Penataan arsip lama: bekerjasamalah dalam melaksanakannya

Author: Andrew Kern

Kami mengerti bahwa jumlah arsip yang Anda simpan akan terus bertambah setiap harinya dan pada akhirnya menjadi tak terkendali. Untuk bisa mengetahui arsip apa saja yang ada dalam penyimpanan dan mana yang harus dipertahankan, dimusnahkan, atau didigitisasi adalah upaya yang menghabiskan waktu dan tenaga.

Tanpa proses dan pengaturan yang tepat, Anda akan mudah sekali menyimpan berkas tanpa memperhatikan signifikansinya, yang pada akhirnya akan sulit untuk menyesuaikan dengan Tata Kelola Informasi dan tujuan perusahaan Anda. Sehingga pada akhirnya akan terjadi:

• Peningkatan biaya
• Terjadinya risiko kepatuhan yang tidak diinginkan
• Hilangnya produktivitas karena buruknya visbilitas penyimpanan arsip Anda

Jadi, masalah apa yang sebenarnya dihadapi oleh para tenaga profesional Manajemen Arsip dan Informasi (RIM)?

Menyortir ribuan kotak penyimpanan yang berisi bermacam-macam jenis berkas bukanlah tugas yang mudah, dan menjadi semakin sulit karena rumitnya aturan retensi yang berdasarkan pada kategori kegiatan bisnis. Sering kali, manajer RIM menangani semua proses ini sendiri dengan anggaran, sumber daya, dan dukungan yang terbatas.

Dalam mencapai tujuan Anda, semuanya mungkin terlihat mudah untuk dilakukan sendiri, tetapi anda mungkin saja menghadapi tantangan berat dalam pelaksanaannya, termasuk:

Menumpuknya berbagai berkas yang mungkin tidak diperlukan. Menyimpan berkas tanpa batas waktu mungkin terlihat sebagai solusi yang mudah ketika Anda dihadapkan dengan tugas berat untuk mengatur penyimpanan arsip Anda. Tapi kemudian Anda harus mempertimbangkan tingginya biaya penyimpanan tahunan yang harus dihabiskan dan fakta bahwa sistem manajemen penyimpanan arsip Anda masih jauh tertinggal. Menyimpan berkas tanpa melakukan pemilahan akan mengakibatkan meningkatnya kompleksitas, kemungkinan terjadinya risiko yang tidak diinginkan, dan kesulitan dalam memenuhi persyaratan retensi arsip yang terus berkembang.

Kehabisan akal dan akhirnya menyerah. Bayangkan bagaimana kewalahannya Anda jika harus meninjau ribuan atau puluhan ribu kotak berisi berkas-berkas. Proses mengambil kotak penyimpanan arsip, peninjauan setiap berkas, dan pengambilan keputusan disposisinya pun membutuhkan sumber daya yang tidak sedikit. Dapat dimengerti jika tim RIM mungkin frustrasi saat harus melakukan semuanya sendiri, hingga akhirnya semua proses berhenti di tengah jalan—atau bahkan berhenti sebelum benar-benar dimulai.

Bersusah payah untuk melakukan peninjauan manual dan pengambilan keputusan yang tepat. Bayangkan jika Anda harus menelusuri setiap berkas yang ada dalam penyimpanan arsip Anda dan harus membuat keputusan yang tepat dan dapat dipertanggungjawabkan tentang arsip manakah yang harus disimpan, dimusnahkan, atau didigitisasi. Tanpa bantuan teknologi dan proses otomatis, tim Anda akan kesulitan dan harus menghabiskan waktu yang sangat lama untuk menyelesaikan pekerjannya.

Daripada melakukan semua pekerjaan tersebut sendiri, akan lebih baik jika anda melakukannya bersama mitra yang memiliki teknologi, proses yang dapat diandalkan dan diulang, dan keahlian yang mumpuni untuk membantu Anda mengatur inventarisasi arsip Anda.