Membersihkan lingkungan kerja kantor dari arsip, rekaman kaset, dan aset IT yang tak terpakai merupakan langkah penting dalam mengoptimalkan ruang kerja dan meningkatkan efisiensi operasional. Berikut adalah manfaat dari tindakan tersebut:
- Optimasi Ruang Kerja: Dengan membersihkan arsip, rekaman kaset, dan aset IT yang tak terpakai, Anda dapat membebaskan ruang yang berharga di kantor. Hal ini dapat meningkatkan produktivitas dengan menyediakan lebih banyak ruang untuk karyawan bekerja atau untuk keperluan lainnya.
- Penyederhanaan Proses: Menghilangkan arsip dan aset IT yang tidak diperlukan mengurangi kebingungan dan kompleksitas dalam pengelolaan dokumen dan perangkat IT. Hal ini dapat membantu menyederhanakan proses kerja dan meningkatkan efisiensi operasional.
- Peningkatan Keamanan Data: Dengan menghapus arsip dan rekaman kaset yang tidak relevan, Anda dapat mengurangi risiko kebocoran data atau penyalahgunaan informasi yang tidak diinginkan. Ini membantu meningkatkan keamanan data dan privasi perusahaan.
- Kepatuhan Regulasi: Dengan membersihkan arsip dan rekaman kaset yang sudah tidak relevan, perusahaan dapat memastikan kepatuhan terhadap regulasi dan kebijakan privasi data yang berlaku. Ini mengurangi risiko pelanggaran regulasi dan sanksi yang mungkin timbul.
- Peningkatan Kinerja IT: Dengan menghapus aset IT yang tidak terpakai, tim IT dapat fokus pada pengelolaan dan pemeliharaan aset yang masih aktif dan penting. Ini dapat meningkatkan kinerja infrastruktur IT secara keseluruhan.
- Meningkatkan Fokus: Dengan menghilangkan gangguan dari arsip dan aset IT yang tidak diperlukan, karyawan dapat fokus pada tugas-tugas yang lebih penting dan strategis untuk bisnis.
Berkas yang tercampur aduk, arsip yang tidak terorganisir, dan kotak-kotak penyimpanan yang berisi informasi yang tidak lengkap bukan hanya mengganggu; tetapi juga merupakan beban yang meningkatkan biaya penyimpanan serta risiko pengungkapan dan litigasi.
Bagaimana jika Anda dapat merapikan berkas Anda yang tercampur aduk dan mengetahui mana saja yang harus disimpan, dihancurkan, didigitisasi, atau diberikan untuk divestasi, persoalan hukum, atau keperluan bisnis lainnya—dan melakukannya tanpa proyek penemuan yang rumit dan membutuhkan banyak tenaga?
Iron Mountain Smart Sort adalah solusi otomatis yang sederhana dan hemat biaya yang membantu Anda mengendalikan inventaris arsip Anda.
Atau Anda dapat memilih Iron Mountain Smart Reveal, solusi canggih yang membantu Anda mengatasi kotak-kotak penyimpanan yang berisi informasi yang tidak lengkap. Iron Mountain Smart Reveal menggabungkan metadata historis Anda dengan gambar bagian luar karton penyimpanan, ditambah tampak atas konten internalnya, sehingga Anda dapat mengambil keputusan disposisi dengan cepat dan aman.
