hogy automatikus értesítéseket kapjanak az érintett felek akkor, amikor közeleg a szerződés lejárata, vagy egy projekt átadási ideje. Ezáltal nem kell többet aggódnod a jogszabályi megfelelés miatt az ellenőrzések során, vagy stresszelned egy elmulasztott határidő miatt.
• Kezelj egyszerűen minden hivatkozott jogi dokumentumot: Kezeld egy szempillantás alatt az egymásra hivatkozó jogi dokumentumokat, mind a keretszerződéseket, vagy egyedi megrendeléseket. Csatold hozzá könnyedén a teljesítési igazolásokat a megfelelő szerződéshez. Ellenőrizd, engedélyezd, vagy archiváld a mellékleteket, bárhol, bármikor. A szerződéskezelés, és a szerződés nyilvántartás sosem volt ennél egyszerűbb!
• Élvezd ki az Iron Mountain® további termékeit, melyekkel digitalizálhatod folyamataid: A Contract Management szerződéstár szinergikusan együttműködik az Iron Mountain® további megoldásaival, mint például a Digital Mailroom, vagy a Purchase Management. Ezek az eszközök biztosítják a bejövő, és kimenő levelek digitalizációját, valamint a beszerzések elektronikus és automatizált kezelését.
  

Milyen üzleti előnyeid származnak a digitális szerződéskezelésből?

✓ Hatékonyságnövelés: A gördülékeny működésnek, az átlátható folyamatoknak és az alacsony üzemeltetési költségeknek hála jelentősen növelheted a szerződések nyilvántartásának és menedzsmentjének hatékonyságát. Ennek köszönhetően az adminisztrációval foglalkozó kollégák gyorsabban el tudják látni ezeket a feladatokat, így nem hátráltatják a projekt továbbhaladását. Sőt, még értékes munkaidőt is felszabadítasz számukra, amit a monoton, ismétlődő feladatok helyett valami más, kreatív teendővel tölthetnek ki.

✓ Javuló kapcsolat a szerződő partnerekkel: A gyors és egyszerű szerződéskezelési folyamat miatt javulhat a kapcsolatod a beszállítókkal, a kivitelezőkkel, és más partnerekkel. Az automata értesítések gondoskodnak arról, hogy ők is nyomon tudják követni a szerződések lejáratát, vagy a projektek határidejét, ezáltal biztosítják a hatékony, és hosszú távú együttműködés alapját.

✓ Otthoni munkavégzés támogatása: Az elmúlt évek történései mind elősegítették a távoli munkavégzés és a home office térnyerését. Viszont azért, hogy a munkavállalók otthonról is gördülékenyen végezhessék el mindennapi feladataikat, elkerülhetetlen, hogy a munkáltató biztosítsa számukra az ehhez megfelelő technológiai hátteret. A Contract Management lehetővé teszi a digitális szerződések kezelését és felügyeletét bármikor, bárhonnan.

✓ Biztonságos szerződéskezelés: A Contract Management-nek, és más kiegészítő szolgáltatásoknak köszönhetően már nem kell többet aggódnod a fizikális szerződések, és az érzékeny információk biztonsága miatt. Az általunk használt archiváló és irattároló rendszer biztonságos és zárt, valamint megfelel a GDPR és a PCI-DSS előírásoknak.

✓ Helymegtakarítás és költségcsökkentés: A fizikális dokumentumok tárolása értékes irodai helyet foglal el, ami megnöveli a cég adminisztrációval járó kiadásait. Amennyiben megszabadulsz a nyomtatott szerződésektől, akár több négyzetméternyi helyet is szabaddá tehetsz, az ezzel járó költségcsökkentésről nem is beszélve.

✓ Nincs előzetes beruházási költség: Élvezd ki a digitális szerződések és digitális szerződés nyilvántartás előnyeit úgy, hogy közben nem terheled le a saját IT csapatodat, és nem fektetsz be irreálisan sok pénzt a szerződéskezelés digitalizációjába. A Contract Management havidíjas konstrukcióval rendelkezik, így kiadásaid kiszámíthatóvá válnak, és előre meg tudod tervezni a költségkereted allokációját.

Tudjon meg többet szolgáltatásunkról!

Letöltöm

Ne aggódj a bonyolult üzleti integráció, vagy a nehéz átállás miatt

Induló költségek nélkül

Az Iron Mountain® Contract Management szolgáltatás bevezetése nem igényel kezdeti beruházást, sem más indulási költséget. Nincsenek váratlan kiadások, csak előre tervezhető, fix havi díj.

Skálázhatóság

A Contract Management szolgáltatás a végtelenségig skálázható. Legyen az folyamatos növekedés vagy időszakos csúcsterhelés, a szolgáltatás gyorsasága és hibamentessége biztosított.

Gördülékeny átállás

A rendszer mind a meglévő, mind az új munkatársak által gyorsan megtanulható. A Contract Management transzparens és egyszerűen kezelhető platformmal rendelkezik, így nem kell aggódnod a hetekig, akár hónapokig tartó, bonyolult digitális átállási folyamatok, vagy betanulás miatt.

Iron Mountain^® Electronic Signature: Digitális formában létrejött szerződések elektronikus módon történő aláírása

B2C és B2B ügyintézés során felmerülő szerződések digitális formában történő kezelése és a felek közti megállapodás elektronikus aláírása.

Vedd fel velünk a kapcsolatot

Az elektronikus aláírás jellemzői

• B2C ügyintézés: B2C ügyintézés során felmerülő digitális szerződések egyszerűbb kezelése. A rendszer segítségével a teljes B2C ügyintézés digitalizálható. Ügyfelek számára előképzettség nélkül egyszerűen használható.
• B2B ügyintézés: Az B2B ügyintézés során keletkezett digitális szerződések biztonságos kezelése. Ezáltal lehetőség van az ügyfél azonosítására és a szerződés aláírására mindössze egy gombnyomással.
• Írásbeliség: Az elektronikus tollal történő aláírás során az aláíró egyedi kézjegyei (x,y koordináták, erősség, gyorsaság, dőlésszög) kerülnek rögzítésre. A rögzített jegyek elemzése történhet írásszakértő vagy technológia által.
• Ügyfél azonosítás: A magánszemélyek azonosításának részeként minősített elektronikus aláíró tanúsítványok kerülnek kibocsátásra. A vállalatok közötti szerződéskötések esetén lehetőség van a cégjegyzésre jogosultak ellenőrzésének automatizálásra.
• Folyamatintegráció: A B2C és B2B elektronikus aláírás-szolgáltatások könnyen integrálhatóak szerződés- és folyamatkezelő rendszerekkel. Akár ezeknek a rendszereknek a részeként, vagy bemenetként is működhetnek integrált alkalmazásként.
• Digitális aláírás és időbélyeg: A szerződés hitelesítés részeként a rendszer minden szerződést, értve ez alatt B2C és B2B, saját digitális aláírással és időbélyeggel lát el.

Üzleti előnyök

✓ Jogi megfelelőség: A digitális aláírás teljes mértékben megfelel az EU által előírt EIDAS szabályoknak. Emellett az aláíró rendszer a Polgári Törvénykönyv szerint teljeskörűleg elfogadott írásbeli szerződés létrehozását teszi lehetővé.

✓ Távoli hozzáférés: A digitális szerződéskezelés segítségével a B2C és az B2B folyamatok teljes mértékben elvégezhetőek akár távoli és otthoni környezetből is, elősegítve ezzel a kényelmes ügyintézést.

✓ Digitalizáció: A digitális szerződéskezelésnek hála a cégek nagymértékben képesek csökkenteni a papír alapú szerződések és dokumentumok használatát, csökkentve az ezzel járó adminisztratív munkát is.

✓ Biztonság: A digitális szerződéskezelés során folytatott kommunikáció és az ezzel kapcsolatban megszületett dokumentumok PKI titkosítással vannak ellátva, tovább növelve a biztonsági tényezők számát.

✓ Egyszerűség: A digitális szerződéskezelés egyik fő előnye, hogy a folyamatok elvégzése nem igényel komplex, helyhez kötött eszközöket. Minden lépés könnyen elvégezhető mobiltelefon, tablet és böngésző segítségével is.

✓ Hatékonyság: A digitális aláírás segítségével a B2C és az B2B ügyek intézése jelentősen gyorsabbá és hatékonyabbá válhat, például egyszerre több szerződés is áteshet az elbírálási és jóváhagyási folyamaton.

Iron Mountain^® Human Resources: Munkavállalói és toborzási nyilvántartások kezelése

Kezeld a munkavállalók adatait a jogszabályi előírásoknak megfelelően. Tedd lehetővé, hogy jogosult munkatársaid könnyedén hozzáférjenek az indexált adatokhoz, miközben felszabadítod HR csapatodat a végeláthatalan papírozással töltött munkaórák alól.

Tudj meg többet

Vedd fel velünk a kapcsolatot

Digitális transzformáció menet közben

• Egységes megoldás: A digitalizáció előnyei könnyen elolvadhatnak, ha párhuzamos rendszerként működik a hagyományos folyamatokkal. Az Iron Mountain Human Resources egy rendszerbe integrálja a papíron és az elektronikusan létrejött dokumentumokat.
• Keresés: Gyors és egyszerű visszakereshetőség például egyedi azonosítók (pl. név, születési dátum, végzettség, stb.).
• Mi történik a fizikai dokumentumokkal?Az Iron Mountain világszínvonalú irattárazási rendszere biztosítja a biztonságos, jogszabályoknak megfelelő archiválást, indexálást és könnyű előkereshetőséget.
• Mi történik a digitális példányokkal? Az adatvédelmi előírásoknak (GDPR, PCI-DSS, stb.) és a legszigorúbb nemzetközi információbiztonsági szabványoknak megfelelő publikus vagy privát felhőalapú rendszerbe kerülnek eltárolásra.
• Integrációk: A Human Resorces együttműködik más Iron Mountain termékekkel (pl. Mailroom); valamint más nagyvállalati rendszerekkel és adatbázisokkal (pl. SAP, Microsoft Dynamics, Oracle, stb.).
• Hozzáférésvezérlés: Kifinomult, nagyvállalati igényekre szabott jogosultsági besorolások, hozzáférések naplózása, verziókövetés.

Üzleti előnyök

✓ Hatékonyság: Hibamentes, gyors működés, alacsony üzemeltetési költségek mellett.

✓ Munkáltatói és dolgozói elégedettség: Kiváló és egységes adminisztrációs élmény biztosítása, a felvételi folyamattól kezdve, a belépésen át egészen a kilépésig.

✓ Távoli elérhetőség: Azonnali hozzáférés a személyzeti anyagokhoz, akár otthonról, akár útközbenről.

✓ Biztonság: A digitális szerződéskezelés során folytatott kommunikáció és az ezzel kapcsolatban megszületett dokumentumok PKI titkosítással vannak ellátva, tovább növelve a biztonsági tényezők számát.

✓ Biztonság: Biztonságos, zárt, auditált dokumentumkezelés.

Tudjon meg többet szolgáltatásunkról!

Letöltöm