Digitális postakezelés - Digital Mailroom

Bevált gyakorlatokra vonatkozó útmutatók

2021. július 15.6 perc

Digitális postakezelés - Digital Mailroom

A probléma

Számlák, szerződések, hivatalos levelek, feljegyzések... Egy szervezethez naponta tömegével érkeznek papír alapú küldemények és ma már a digitális csatornákon keresztül is özönlenek a dokumentumok és egyéb levelek. Ezek együttes kezelése azonban komoly kihívást jelent a vállalkozások számára. A digitális dokumentumok is könnyen elkeveredhetnek az ezernyi levél között, így hamarosan az e-mail fiókok mélyére kerülhetnek, de a papíralapú küldemények kezelése még több fejtörést okozhat...

A feladat adott: meg kell találni a közös nevezőt a fizikai és a digitális dokumentumok között, amely formátumuktól függetlenül teszi lehetővé az összetartozó dokumentumok összekapcsolását, és egyben a dokumentum- és levélkezelés automatizálását is biztosítja.

A megoldás

Olyan rendszert kell kialakítani, amely:

1. Egységes rendszerben kezeli a szervezethez a digitális és a fizikai csatornán érkező leveleket, dokumentumokat a teljes életciklusuk alatt, az érkeztetéstől a tároláson és archiváláson át a selejtezésig;

2. Biztonságos távoli hozzáférést biztosít a dokumentumokhoz;

3. A lehető legnagyobb mértékben kiváltja a kézi adatrögzítést, csökkentve az abban rejlő hibalehetőségeket;

4. A szervezet változó igényei szerint rugalmasan skálázható;

5. Költséghatékony

Mindezt együtt kínálja az Iron Mountain® Digital Mailroom szolgáltatása.

Az előfizetéses formában elérhető end-to-end megoldás kezeli a szervezet fizikai és digitális csatornán érkező bejövő és kimenőleveleit, dokumentumait, melyekhez folyamatos távoli hozzáférést is biztosít az arra illetékes kollégák számára.

Így a munkavállalók – dolgozzanak az irodában vagy távmunkában – megfelelő jogosultság birtokában egyszerűen és gyorsan visszakereshetnek bármilyen, a munkájukhoz szükséges dokumentumot, miközben a vállalat az információbiztonsági és adatvédelmi előírásoknak is megfelel.

Ön és munkatársai zavartalanul összpontosíthatnak a legfontosabb feladataikra, mert az Iron Mountain® felkészült szakemberei átveszik a bejövő és kimenő küldeményekkel kapcsolatos feladatokat!

Ismerjük meg hogyan működik

ÉRKEZTETÉS

Posta, postafiók, futár.

A belső szabályok szerint történik a postabontás, majd a dokumentumok szkennelése (szükség esetén hiteles elektronikus másolat készítése), indexálása és érkeztetése az iratkezelő rendszerbe. A dokumentumok megkapják típus szerinti besorolásukat, majd az irattárba kerülnek, ahonnan már digitális formában kerülnek továbbításra az ügyfél vállalati rendszereibe, illetve az érintett szervezeti egységekhez (pl. menedzsment, pénzügy, IT).

Elektronikus csatornák (cégkapu, NAV számla, e-mail, web).

Az Iron Mountain® Digital Mailroom automatikusan letölti, érkezteti, indexálja a digitális csatornákon érkező e-maileket, fájlokat, majd típusuk szerint ellátja azokat e-irattári besorolással. A dokumentumok útja innen megegyezik a papíralapú folyamatokkal.

Archív osztályozás, megőrzés, GDPR.

Az Iron Mountain® Digital Mailroom biztosítja a dokumentumok teljes körű archív osztályozását, valamint a teljes életciklus alatti megőrzését a GDPR előírásainak megfelelően.

KIMENŐ POSTAI KÜLDEMÉNYEK EXPEDIÁLÁSA, FELADÁSA

Papíralapú küldemények digitális iktatása, nyomtatása, postázása.

A szolgáltatás része a papíralapú kimenő postai küldemények kezelése. A Iron Mountain® Digital Mailroom szolgáltatása keretében a küldeményeket digitálisan veszi át, nyomtatja, borítékolja, majd elvégzi a postai feladást.

Ezzel párhuzamosan megtörténik mind a küldemény digitális iktatása, mind a papíralapú változat azonnali irattározása. Így az összes kimenő küldemény bármikor egyszerűen visszakereshető.

Elektronikus csatornák (cégkapu, e-mail).

Az Iron Mountain® Digital Mailroom szolgáltatása biztosítja a digitális dokumentumok ügyfélkapun keresztül történő automatikus feladását, a visszaigazolás letöltését és tárolását. Az e-mailek esetében a szolgáltatás magában foglalja a küldemények expediálását, valamint a kiküldött e-mailek központi nyilvántartását is.

Ezért érdemes belevágni

Az Iron Mountain® Digital Mailroom gazdaságosabbá teszi szervezete működését

Nincs beruházási költsége. Az Iron Mountain® Digital Mailroom beruházás nélkül igénybe vehető SaaS (Software as a Service) típusú szolgáltatás, melyért a használat arányában kell fizetnie.Így mindig optimális szinten, az ügyfél üzleti teljesítményével összhangban lesznek az üzleti dokumentumok és levelek kezelésével kapcsolatos költségek.
Csökken az irodabérlet költsége. Az Iron Mountain® Digital Mailroom nemcsak az iratkezeléssel járó terhektől szabadítja meg szervezetét, hanem a feladat helyigényétől (pl. zárt irattár) is.
Növekszik az üzleti hatékonyság. Az Iron Mountain® Digital Mailroom csökkenti a beérkező és kimenő dokumentumok feldolgozásának átfutási idejét, így a szervezet reakcióideje gyorsabbá válik.
Javul a munkavállalói és az ügyfél- elégedettség. Az Iron Mountain® Digital Mailroom szolgáltatás az automatizált folyamatainak köszönhetően leveszi az Ön kollégáiról a monoton feladatok terhét, valamint radikálisan csökkenti a hibalehetőségek számát, így látványosan javítja az ügyfélkiszolgálás minőségét.

Az Iron Mountain® Digital Mailroom transzparensebbé teszi szervezete belső folyamatait

Egységesen kezeli a papíralapú és digitális dokumentumokat.

Az Iron Mountain® Digital Mailroom egy csatornába tereli, és képes összekapcsolni egymással az összetartozó fizikai és digitális dokumentumokat.

Támogatja a hibrid munkavégzést.

Az Iron Mountain® Digital Mailroom rugalmas hozzáférést biztosít a nélkülözhetetlen dokumentumokhoz bárhonnan és bármikor, miközben biztosítja a munkavállalók tevékenységének ellenőrizhetőségét.

Nem marad megválaszolatlan ügy.

Az Iron Mountain® Digital Mailroom minden dokumentumot egyszerűen visszakereshetővé tesz, ami segít abban, hogy ne maradjanak lezáratlan ügyek.

Biztosítja a törvényeknek megfelelő és biztonságos működést.

Az Iron Mountain® Digital Mailroom rendszerében minden dokumentumhoz csak az arra jogosult felhasználó fér hozzá. A szolgáltatás maximálisan biztosítja szervezetének a GDPR- és egyéb adatvédelmi megfelelést.

Tudj meg többet a Digital Mailroom-ról

Ha többet szeretnél megtudni vagy információt kérnél, fordulj közvetlenül az Iron Mountain ügyfélmenedzseredhez a +36 1 815 3600-ás telefonszámon. Látogass el a Digital Mailroom weboldalára, vagy töltsd ki ezt az űrlapot, és a megjegyzés rovatba írd be a “Digital Mailroom” kifejezést.