Iron Mountain Human Resources szolgáltatás

Bevált gyakorlatokra vonatkozó útmutatók

Kezeld a munkavállalók adatait a jogszabályi előírásoknak megfelelően. Tedd lehetővé, hogy jogosult munkatársaid könnyedén hozzáférjenek az indexált adatokhoz, miközben felszabadítod HR csapatodat a végeláthatalan papírozással töltött munkaórák alól.

2021. szeptember 17.6 perc

Letöltés

Iron Mountain Human Resources támogató szolgáltatás - 3 hölgy munkatárs egy megbeszélésen

Kezeld a munkavállalók adatait a jogszabályi előírásoknak megfelelően. Tedd lehetővé, hogy jogosult munkatársaid könnyedén hozzáférjenek az indexált adatokhoz, miközben felszabadítod hr csapatodat a végeláthatalan papírozással töltött munkaórák alól.

A kihívás

A HR a cégek egyik leginkább papírigényes divíziója. Az önéletrajzoktól kezdve, az állásinterjú értékelésen és a dolgozói adatokon át az exit interjúk anyagáig minden történést le kell dokumentálniuk a legtöbb vállalatnál. Ennek az óriási papírhalmaznak a kezelése időigényes és monoton, ráadásul még nagy helyigénnyel is rendelkezik, ami extra költségeket ró az operációs kiadások listájára. Kutatások azt mutatják, hogy egy cég dupla olyan hatékonyan tud növekedni, ha a HR csapatot is bevonják a stratégia alkotásba, viszont az adminisztrációs munkák időigényessége miatt a HR szakértők idejük nagyrészét azzal töltik, hogy a jogszabályoknak megfelelve kezeljék a jelentkezők és a dolgozók adatait. Ennek értelmében a HR csapatnak is rugalmasnak és agilisnek kellene lennie, de a legtöbb esetben vissza rántja őket a realitás talajára az előttük tornyosuló papírköteg. Hogyan lehetne mégis ezt a szakadékot áthidalni?

Mit jelent ez számodra?

A HR csapat ideje nagy részét adminisztrációs tevékenységgel tölti, ami csökkenti toborzási és stratégiai munkájuk hatékonyságát.
A személyes adatok papíron való tárolása kiemelkedő veszélyforrása a jogosulatlan hozzáférésnek.
A kézzel kezelt munkafolyamatok amellett, hogy nagyobb hibalehetőséget rejtenek, még időigényesek is.
A cég fejlődése és növekedése exponenciálisan megnövelheti a HR csapat adminisztrációs tevékenységeit.
A céges analóg archívumból nehéz, vagy szinte lehetetlen egyes dokumentumok visszakeresése, valamint céged ki van téve az iratok elvesztéséből eredő veszélyeknek is.

Mi lenne ha...

…egy egységes megoldást használhatnál, amiben könnyedén integrálhatnád az elektronikusan és a nyomtatottan létrejött dokumentumaidat?
…gyorsan és egyszerűen visszakereshetnél adatokat az archívumodból?
…minden személyes információt az adatvédelmi irányelveknek megfelelően tárolhatnál?
…HR támogató rendszeredet egyszerűen integrálhatnád már meglévő nagyvállalati rendszeredbe?
…csökkenne a HR csapatod adminisztrációs tevékenysége, és az ezzel járó pénzügyi kiadások is?
…egy kifinomult hozzáférési rendszerrel biztosíthatnád, hogy csak az lássa a jelentkezők és a dolgozók adatait, akiknek valóban engedélye van rá?

Érdekesség
Tudtad, hogy a HR szakértők kénytelenek idejük nagy részét adminisztrációs tevékenységgel tölteni ahelyett, hogy HR stratégiai kérdésekkel foglalkoznának?

Forrás: Forbes, The new HR management, 2013

Iron Mountain® Human Resources szolgáltatás

A Human Resources egy olyan szolgáltatás, ami segítségével végre a HR csapatod is kiélvezheti a digitális transzformáció adta könnyebbséget. Tedd biztonságossá a személyes és céges adatok tárolását, és kerüld el az ennek hiányából adódó jogi figyelmeztetéseket vagy büntetéseket. Human Resources megoldásunk lehetővé teszi, hogy HR csapatod végre teljes vállszélességgel bevonja magát a stratégia alkotásba, ezzel extra löketet adva céged fejlődésének, és a munkavállalói elégedettségnek.

Mit is jelent ez?

Automatizált folyamatok:
Automatizáld a monoton feladatokat, mint például az ellenőrző listák készítése, vagy bizonyos dokumentumok keresése. Tedd HR csapatod számára könnyen elérhetővé azokat az iratokat, amikre éppen szükségük van munkájuk során.
Folyamat digitalizálás:
Váltsd ki a jelenleg papíron adminisztrált folyamatokat, és csökkentsd a HR és a munkavállalók adminisztrációra fordított idejét.
Jogi és adatbiztonsági előírásoknak való megfelelés:
A GDPR vagy a PCI-DSS többet nem fogja megkötni a kezedet a digitális átállás során, mert a Human Resources szolgáltatásunk segítségével dokumentumaid a legszigorúbb nemzetközi információbiztonsági szabványoknak megfelelő rendszerbe, titkosítva kerülnek eltárolásra.
Dokumentum digitalizáció:
Lásd egy átlátható rendszerben digitális és digitalizált anyagaidat. Világszínvonalú irattárazási rendszerünknek köszönhetően nem kell aggódnod a fizikális anyagaid tárolása miatt sem, hiszen ezeket indexálva bármikor megtalálhatod saját archívumodban.
Kifinomult jogosultsági besorolások:
Nagyvállalati igényekre szabott besorolási- és engedély rendszereket hozhatsz létre, ami a hozzáférések naplózására és a verziókövetésre is képes.
Titkosított adatátvitel:
A digitalizálás és a tárolás során az adataid titkosítva lesznek, így kéretlen felhasználók számára érzékeny információid nem lesznek láthatóak.

A Human Resources szolgáltatásunk együttműködik más Iron Mountain^® termékekkel is, mint a Digital Mailroom; valamint más nagyvállalati rendszerekkel és adatbázisokkal, mint például az SAP, Microsoft Dynamics vagy az Oracle.

Digital Mailroom

Az Iron Mountain^® Digital Mailroom szolgáltatás segítségével a postával és futárral érkező papír alapú számlák gyorsan bekerülnek az egységes digitális munkafolyamatba.

Az Iron Mountain^® Human Resources feloldja a HR csapatot az adminisztrációval töltött tevékenységek nagy része alól, így már végre ennél sokkal fontosabb projekteken tudnak dolgozni, mint például a munkavállalói elégedettség növelése, a fluktuáció csökkentése, vagy a hosszútávú HR stratégia megalkotása, ami szinkronban van a cég növekedésével.