Contoh Transformasi Digital: Studi Kasus Perusahaan Asuransi Achmea dan Lainnya

Sebuah Contoh Nyata tentang Bagaimana Iron Mountain Membantu Sebuah Perusahaan Asuransi Bernama Achmea untuk Meningkatkan Efisiensi dan Pengalaman Pelanggannya dengan Melakukan Transformasi Digital

"Pada awalnya, hubungan kami dengan Iron Mountain hanya sebatas untuk keperluan operasional, namun kini kami telah menjalin hubungan yang teknikal dan strategis. Mereka membantu kami melakukan transisi ke proses kerja digital dan membantu kami meraih tujuan untuk menjadi sebuah perusahaan yang berkelanjutan dan ramah lingkungan"

Eric van der Heiden, Manager Content and Output Services, Achmea

Tantangan

Achmea, sebuah perusahaan asuransi terkemuka, berkeinginan untuk mempercepat proses transisi arsip-arsip yang dimilikinya ke dalam bentuk digital, demi mengakomodasi perubahan yang terjadi pada perilaku pelanggannya. Prioritas utamanya adalah melindungi data-data rahasia sesuai dengan ketentuan hukum dan industri, sekaligus mengurangi arsip fisik mereka yang jumlahnya sangat banyak serta membuat informasi yang dimilikinya dapat dengan mudah diakses oleh para pelanggan dan staf mereka.

Solusi

Proses Manajemen Informasi Arsip Iron Mountain mencakup langkah pemindahan, pencatatan, dan penyimpanan arsip-arsip fisik Achmea ke dalam sebuah fasilitas penyimpanan offsite yang aman. Berkas-berkas yang ada dipindai agar dapat diunduh atau dipesan secara online melalui portal Iron Mountain Connect™ untuk dikirimkan keesokan harinya. Layanan Image on Demand menawarkan pemindaian untuk dokumen-dokumen yang sering digunakan dengan model bayar sesuai pemakaian (pay-as-you-go).

Hasil

Kemitraan strategisnya dengan Iron Mountain membantu Achmea dalam menjalani proses transformasi digitalnya. Transformasi digital sebuah perusahaan asuransi mampu membantu mereka mengurangi arsip fisik yang ada dalam penyimpanan, memangkas biaya dan meningkatkan efisiensi. Dengan kemudahan akses informasi yang mereka peroleh, Achmea dapat melayani pelanggannya dengan lebih efektif: secara aman, teratur dan berkelanjutan.

Outsourcing: Opsi Terbaik untuk Mengelola Arsip Fisik

"Untuk dapat menjalankan akvititas bisnis kami, kami memerlukan data pelanggan yang mudah diakses, aman dan sesuai dengan ketentuan hukum. Keahlian dan sumber daya yang dimiliki Iron Mountain adalah hal yang sangat diperlukan untuk dapat mewujudkan hal itu."

Eric van der Heiden, Manager Content and Output Services, Achmea

Memastikan Kepatuhan Sekaligus Memitigasi Risiko

Melindungi aset-aset penting

Sebagai perusahaan asuransi terbesar di Belanda, Achmea menyediakan polis kesehatan, jiwa, dan non-jiwa kepada 10 juta pelanggannya. Sebagai perusahaan yang telah berdedikasi selama lebih dari 200 tahun untuk membantu orang-orang mengelola risiko mereka, mereka telah melewati berbagai proses penting yang mencakup sejumlah merger dan akuisisi di masa lalu yang menghasilkan arsip dan dokumen dalam jumlah yang amat besar. Dengan begitu banyaknya kotak penyimpanan berkas yang harus diklasifikasikan dan disimpan, Achmea tidak memiliki ruang atau sumber daya yang memadai untuk menangani proses transformasi digitalnya secara internal. Itulah mengapa tiga puluh tahun yang lalu perusahaan ini memutuskan untuk mengalihkan penanganan manajemen arsip statisnya ke Iron Mountain dan, untuk selama lima belas tahun sampai saat ini, juga manajemen arsip dinamisnya. Ini adalah tugas besar yang mengharuskan kami untuk mematuhi hukum dan peraturan dengan saksama, terutama yang terkait dengan keamanan informasi. Pemusnahan dokumen pun menciptakan kompleksitas dalam bentuk lain. Contohnya, dokumen legal harus disimpan selama tujuh tahun setelah meninggalnya penerima polis terakhir, itulah sebabnya mengapa transformasi digital perusahaan asuransi ini bukanlah tugas yang mudah.

Kelancaran alur operasional

Berkas kertas diambil dari kantor Achmea, lalu dicatat dan diberi barcodeuntuk memudahkan pelacakan, dan kemudian disimpan di fasilitas Iron Mountain yang aman. Berkas yang dipesan oleh Achmea melalui portal Iron Mountain Connect kemudian diambil untuk dikirim keesokan harinya. Ketika berkas tiba di perusahaan, tim internal memindai dan menyerahkan berkas tersebut dalam format digital kepada pihak yang memintanya. Departemen yang menangani urusan pensiun juga menggunakan layanan Image on Demand, di mana Iron Mountain memindai dan menyediakan dokumen yang diminta untuk dapat diunduh.

Akan tetapi, saat ini pola interaksi pelanggan telah mengalami perubahan. Aplikasi seluler, media sosial, dan situs web perusahaan perlahan-lahan menggantikan telepon dan metode komunikasi berbasis kertas. Hal ini menghasilkan jenis data yang berbeda, dari yang berupa gambar hingga rekaman pesan, yang kesemuanya juga harus diarsipkan.

Menyorot Indonesia: Dampak Transformasi Digital untuk Perusahan di Indonesia

Tidak hanya perusahaan di luar negeri yang mendapatkan manfaat dari transformasi digital. Transformasi digital membawa dampak signifikan bagi perusahaan dan industri di Indonesia juga, mulai dari peningkatan efisiensi operasional hingga pengurangan biaya. Dengan digitalisasi, perusahaan dapat mengotomatisasi berbagai proses bisnis, mengurangi kebutuhan akan tugas-tugas manual yang memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan manusia. Selain itu, digitalisasi memungkinkan pengelolaan data yang lebih efektif, meningkatkan akurasi dan kecepatan dalam pengambilan keputusan strategis.

Di sisi lain, manfaat transformasi digital pada perusahaan dapat menghemat biaya dengan mengurangi penggunaan kertas dan kebutuhan penyimpanan fisik dokumen. Transformasi digital juga membuka peluang untuk inovasi produk dan layanan baru, meningkatkan daya saing di pasar yang semakin terhubung. Di industri perbankan, misalnya, layanan perbankan digital memungkinkan nasabah melakukan transaksi kapan saja dan di mana saja, meningkatkan kepuasan dan loyalitas pelanggan. Dalam skala yang lebih luas, digitalisasi mendukung keberlanjutan dengan mengurangi jejak karbon perusahaan melalui pengurangan penggunaan sumber daya alam.

Namun, tantangan seperti keamanan data dan kebutuhan akan pengembangan keterampilan digital juga muncul, memerlukan perhatian khusus dari manajemen. Secara keseluruhan, transformasi digital memberikan fondasi bagi pertumbuhan dan adaptasi di era teknologi yang terus berkembang. 

Contoh Transformasi Digital di Berbagai Industri di Indonesia

Berikut adalah beberapa contoh transformasi digital di Indonesia yang telah mengurangi penggunaan kertas, dan beralih ke sistem digital:

Industri finansial dan perbankan

Berbagai bank telah beralih ke layanan perbankan digital yang mengurangi kebutuhan akan transaksi berbasis kertas. Ada juga yang memperkenalkan teknologi seperti e-Statement dan e-Billing untuk mengurangi penggunaan kertas dalam komunikasi dengan nasabah.

Industri telekomunikasi

Perusahaan telekomunikasi mengadopsi sistem manajemen dokumen elektronik untuk pengelolaan arsip dan data, serta penggunaan aplikasi mobile untuk karyawan dalam melakukan berbagai tugas administratif tanpa kertas.

Industri minyak dan gas

Beberapa perusahaan mengimplementasikan sistem Enterprise Resource Planning (ERP) yang memungkinkan digitalisasi proses bisnis internal, termasuk manajemen inventori, keuangan, dan sumber daya manusia, yang sebelumnya banyak menggunakan dokumen kertas.

Industri penerbangan

Berbagai maskapai penerbangan telah melakukan digitalisasi proses check-in dan boarding melalui aplikasi mobile dan kios check-in otomatis di bandara. Mereka juga menerapkan e-ticketing dan digital boarding pass, yang mengurangi kebutuhan cetak tiket dan dokumen perjalanan.

Industri ritel dan FMCG (bahan konsumsi)

Perusahaan-perusahaan mengimplementasikan sistem digital untuk manajemen rantai pasok dan logistik, serta platform digital untuk manajemen hubungan pelanggan (CRM) dan pengelolaan data karyawan.

Industri teknologi

Banyak perusahaan teknologi sejak awal sudah menerapkan sistem digital untuk operasionalnya, termasuk dalam manajemen pesanan, pembayaran, dan komunikasi dengan mitra dan pelanggan, yang semuanya dilakukan melalui aplikasi tanpa penggunaan kertas.

Transformasi digital di Indonesia pada perusahaan atau industri ini tidak hanya meningkatkan efisiensi operasional, tetapi juga membantu mengurangi dampak lingkungan dengan mengurangi penggunaan kertas. Apabila Anda siap melaksanakannya di perusahaan Anda, kami dapat membantu. Lihat berbagai jasa layanan kami disini.