Seorang wanita sedang mengelola manfaat transformasi digital untuk kemajuan perusahaan

Transformasi digital dalam bisnis: arti, fungsi, manfaat, dan tahapannya

Arti transformasi digital bagi perusahaan dalam mengelola aset penting dalam lingkungan hybrid fisik dan digital

Transisi dari fisik menjadi digital dalam kerangka aset terpadu, mengonversi arsip dan data yang tidak terstruktur menjadi terstruktur, dan menemukan wawasan berharga melalui otomatisasi.

Transformasi digital adalah proses di mana sebuah organisasi atau perusahaan mengadopsi teknologi digital untuk mengubah cara mereka beroperasi, berinteraksi dengan pelanggan, dan menciptakan nilai baru dalam bisnis mereka. Ini melibatkan integrasi teknologi transformasi digital dalam semua aspek bisnis, mulai dari manajemen internal, proses operasional, hingga pengalaman pelanggan. Fungsi transformasi digital bukan hanya tentang mengadopsi teknologi baru, tetapi juga tentang mengubah budaya organisasi, proses bisnis, dan model operasional agar lebih adaptif, responsif, dan inovatif dalam era digital ini.

Ada begitu banyak aspek dalam transformasi digital dan setiap perjalanan transformasi memiliki keunikannya tersendiri sesuai industri, maksud, dan tujuan Anda. Namun, ada alasan umum yang memaksa terjadinya perubahan, misalnya ketidakefisienan yang disebabkan oleh silo data yang menyebabkan potensi kurangnya tata kelola dan ketidakmampuan untuk memanfaatkan wawasan berharga agar tetap kompetitif, memastikan semua informasi berharga dikonversi dari kertas menjadi digital agar dapat diakses dan digunakan dengan optimal, dan memungkinkan kerja tanpa penggunaan kertas di lingkungan yang semakin hybrid.

Singkatnya, jika Anda berinvestasi dalam transformasi digital, Anda akan dapat mengakses informasi dari berbagai sumber fisik atau digital dan dengan berbagai media, mengelola data dan informasi Anda secara konsisten untuk memperkecil risiko internal dan eksternal, membuat informasi yang tidak terstruktur menjadi terstruktur untuk mengoptimalkan nilainya, dan memberdayakan karyawan Anda untuk mencapai tujuan bisnis Anda.

Jelajahi layanan kami

Scanning Dokumen (Pemindaian), Pencitraan Digital, dan Penyimpanan Dokumen

Jasa untuk scan dokumen, digitalisasi dari kertas ke digital, pencitraan dokumen, dan penyimpanan dokumen di cloud untuk akses lebih mudah di tempat kerja.

InSight Intelligent Document Processing

Manfaatkan pemrosesan dokumen secara cerdas dan otomatisasi alur kerja Iron Mountain untuk mengotomatiskan alur kerja back office, mengurangi beban IT, menghindari Capital Investment, serta mengurangi biaya pengoperasian.

Penyortiran arsip dengan cerdas (Smart Sort)

Kami membenahkan dan menyortir file dan arsip Anda tanpa perlu banyak tenaga

Jadi, mengapa banyak perusahaan belum sepenuhnya menerapkan hal ini?

Banyak perusahaan mengira bahwa mereka sudah berada di jalur yang tepat menuju strategi transformasi digital. Akan tetapi, ternyata ada beberapa area yang belum tersentuh ketika para pimpinan melaksanakan inisiatif ini.

Di bawah ini, kami telah merangkum lima langkah penting yang harus dilakukan agar tim Anda sepenuhnya terlibat dalam proses transformasi digital.

Lima tahapan strategis menuju transformasi digital

Untuk mendapatkan manfaat penuh transformasi digital, Anda perlu membangun fondasi yang baik. Di sini kami membahas logika di balik setiap tahapan transformasi digital:

Tahapan transformasi digital dalam bisnis. Pertama, identifikasi dokumen fisik yang perlu didigitisasi, dimusnahkan, atau disimpan. Kedua, kurangi penggunaan kertas setelah digitisasi. Ketiga, simpan dokumen digital di repositori aman dan relevan seperti penyimpanan cloud. Keempat, otomatisasi kolaborasi dan alur kerja berbasis dokumen. Kelima, manfaatkan transformasi digital dalam penggunaan data-data penting untuk mengidentifikasi pola dan tren.

Langkah 5 - Manfaatkan transformasi digital dalam penggunaan data-data penting untuk mengidentifikasi pola dan tren.
Langkah 4 - Otomatisasi kolaborasi dan alur kerja berbasis dokumen.
Langkah 3 - Simpan dokumen digital di repositori aman dan relevan seperti penyimpanan Cloud.
Langkah 2 - Kurangi penggunaan kertas setelah digitisasi.
Langkah 1 - Identifikasi dokumen fisik yang perlu didigitisasi, dimusnahkan, atau disimpan.

Langkah 1 - Identifikasi

Tidak semua berkas perlu didigitisasi. Memindai semua berkas begitu saja tidak akan menyelesaikan akar masalah untuk memahami berkas apa saja yang tim Anda miliki, masa retensinya, dan seberapa pentingnya bagi bisnis Anda. Dengan mengidentifikasi berkas mana saja yang harus dipindai, disimpan, atau dihancurkan, Anda akan menghemat waktu dan biaya tim Anda.

Apakah Anda berada pada tahap ini?

Proses identifikasi data oleh seorang karyawan merupakan strategi transformasi digital

Penataan arsip lama: bekerjasamalah dalam melaksanakannya

Kami mengerti bahwa jumlah arsip yang Anda simpan akan terus bertambah setiap harinya dan pada akhirnya menjadi tak terkendali.

Seorang pria sedang membawa dokumen fisik dan dokumen digital dalam sebuah gadget yang merupakan proses transformasi digital dari dokumen fisik beralih ke dokumen digital

Langkah 2 - Digitisasi

Melalui proses digitisasi dokumen, Anda memperluas aksesibilitas dan meningkatkan produktivitas dalam proyek pekerjaan Anda. Saat ini, dan mungkin di masa depan, karyawan akan bekerja secara hybrid. Hal ini berarti terjadi percampuran berkas fisik dan digital sehingga mengakibatkan kurangnya aksesibilitas yang kemudian berdampak pada produktivitas

Belum yakin bagaimana memulai digitisasi? Baca berikut ini:

Panduan dasar digitisasi untuk manajemen arsip dan informasi

Bagaimana panduan program digitisasi membantu anda merencanakan, melaksanakan, dan memperbaiki manajemen arsip perusahaan anda

Memahami tempat kerja kantor digital

Jika pemahaman Anda tentang "tempat kerja digital" berbeda dengan apa yang ada satu atau dua tahun yang lalu, maka sepertinya Anda berada di perusahaan yang bagus.

Langkah 3 - Simpan

Agar tidak menghabiskan waktu berjam-jam untuk mencari berkas di lemari arsip, simpanlah informasi Anda dalam repositori penyimpanan digital yang mudah diakses, terpusat, aman dan mampu menghadapi situasi di masa depan yang tidak dapat diprediksi. Dengan menyingkirkan penyimpanan fisik yang tidak diperlukan, Anda akan memiliki lebih banyak opsi untuk membuat ruang kerja yang fleksibel.

Seorang pria sedang mengakses komputer dan mempelajari cara kerja transformasi digital dalam menyimpan file

Platform penyimpanan cloud yang fleksibel; temukan penyimpanan yang tepat untuk tim Anda di sini:

Mempercepat digitisasi dan meningkatkan aksesibilitas dengan penyimpanan digital

Permudah akses informasi anda dengan memindahkannya ke penyimpanan cloud

Solusi scan and store iron mountain

Video - Solusi Scan And Store Iron Mountain

Salah satu tahapan transformasi digital adalah otomasi. Memindahkan semua arsip fisik ke arsip digital

Langkah 4 - Otomatisasi

Saat ini tim Anda dapat mengotomatiskan alur kerja untuk proses yang berbasis dokumen, yang menghilangkan tugas-tugas repetitif yang memakan banyak waktu sehingga tim Anda dapat mengerjakan pekerjaan lain yang lebih penting. Dengan demikian, produktivitas akan meningkat dan ada lebih banyak kesempatan untuk bertukar pikiran mengenai ide-ide baru.

Efektifkan waktu tim Anda melalui otomatisasi. Pelajari lebih lanjut di sini:

Temukan nilai dari informasi yang anda miliki

Tonton video kami untuk mempelajari lebih lanjut tentang bagaimana Menemukan Nilai dari Informasi yang Anda Miliki

Langkah 5 - Manfaatkan

Dengan mendigitisasikan berkas Anda dan menerapkan analitik tingkat lanjut, tim Anda dapat mengidentifikasi pola, tren, dan informasi penting lainnya. Jadi, berkonsultasilah dengan kami sebelum Anda menyelami transformasi digital. Kami dapat membantu Anda melindungi dan memanfaatkan nilai aset fisik dan digital Anda apa pun formatnya, dan memberikan pedoman untuk menjadi perusahaan yang bertransformasi dan terpadu sepenuhnya.