Fedezd fel, mi lapul a dobozaidban

Ismerd meg és hozz megalapozott döntéseket irattáraddal kapcsolatban az Iron Mountain Smart Reveal segítségével

Üzleti kihívás

Megfelelő nyílvántartások, metaadatok illetve leírások nélkül könnyen átláthatatlanná válhat az irattárban tárolt dobozok tartalma. Ezáltal nagyon nehéz megalapozott és helyes döntést hozni az anyagok sorsáról. A hiányzó információk összegyűjtése sokszor hosszadalmas és bonyolult folyamat, nem is beszélve a hely és erőforrásigényről illetve a rejtett költségekről.

Mit jelent ez számodra?

Amennyiben nem vagy tisztában a nyilvántartásaid teljes tartalmával - és ennek következtében nem tudsz megalapozott döntéseket hozni -, más lehetőséged sincs, minthogy a dokumentumokat a végtelenségig tárolod. Ez nemcsak plusz költségekkel és kockázatokkal jár, de megnehezíti a keresett információk gyors megtalálását ezáltal a reagálást a belső és külső eseményekre. (auditorok, hatósági megkeresések, könyvelői kérések, stb.)

Lehet, hogy...

• olyan nyilvántartásokat őrzöl, ahol hiányos vagy egyáltalán nincs leírás?
• olyan dobozaid vannak, amelyeknek ismeretlen a tartalma?
• tudnod kéne, mi van ezekben a dobozokban?
• hosszabb ideig megőrzöd ezeket a dobozokat, mint szükséges?
• hiányoznak az erőforrásaid, az időd és a helyed ahhoz, hogy ezt saját magad megoldd?
• habozol egy rendrakási projekt elkezdése előtt?

Ha bármelyik kérdésre igen a válaszod, keress meg minket az Iron Mountain Smart Reveal megoldásával kapcsolatban!

A papíralapú adatok körülbelül 20%-át tárolják dobozokban kevés vagy teljesen hiányzó leírásokkal.* Ez rendkívül megnehezíti a régi fájlok rendbetételét.

*A “Records Identification and Cleanup Priorities” Felmérés 2022 áprilisában harmadik fél szolgáltató közreműködésével készült.

Ismerd meg alaposan irattáradat

A Smart Reveal egy hatékony és költségtakarékos szolgáltatás mely során az Iron Mountain munkatársai információkat gyűjtenek az ismeretlen tartalmú dobozokról. A folyamat során munkatársaink fényképeket készítenek az érintett dobozok külső részéről illetve felülnézetéről.

A megoldás biztosítja továbbá a korábban rögzített metaadatok rendelkezésre állását. Ezen információk alapján könyebben megállapíthatóbbá válik a doboz tartalma és elkezdőthet a következő lépés(ek) előkészítése.

Ezen lépések lehetnek:

• A dobozszintű metaadatok és leírások azonnali frissítése
• Kiválasztott dobozok megsemmisítése
• A kiválasztott dobozok megsemmisítése
• Dobozok adatbevitelre küldése listázás céljából
• Dobozok további áttekintésre történő szállítása
• Dokumentumok digitalizálása
• Fényképek mennyiségének és szögeinek testreszabása az áttekintéshez