Automatizálja a postai küldemények kezelését

Üzleti kihívás

A postai küldemények manuális kezelése időigényes és hibalehetőségeket rejtő folyamat, amely megérett az átalakulásra. Akadályozza a digitális átalakulást, mivel megnehezíti, hogy hogy a felhasználók akkor és ott jussanak hozzá az információkhoz, ahol és amikor akarnak, a vállalat által megkövetelt biztonság, megfelelőség és fenntarthatóság mellett.

Hatás

A levelezés manuális feldolgozása a postázás felelősén túl is befolyásolja a hatékonyságot. A papíralapú levelezés lehetetlenné teszi az adatokhoz való hozzáférés bárhol és bármikor történő engedélyezését, tehát csökkenti a termelékenységet és nehezíti a távoli munkavégzést. A megkérdezett alkalmazottak szerint dejük 25%-át dokumentumok, információk vagy emberek keresésével töltik.¹

Minden olyan szervezet, amely adatokat kezel, gondosan mérlegeli az adatvédelmi és biztonsági problémákat. Az adatbiztonság megsértése 9 millió dollárba² , a meg nem felelés pedig több mint 14 millió dollárba is kerülhet.³ A papíralapú és elektronikus dokumentumok, például számlák, szerződések és más, üzleti szempontból kritikus információk silózott rendszerekben történő kezelése azonban akadályozza az átláthatóságot és az ellenőrizhetőséget, valamint megnehezíti az adatbiztonsági szabályok betartását is.

Emellett a fenntarthatóság is egyre nagyobb kihívást jelent. Az üzleti levelezésben évente 750 000 tonna CO₂ kerül kibocsátásra – ami 10 év alatt 12 millió fa ültetésével lenne ellensúlyozható⁴ – a papíralapú levelezés negatív hatással van a fenntarthatóságra, a papír- és papírtárolás pedig szintén pénzbe kerül.

Mi lenne, ha…

Ha növelni szeretné a termelékenységet, vagy támogatni a fenntarthatóságot, javítani szeretné a biztonságot és a megfelelőséget – esetleg egyszerre mindhármat – a levelezéskezelés vállalati tartalomkezelő (ECM) rendszerrel való automatizálása segíthet leküzdeni a hagyományos postaiküldemény-kezelés kihívásait, annak érdekében hogy:

• a hatékonyságot és a termelékenységet növelje, beleértve a távoli dolgozók támogatását is.
• papírmentes legyen vagy minimális papírmennyiséget használjon, és hozzájáruljon a fenntarthatósági célokhoz, miközben a költségeket is csökkenti.
• adatbiztonsági és megfelelőségi képességeit javítsa.

Iron Mountain for Correspondence Management

Megbízhat az Iron Mountain világszerte működő csapatában, amely az információk és eszközök tárolására, védelmére és és kezelésére szakosodott. Szakértőink az Iron Mountain for Correspondence Management segítségével a következőkben segítenek Önnek:

• Fizikai levelek digitalizálása: Digitalizálhatja fizikai nyilvántartásait vagy az Iron Mountain is elvégezheti ezt Önnek. Az optikai karakterfelismerés (OCR) kinyeri a levelezés tartalmát, hogy az könnyen kereshetővé váljon. Az enVision „low‑code/no‑code” képességeket kínál, így az automatizált munkafolyamatokat hozzá igazíthatja egyedi igényeihez a gyorsabb és pontosabb eredmények érdekében.
• Adatok összekapcsolása különböző platformok között: A meglévő üzleti rendszerekkel való integráció lehetővé teszi az adatok platformok közötti összekapcsolását és a szigetrendszerek lebontását.
• Hozzáférés biztosítása bármikor, bárhonnan: A munkatársak egyetlen webes portálon keresztül kereshetik meg és érhetik el levelezésüket és a bennük található dokumentumokat biztonságos ECM szolgáltatási platformunkon.
• A vállalkozása védelme: Tartalom-platformunk megfelel az iparági szabványoknak, és ellenőrzési, nyomon követési és jelentéskészítési funkciókat biztosít a jogszabályi és iparági megfelelőségek fenntartása érdekében.
• A teljes életciklus kezelése: Az Iron Mountain a fizikai levelezését tárolhatja, biztonságosan megsemmisítheti vagy vissza is küldheti Önnek.