Solusi Pemrosesan Faktur/Invoice

Otomatiskan pemrosesan faktur/invoice Anda

Tantangan

Bagi para profesional (accounts payable/AP), efisiensi dan akurasi adalah hal yang amat penting. Anda perlu memproses faktur/invoice dengan cepat, mengirimkan pembayaran dengan segera, dan mengelola keduanya untuk mengoptimalkan arus kas—sekaligus menghindari kesalahan yang dapat memberikan dampak jangka panjang pada bisnis. Namun, dengan faktur/invoice kertas dan digital yang dikirimkan ke beberapa lokasi dan kotak masuk, efisiensi dan akurasi menjadi tantangan yang cukup berat.

Dampak

Jika Anda memiliki faktur/invoice di beberapa kotak masuk email, lemari arsip, hard drive, alat berbagi data, dan lainnya, Anda telah menyia-nyiakan kekuatan teknologi yang dapat membantu Anda melakukan pekerjaan secara lebih efisien dan akurat. Sebanyak 70% perusahaan masih menerima faktur/invoice dalam bentuk kertas.¹ Mencari dan meninjau ratusan lembar kertas secara manual untuk dicocokkan dengan faktur/ invoice pembayaran dapat menyebabkan keterlambatan pembayaran yang bisa merusak hubungan dengan pemasok dan peringkat utang perusahaan Anda.

Memasukkan data secara manual dari faktur/ invoice berbentuk kertas menimbulkan risiko kesalahan manual atau hilangnya faktur. Pembayaran ganda saja bisa merugikan perusahaan Anda mulai dari 0,8% hingga 2% dari total pembayaran.² Kesalahan input sederhana juga dapat menyebabkan pembayaran berlebih, pembayaran terlewat, dan pembayaran terlambat, yang akan membuka pintu penipuan.

Inefisiensi memperlambat proses pembayaran dan menimbulkan biaya yang tidak perlu. Pemrosesan faktur/invoice secara manual rata-rata memerlukan waktu 17 hari kerja.³ Menurut SAP Concur, biaya rata-rata untuk memproses satu faktur/ invoice secara manual di wilayah Asia- Pasifik adalah sekitar US$12,90. Makin banyak faktur/invoice yang harus ditangani, makin tinggi biaya tersebut.⁴

Bagaimana jika Anda bisa

Mengotomatiskan pemrosesan faktur/invoice dengan Pemrosesan Faktur Iron Mountain untuk mengatasi tantangan dalam:

1. Memusatkan entri faktur/invoice di seluruh faktur fisik dan email.
2. Memanfaatkan kemampuan kecerdasan buatan (AI) dalam pengambilan data cerdas untuk mengekstrak data faktur/ invoice dari catatan kertas maupun digital guna mengurangi tugas dan kesalahan manual.
3. Mengotomatiskan alur kerja proses, mengintegrasikan catatan faktur/invoice pemasok dengan data pengadaan, serta memberdayakan pembuat keputusan.

Pemrosesan Faktur/ invoice Iron Mountain

Solusi Pemrosesan Faktur/Invoice Iron Mountain mampu menyederhanakan proses AP, mulai dari entri hingga faktur/invoice diposting ke satu platform yang terpadu, otomatis, serta aman, sehingga ideal bagi pemimpin keuangan yang ingin mengurangi beban kerja operator AP dan kesalahan pemrosesan.

Pemrosesan Faktur/Invoice Iron Mountain dibuat di InSight® Digital Experience Platform (DXP) Iron Mountain, yaitu solusi software as a service (SaaS) low code yang dapat diukur. Solusi ini akan meningkatkan kemampuan manajemen informasi sekaligus mendorong otomatisasi tugas manual dalam ekosistem AP saat ini melalui konektor, alur kerja, jenis dokumen, metadata, aturan retensi, dan peringatan AI bawaan.

Iron Mountain, sebuah bisnis global khusus penyimpanan, perlindungan, serta manajemen informasi dan aset, mampu menghadirkan solusi dengan manajemen konten fisik dan digital yang komprehensif, AI, otomatisasi alur kerja, juga kemampuan tata kelola informasi di satu platform terpadu untuk membantu Anda:

• Memusatkan manajemen faktur/invoice di seluruh format fisik dan email: Anda dapat mendigitalkan faktur/invoice Anda sendiri, atau Iron Mountain dapat mengambil dan mendigitalkannya untuk Anda. Pemasok juga dapat mengirimkan faktur/invoice ke kotak masuk khusus email AP. Solusi kami menyediakan satu tempat penyimpanan untuk catatan fisik dan digital.
• Mengotomatiskan penangkapan data menggunakan solusi dengan kemampuan pemrosesan dokumen cerdas (IDP): Solusi akan mengekstrak serta mengindeks judul faktur/invoice dan data item baris secara otomatis, menghasilkan catatan digital yang lengkap sehingga operator AP tidak perlu memasukkan data secara manual.
• Menghubungkan data di berbagai platform: Integrasi dengan sistem pengadaan saat ini akan menghubungkan informasi untuk menguraikan silo informasi. Kami menggunakan data pengadaan untuk mengotomatiskan pencocokan pesanan pembelian (PO) dan penanganan pengecualian.
• Memungkinkan akses kapan saja, di mana saja: Pengguna sah dapat dengan mudah mengakses dan mencari faktur pada platform ECM aman kami melalui satu portal berbasis web, mendapatkan pemberitahuan tentang aturan penanganan eksepsi, dan membagikan serta memproses ulang faktur/invoice yang ditolak dengan vendor.
• Melindungi bisnis Anda: Rantai pengawasan yang dapat diaudit, penyimpanan aman, enkripsi data, pembatasan akses, dan izin berbasis peran menjaga data tetap aman. Platform konten kami sesuai dengan standar industri dan kebijakan penyimpanan data, serta menyediakan kemampuan yang membantu Anda merespons permintaan audit dan pencarian.
• Mengelola seluruh siklus hidup: Iron Mountain dapat menyingkirkan catatan fisik dengan cara menyimpan atau menghancurkannya dengan aman atau mengembalikannya kepada Anda.

Hasilnya dapat memberikan dampak signifikan pada keuntungan Anda karena membantu Anda:

• Membuat pemrosesan faktur/invoice lebih transparan: Melihat, mengelola, dan memproses faktur/invoice secara terpusat dari satu portal yang mudah digunakan. Lihat penanganan setiap faktur/invoice dan ke mana pembayaran Anda ditujukan hanya dengan satu klik.
• Meningkatkan akurasi: Mengekstrak informasi faktur/invoice secara otomatis dan memasukkannya ke dalam alur kerja agar terhindar dari kesalahan akibat entri data secara manual. Mengurangi atau menghilangkan risiko salah menempatkan atau salah menangani faktur/invoice.
• Meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya: Digitalisasi dan otomatisasi alur kerja membuat pemrosesan faktur/invoice menjadi begitu cepat karena Anda dapat menyortir dan menata faktur/invoice hanya dengan beberapa klik. Anda juga akan menghemat waktu dan tenaga kerja pada saat tutup buku bulanan.

1 CPA Practice Advisor, 7 Ways Intelligent Document Processing Helps Accounting, Juli 2022.
2 Office of the Washington State Auditor, Paying vendors twice is a problem. SAO offers tips to prevent duplicate payments, Februari 2022.
3 CXOtoday, The need for Automated Invoicing solution in Expense Management function, April 2023.
4 The Federal Reserve, Modernizing B2B Payments: The Time for Digitalization is Now, diakses Mai 2023.