Ubah kantor Anda menjadi tempat kerja digital dan sentralisasikan akses ke informasi dengan mengkonversi dokumen dan menyimpan secara digital
Hubungi Kami
Apabila perusahaan Anda masih menggunakan dokumen kertas dan elektronik tanpa sistem yang menggabungkan kedua jenis informasi tersebut, Anda dan karyawan Anda butuh banyak waktu untuk mencari informasi yang dibutuhkan. Dokumen kertas juga susah dibagikan ke pekerja yang ada di tempat berbeda.
Ketika tempat kerja berbasis digital dan pengaturan kerja hybrid menjadi hal lazim di Indonesia, akses jarak jauh terhadap dokumen sangatlah penting untuk meningkatkan alur kerja dan efisiensi bisnis. Di sinilah layanan digitalisasi dokumen dari Iron Mountain dapat membantu.
Melalui keahlian jasa scanning dokumen (pemindaian) dan penyediaan infrastruktur penyimpanan cloud (penyimpanan awan) yang modern dan aman, kami membantu Anda menyimpan dan menemukan semua dokumen yang Anda perlukan dalam satu tempat.
Kami dapat membantu memprioritaskan dan mencapai tujuan Anda melalui serangkaian konversi backfile dan pemindaian untuk dokumen yang baru dibuat. Anda bahkan dapat mengalihkan surat fisik yang diterima perusahaan Anda ke fasilitas aman kami. Tim ahli kami akan menerima, membuka, dan memindai surat Anda.
Pemindaian akan dilakukan oleh penyedia yang telah Anda percayai dengan dokumen kertas Anda, dan dapat membantu Anda mengelola seluruh siklus hidup informasi untuk informasi fisik maupun digital. Anda akan dapat mengakses informasi secara terpusat, menghemat ruang kerja fisik, dan mempermudah penanganan serta penggunaan informasi.
Kita dapat:
Kami menawarkan:
Saat ini, organisasi perlu mempersiapkan masa depan digital yang dapat tumbuh menyesuaikan skala bisnis. Namun, banyak data penting mereka masih terkunci dalam dokumen fisik yang sulit diakses atau digunakan oleh karyawan. Pemindaian dengan penyimpanan digital yang aman membantu pelanggan kami:
AWalau 61,9% perusahaan berencana melakukan lebih banyak pekerjaan dari jarak jauh, baik saat ini maupun di masa mendatang, tenaga kerja hybriddan remote masih kesulitan mengakses dokumen dengan cepat dan aman. 1
Pelanggan melaporkan peningkatan kolaborasi yang menghemat waktu 26.000 jam per tahunnya. 2
Separuh perusahaan global berencana untuk mengurangi ruang kantor pada 2026; sebagian besar perusahaan berharap dapat mengurangi 10–20% ruang mereka. 3
Pelanggan melaporkan penghematan biaya penyimpanan sebesar $211.000 dalam kurun tiga tahun. 2
94% biaya tahunan guna menjaga kepatuhan habis untuk menutup ongkos tenaga kerja dalam pengelolaan dokumen dan data. 4
Pelanggan melaporkan peningkatan dalam keamanan dan proses kepatuhan; waktu yang dihabiskan untuk pekerjaan audit pun berkurang 25%. 2
Sebagian besar sistem konten (74%) tidak terhubung dengan lini bisnis lainnya. 5
Pelanggan melaporkan peningkatan efisiensi sebesar 55% terkait proses mendata dan memahami dokumen serta informasi. 2
Pekerja kantor menghabiskan antara 7,6 jam dan 12,5 jam per minggu untuk mencari informasi. 6
Pelanggan melaporkan waktu akses dokumen dan informasi menjadi 40% lebih cepat, serta peningkatan efisiensi dengan penghematan $3,1 juta dalam kurun tiga tahun. 2
Konsumsi kertas secara global telah meningkat empat kali lipat dalam 40 tahun terakhir. 7
Sources:
1 Squaretalk
2 Iron Mountain
3 CNN
4 National Bureau of Economic Research
5 Iron Mountain
6 Forbes
7 United States Environmental Protection Agency
Iron Mountain akan mengunjungi kantor atau lokasi Anda untuk mengambil berkas dokumen. Apabila Anda punya arsip fisik yang sudah disimpan di kami, gunakan alat pemesanan Iron Mountain online Anda untuk memilih dokumen yang ingin Anda pindai (scan) atau citrakan.
Dokumen akan dibawa ke pusat tempat scanning dimana dokumen kertas akan dipersiapkan untuk di scan. Setelah itu, tenaga ahli kami akan memulai scanning, pencitraan digital, dan dokumen akan di digitalisasi (di konversi dari format fisik ke digital). Setelah scan selesai, kami akan mengembalikan dokumen tersebut ke lokasi penyimpanan aslinya. Selanjutnya kami akan mengecek kualitas scanning, mengindeks dokumen yang ada, dan memverifikasi kelengkapan informasi.
Saat semua proses tersebut selesai, teknologi pengenalan karakter optik (OCR - Optical Character Recognition) akan membantu sistem kami untuk mengenali dan merekam konten dari dokumen yang sudah dikonversi. Tujuannya agar Anda dapat dengan mudah menemukan informasi dari dokumen yang sudah di scan melalui fitur pencarian di platform berbasis online - Iron Mountain ConnectTM. Dokumen yang sudah dikonversi atau di digitalisasi akan disimpan di penyimpanan cloud yang aman.
Langkah terakhir adalah bagi kami untuk mengintegrasikan dokumen Anda yang sudah dalam format digital (contohnya dokumen dalam penyimpanan cloud Anda, atau sistem manajemen konten (ECMS) perusahaan), kedalam penyimpanan cloud yang sama dengan dokumen yang telah di digitalisasi. Hasil dari semua kegiatan ini adalah satu tempat penyimpanan aman yang menyimpan semua dokumen Anda lengkap dengan fitur pencarian, akses kontrol sesuai pengguna, dan akses tersentralisasi melalui platform Iron Mountain ConnectTM.
Andalkan ahli pemindaian Iron Mountain kami yang telah memiliki pengalaman, proses, dan infrastruktur untuk memindai, mengindeks, dan memastikan kontrol kualitas sesuai dengan kebutuhan Anda. Lihat lebih dekat cara memperoleh visibilitas yang baik terhadap informasi Anda, dan pelajari lebih lanjut tentang cara mengubah akses data Anda.
Lihat diagram dibawah ini untuk ilustrasi:
Satukan informasi fisik dan digital Anda dengan Iron Mountain InSight® Digital Experience Platform (DXP). InSight DXP berkembang seiring bisnis Anda, menawarkan platform komprehensif yang memungkinkan Anda turut memperluas kemampuan saat persyaratan Anda berubah, termasuk kemampuan untuk meningkatkan penyimpanan digital, jumlah pengguna, dan fungsionalitas, seperti otomatisasi alur kerja.
Jika pemahaman Anda tentang "tempat kerja digital" berbeda dengan apa yang ada satu atau dua tahun yang lalu, maka sepertinya Anda berada di perusahaan yang bagus.
Perwujudan transformasi digital adalah prioritas utama di seluruh dunia, dan para pemegang tampuk kepemimpinan di perusahaan menggunakan wawasan dari kecerdasan buatan (AI) untuk meningkatkan pengambilan keputusan dan meningkatkan layanan pelanggan.
Iron Mountain® Workflow Automation mengganti tugas yang berpusat pada email dengan proses digital yang aman dan mudah dikelola.
Iron Mountain® Backfile Scanning memberikan proses yang cepat, efisien, dan mematuhi perlindungan data (GDPR), yang mengonversi berkas cetak peninggalan dan catatan yang ditulis tangan menjadi arsip digital untuk diunggah melalui SFTP ke dalam sistem pengelolaan dokumen dewan.
Pelajari bagaimana layanan ruang surat digital yang cerdas memungkinkan Anda dengan mudah dan cepat mencari surat Anda yang telah didigitalisasi dari satu lokasi sentral yang aman sambil meningkatkan kolaborasi melalui kemampuan alur kerja persetujuan.
Video - Solusi Scan And Store Iron Mountain
