Mengejar ketertinggalan dengan manajemen arsip dan informasi (rim): empat langkah modernisasi retensi arsip

Bagaikan karakter di film kartun yang sedang berlari ditempat karena musuh bebuyutannya terus menerus "menarik" jalanan tempatnya berlari, begitu pula Anda yang mungkin merasa sepertinya jadwal retensi arsip Anda tidak membantu Anda untuk meraih tujuan dan kesuksesan yang Anda inginkan.

Bagaikan karakter di film kartun yang sedang berlari ditempat karena musuh bebuyutannya terus menerus "menarik" jalanan tempatnya berlari, begitu pula Anda yang mungkin merasa sepertinya jadwal retensi arsip Anda tidak membantu Anda untuk meraih tujuan dan kesuksesan yang Anda inginkan. Seberapa cepat pun Anda bergerak, perubahan pada peraturan yang Anda lakukan tidak akan cukup berarti jika Anda masih tetap bergantung pada proses kerja manual. Anda hanya akan terus menerus mengejar ketertinggalan.

Terkadang Anda mungkin akan merasa seperti kalah dalam perlombaan, meskipun yang terjadi sesungguhnya tidaklah demikian. Dengan memanfaatkan kemajuan teknologi dan layanan hukum, dan dengan mengotomatisasi berbagai proses yang memungkinkan otomatisasi, Anda akan mampu memodernisasi cara untuk menjaga kebijakan Anda tetap relevan di seluruh perusahaan.

Sebagian besar perusahaan telah mengambil langkah untuk memastikan bahwa jadwal retensi arsip, yang sah secara hukum, menjadi inti dari usaha manajemen arsip dan informasi (RIM) mereka: Sebuah studi dari Cohasset pada tahun 2014 mengungkapkan bahwa 92 persen tenaga profesional manajemen arsip dan informasi (RIM) telah mengatur jadwal retensi mereka masing-masing.

Akan tetapi, jadwal tersebut tidak bekerja sesuai harapan: Dalam studi Cohasset tersebut, 88 persen dari tenaga profesional tersebut menyatakan bahwa jadwal yang telah mereka susun ternyata perlu diperbaiki.

Retensi Arsip Memiliki Tantangannya Tersendiri

Sama seperti karakter kartun yang menemui rintangan dalam perjalannya tersebut, proses menuju terlaksananya modernisasi retensi arsip pun penuh dengan rintangan (meski semoga tidak ada paron besi yang jatuh menimpa kepala Anda seperti yang sering terjadi di dalam kartun). Hal ini mungkin akan meliputi rintangan yang berupa:

• Kelebihan informasi. Volume informasi yang digunakan perusahaan Anda di seluruh wilayah penyebaran informasi akan terus meningkat setiap harinya, bersamaan dengan meningkatnya jumlah dan jenis sumber informasi.
• Perubahan aturan. Seperangkat peraturan dan regulasi yang terus-menerus berubah menyebabkan persyaratan yang harus dipenuhi menjadi lebih rumit.
• Hambatan internal. Menerapkan jadwal retensi ke sistem yang tepat—yang memungkinkan penerapan manajemen arsip—mungkin masih harus dilakukan dengan proses manual, yang mana ditandai dengan adanya sejumlah kesenjangan dan inkonsistensi.
• Kesenjangan komunikasi. Mengimplementasikan perubahan ke dalam suatu sistem, lalu kemudian memberikan panduan terkait perubahan tersebut kepada rekan kerja Anda, adalah proses yang berat dan seringkali harus dilakukan secara manual. Selain itu, tanggung jawab untuk melakukan kegiatan tersebut umumnya dibebankan kepada seseorang, satu tim, atau departemen tertentu yang ada dalam perusahaan.
• Pemberlakuan retensi arsip secara global mengharuskan Anda untuk mengakomodasi banyak peraturan dan regulasi di setiap negara atau wilayah tempat Anda menjalankan bisnis.

Empat Langkah menuju Modernisasi Retensi

Ketika sebuah industri melaksanakan otomatisasi—apakah itu otomatisasi pada proses kerja manufaktur di pabrik pembuatan mobil atau pabrik pembuatan bir, atau bahkan pada perusahaan taksi—hal itu telah menciptakan perubahan pada proses bisnis, mendorong terwujudnya kemajuan produk, penghematan biaya, efisiensi, dan produktivitas yang lebih besar.

Dengan mengikuti empat langkah menuju modernisasi berikut ini, program retensi Anda pun akan memberikan manfaat serupa (yang disertai dengan perasaan tenang karena Anda tahu bahwa Anda tetap mematuhi peraturan yang berlaku).

LANGKAH #1: PANTAU PERUBAHAN REGULASI SECARA TERATUR.

Saat aturan berubah, persyaratan retensi pun akan ikut berubah. Anda memerlukan metode tertentu untuk memperbarui pedoman retensi agar mampu menyesuaikan dengan perubahan pada undang-undang, sehingga perusahaan Anda dapat mempertahankan kepatuhannya.

LANGKAH #2: TERAPKAN JADWAL RETENSI PADA SISTEM YANG TEPAT.

Bagikan jadwal retensi arsip Anda secara sistematis dengan menggunakan sistem yang memungkinkan diterapkannya manajemen arsip di infrastruktur konten Anda. Untuk menghindari proses manual, pertimbangkan alternatif retensi berbasis cloud: Gunakan cloud sebagai repositori untuk jadwal dan pedoman retensi Anda. Kemudian, distribusikan jadwal dan pedoman retensi tersebut ke sistem konten yang tepat melalui interface Open API.

LANGKAH #3: KOMUNIKASIKAN DAN LAKUKAN PERUBAHAN SECARA TERATUR.

Memperbarui ketentuan retensi Anda sekali saja tidaklah cukup: Anda harus mendokumentasikan dan melacak perubahan secara berkelanjutan sehingga Anda dapat memenuhi syarat dan ketentuan audit dari auditor. Jika tidak, risiko ketidakpatuhan Anda akan meningkat. Jalankan semua sistem yang mendukung penerapan manajemen arsip secara bersamaan: Dengan demikian, Anda dapat menjamin bahwa kebijakan retensi Anda diterapkan secara konsisten pada informasi yang Anda miliki, terlepas dari format atau lokasi penyimpanannya.

LANGKAH #4: TERAPKAN PROGRAM RETENSI ANDA SECARA GLOBAL.

Anda tahu betapa sulitnya mengikuti regulasi pemerintah pusat dan daerah yang terus berubah. Jadi, dapat Anda bayangkan betapa besar tantangan yang harus dihadapi untuk memenuhi dan menjalankan syarat dan ketentuan retensi internasional. Fokuskan manajemen perubahan dan version control Anda dengan cara memulai dan mendukung pelaksanaan rangkaian diskusi kolaboratif antara semua pemangku kepentingan yang berurusan dengan informasi yang Anda miliki. Terlebih lagi, pastikan Anda telah membangun infrastruktur—baik dari segi teknis maupun sumber daya manusia—untuk mendukung retensi dan upaya manajemen arsip dan informasi (RIM) Anda.

Manajemen Arsip dan Informasi (RIM) dan Tata Kelola Informasi (IG): Delapan Langkah Penting untuk Membuat Kebijakan yang Baik

Kebijakan manajemen informasi perusahaan dapat menyediakan dukungan dan bantuan pada banyak elemen, mulai dari perbaikan alur kerja hingga perlindungan pada arsip perusahaan. Ikuti delapan langkah berikut untuk membuat dan menerapkan kebijakan RIM dan IG yang kuat (namun tetap memungkinkan untuk dilaksanakan).

Langkah Tambahan: Bekerja Samalah dengan Ahli Retensi

Dalam memodernisasi program retensi, Anda mungkin memerlukan keahlian dan sumber daya internal yang lebih banyak daripada yang Anda miliki saat ini. Sebagai contoh, pengkurasian perubahan hukum dan peraturan terbaru, dengan sendirinya, merupakan kegiatan yang memerlukan komitmen waktu yang sangat besar. Melalui kerja sama dengan mitra yang berpengalaman dalam bidang RIM dan memiliki pengetahuan yang memadai terkait perubahan kebijakan undang-undang pemerintah pusat dan daerah, Anda akan membuat program retensi Anda berjalan dengan lebih aman dan proaktif.

Jadi, perubahan apa yang dapat diberikan oleh program retensi yang baik pada proses manajemen arsip Anda yang panjang dan melelahkan? Sekarang, semakin cepat Anda bergerak, semakin banyak progres yang akan Anda ciptakan.

Apakah Anda punya pertanyaan tentang manajemen arsip dan informasi? Baca cerita lainnya terkait hal ini di Pusat Pengetahuan, atau hubungi tim Manajemen Informasi Iron Mountain. Anda akan terhubung dengan tenaga ahli produk dan layanan kami yang memiliki kecakapan untuk dapat membantu mengatasi tantangan yang Anda hadapi secara spesifik.