Elevate the power of your work
Kérj INGYENES konzultációt még ma!
Contract Management szolgáltatás
Bevált gyakorlatokra vonatkozó útmutatók
Készítsd el szerződéseidet egyszerűen és gyorsan, szervezd a teljes folyamatot digitálisan, és tárold hivatalos dokumentumaidat biztonságosan, az előírásoknak megfelelően.
Készítsd el szerződéseidet egyszerűen és gyorsan, szervezd a teljes folyamatot digitálisan, és tárold hivatalos dokumentumaidat biztonságosan, az előírásoknak megfelelően.
A kihívás
A szerződések elkészítése és menedzselése meglehetősen nagy felelősséggel jár, hiszen azoknak teljes mértékben meg kell felelnie a jogi és az üzleti elvárásoknak. Ezt a feladatot a legtöbb esetben megnehezíti a nyomtatott és digitális dokumentumok kavalkádja, melyeket cégen belül több forrásból és helyszínről kell előkerítenie a felelős kollégának. Továbbá a szerződések megírása során meg kell felelni a folyamatosan változó adatvédelmi előírásoknak, amit nem könnyít meg a nyomtatott dokumentumok tárolásának vagy megosztásának problematikája.
Mit jelent ez számodra?
- Az érzékeny dokumentumok elveszhetnek, vagy jogosulatlan kezekbe kerülhetnek.
- Munkatársaid idejük nagy részét monoton, adminisztratív tevékenységekkel töltik.
- Céged ki van téve az ellenőrizetlen, megújított szerződések veszélyének, valamint az újrahasznált, elavult nyelvezet és a kedvezőtlen szerződési feltételek okozta problémáknak.
- Elveszel a folyamatok nyomonkövetésében és a rengeteg e-mailben továbbított szerződés változatok között.
- Időt- és energiát pocsékolsz céged ezen területén, amit sokkal hasznosabb projektekre is összpontosíthatnál.
Mi lenne ha...
- …megszabadulhatnál az ismétlődő adminisztrációs terhektől, az időigényes feladatoktól és csökkenthetnéd a hibalehetőségeket?
- …a lejáró szerződés állományokat könnyen riportolhatnád?
- …központi hozzáféréssel rendelkezhetnél, és átláthatnád a teljes szerződés menedzsment folyamatot?
- …megbizonyosodhatnál arról, hogy az érzékeny adatok csak azok kezébe jutnak, akiknek engedélyt adsz rá?
- …könnyedén priorizálhatnád szerződéseidet?
- …megoldhatnád az információ menedzsment kihívásaidat anélkül, hogy drága szoftverekbe ruháznál vagy teljesen leterhelnéd az IT csapatodat?
Érdekesség
- 3-4%
Tudtad, hogy az iparági statisztikák szerint a legtöbb vállalat a teljes költségvetése 3-4%-át pazarolja el túl drága tranzakciós költségekre, alacsony hatékonyságra, és az előírásoknak való nem megfelelésre?
Forrás: McKinsey & Company, ‘A road map for digitizing source-to-pay’
Iron Mountain® Contract Management szolgáltatás
A Contract Management szolgáltatásunk használatával búcsút mondhatsz az e-mailben folytatott egyeztetéseknek, és egy központosított, átlátható szerződéstárral gazdagodhatsz, ami képes a szerződéskötés teljes életciklusát felügyelni és kezelni. Egyedi munkafolyamatokat hozhatsz létre, amiket kollégáidnak követnie kell, legyenek bárhol, vagy használjanak bármilyen eszközt. Az időigényes feladatok mennyisége látványosan csökkeni fog, és végre azokra a feladatokra koncentrálhattok, amik előre viszik cégedet.
Mit is jelent ez?
-
Elektronikus jegyzetelés és kommunikáció:
A Contract Management lehetővé teszi az elektronikus jegyzetek írását, a beszélgetések követését és a kapcsolódó dokumentumok becsatolását, akár közvetlenül az e-mailekből. -
Automatizált értesítések:
Küldj automatikusan értesítést akkor, ha közeleg a szerződés lejárata, vagy egy projekt átadási ideje. -
Hivatkozott jogi dokumentumok egyszerű kezelése:
Menedzseld könnyedén az egymásra hivatkozó jogi dokumentumokat, mint a keretszerződéseket, vagy egyedi megrendeléseket. Ellenőrizd, engedélyezd, vagy archiváld a mellékleteket. -
Transzparens folyamat:
Tedd átláthatóvá a jóváhagyási folyamataidat, és kezeld egyszerűen a határidőket. -
Jogi és adatbiztonsági előírásoknak való megfelelés:
A GDPR vagy a PCI-DSS többet nem fogja megkötni a kezedet a digitális átállás során mert a Contract Management szolgáltatásunk segítségével dokumentumaid a legszigorúbb nemzetközi információbiztonsági szabványoknak megfelelő rendszerbe, titkosítva kerülnek eltárolásra. A legmodernebb titkosítási technológiák alkalmazásával az érzékeny információid sem lesznek láthatóak kéretlen felhasználók számára. -
Szerződések generálása sablonból:
Ne vesztegesd az idődet szerződések írásával. Előre elkészített sablonok és adatbázisok alapján percek alatt előállíthatod szerződéseidet.
A Contract Management szolgáltatás kiegészíthető további kulcsfontosságú szolgáltatásokkal:
- Irattárolás
- Bizalmas iratmegsemmisítés
Az irattárolási szolgáltatással biztonságban tudhatod a fontos fizikai dokumentumokat és adatokat, és egy adatmegőrzési program keretein belül biztonságosan tárolhatod ezeket. Amikor a papíralapú dokumentumok élettartama lejár, és már nincs szükség a további megőrzésre a bizalmas iratmegsemmisítési szolgáltatás segítségével biztonságosan megsemmisítheted őket, s biztos lehetsz benne, hogy minden adatkezelési szabálynak és előírásnak megfelelően jártál el.
A Contract Management szolgáltatás együttműködik más Iron Mountain® termékekkel is, mint a Digital Mailroom, és a Purchase Management; valamint más nagyvállalati rendszerekkel és adatbázisokkal, mint például az SAP, Microsoft Dynamics vagy az Oracle.
Digital Mailroom
Az Iron Mountain® Digital Mailroom szolgáltatás segítségével a postával és futárral érkező papír alapú számlák gyorsan bekerülnek az egységes digitális munkafolyamatba.
Purchase Management
Az Iron Mountain® Purchase Management szolgáltatás által könnyen visszakereshetővé válnak a számlához kapcsolódó beszerzési előzmények.
Az Iron Mountain® Contract Management szolgáltatás használatával leveheted a dokumentum digitalizálás terhét az IT csapatodról, és elkerülheted a nagy pénzügyi befektetéseket. Kihasználhatod a megoldásunk adta lehetőséget, hogy biztonságban összekösd a fizikális és digitális dokumentumaidat, és az adatvédelmi előírásoknak megfelelően tárold azokat. Megoldásunkkal búcsút mondhatsz a monoton, szerződés menedzsmenttel járó adminisztrációs munkának, és leegyszerűsítheted ennek teljes életciklusát.
Kapcsolódó tartalmak
További tartalmakTovábbi tartalmak
