Dapatkan kendali atas inventaris catatan dan manajemen  arsip Anda dengan Smart Sort dari Iron Mountain Indonesia.

Penataan Arsip dan Informasi

Smart Sort - Jasa Pemilahan, Penataan, dan Manajemen Arsip

Memilah, menata, dan mengelola dokumen dengan praktis

Kuotasi

Memilah, Mengklasifikasi, dan Menata Arsip yang Bercampur Baur

Dokumen yang bercampur baur dan arsip yang tidak teratur cenderung menyebabkan masalah. Keberadaan arsip yang berantakan merupakan beban yang dapat menambah biaya penyimpanan, meningkatkan risiko litigasi, dan menghambat alur informasi yang penting.

Namun bagaimana jika Anda dapat memilah dan menata arsip tersebut secara efisien? Bayangkan jika Anda bisa punya sistem pengelolaan dan manajemen arsip untuk mengetahui dokumen apa saja yang ingin dipertahankan, dimusnahkan, dan disimpan secara digital, atau mengambil dokumen tersebut untuk divestasi, masalah hukum, atau kebutuhan bisnis lainnya? Dan bagaimana jika Anda dapat melakukannya tanpa memerlukan proses yang kompleks dan banyak tenaga kerja?

Semua ini dapat dilakukan dengan Iron Mountain Smart Sort. Smart Sort adalah jasa pengelolaan arsip melalui prosedur yang simpel dan hemat biaya untuk membantu Anda mengendalikan inventaris arsip Anda.

Iron Mountain Smart Sort

Bagaimana Cara Kerja Sistem Pengelolaan Arsip Iron Mountain Smart Sort

Proses Smart Sort akan memilah arsip dan mengklasifikasi dokumen Anda menggunakan sistem barcode / nomor ID. Dokumen lalu ditata dan disimpan berdasarkan pemenuhan syarat pemusnahan, jenis arsip, status arsip, identifikasi khusus, dan/atau ketentuan sesuai kebutuhan Anda.

Pelajari Lebih Lanjut Tentang Smart Sort
Pertanyaan yang Sering Diajukan
How Iron Mountain Smart Sort works

Manfaat Manajemen Arsip dengan Iron Mountain Smart Sort

    Visibilitas maksimal akan inventaris arsip dan klasifikasi dokumen

    Menemukan arsip lebih cepat dan tepat.

    Membuat keputusan yang tepat terkait arsip mana yang dipertahankan, dimusnahkan, atau didigitalkan.

    Mengurangi biaya dan risiko penyimpanan arsip  

    Mendukung rekonfigurasi dan penutupan kantor

    Mempercepat transformasi digital  

    Mengarahkan merger, akuisisi, dan divestasi secara cepat.


Hubungi Kami untuk Mengetahui Lebih Lanjut

Prosedur pengelolaan untuk segala jenis arsip

Manajemen arsip adalah proses memilah, menata, dan menyimpan arsip sesuai kebutuhan penggunaan. Iron Mountain Smart Sort menjalani semua prosedur tersebut untuk Anda, termasuk klasifikasi dan inventaris arsip berdasarkan jenis, seperti:

1. Arsip dinamis:

Arsip dinamis adalah kumpulan dokumen yang masih sering digunakan dalam kegiatan perusahaan, sehingga harus disimpan selama jangka waktu tertentu. Klasifikasi arsip dinamis meliputi arsip vital (arsip penting yang tidak bisa diperbaharui dan tidak tergantikan), arsip aktif (frekuensi penggunaan tinggi dan/atau terus menerus), dan arsip inaktif (frekuensi penggunaan lebih jarang).

2. Arsip statis:

Arsip yang disimpan karena nilai historisnya.

Ketahui Bagaimana Cara Smart Sort Membantu Usaha Andamountain ranges

Rumah Sakit Memangkas Biaya Penyimpanan Dokumen dan Meningkatkan Visibilitas dan Kepatuhan Arsip dengan Iron Mountain Smart Sort

Ketahui bagaimana pusat kesehatan terkemuka di Amerika Serikat mengosongkan ruang dengan cara memindahkan tempat penyimpanan arsip kertas mereka untuk digunakan sebagai ruang rawat pasien. Mereka menggunakan Iron Mountain Smart Sort untuk memilah, menyusun ulang, dan memusnahkan file sebelum dipindahkan. Proses ini menghasilkan peningkatan visibilitas di seluruh inventaris mereka dan menghemat lebih dari $1 juta biaya penyimpanan.

Penyedia Layanan Kesehatan Menggunakan Smart Sort untuk Mengurangi Biaya /Risiko Penyimpanan Arsip

Ketahui bagaimana cara penyedia layanan kesehatan swasta terkemuka menggunakan Iron Mountain Smart Sort untuk memilah dan menyusun ulang inventaris arsip mereka, membuat suatu proses pemusnahan yang bertanggung jawab untuk semua arsip yang ada saat ini dan di masa mendatang. Hasilnya adalah meningkatnya kepatuhan dan akurasi inventaris, menurunnya risiko dan mengurangi biaya penyimpanan sebesar 40%-50%

Iron Mountain Smart Sort Memudahkan Proses Divestasi Suatu Perusahaan

Ketahui bagaimana cara perusahaan asuransi terkemuka melakukan proses divestasi besar-besaran menggunakan Iron Mountain Smart Sort untuk menentukan dengan cepat arsip bisnis yang harus disimpan dan yang harus diserahkan kepada investor. Dengan Smart Sort, proyek telah diselesaikan dalam waktu yang lebih cepat dan dengan biaya yang lebih rendah dibandingkan jika menggunakan sumber daya perusahaan.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Smart Sort adalah solusi yang sederhana dan ramah anggaran untuk membantu Anda akhirnya mengendalikan inventaris catatan Anda.

Apakah Smart Sort hanya dapat digunakan untuk arsip yang disimpan di Iron Mountain?

Smart Sort dapat dijalankan di tempat kami maupun di tempat Anda.

Bagaimana jika arsip saya disimpan di beberapa lokasi atau vendor yang berbeda?

Kami akan menggabungkan semua inventaris di fasilitas Iron Mountain dan melakukan proyek Smart Sort. Setelah proyek selesai, kami hanya akan menyimpan arsip yang harus disimpan. Proses Smart Sort mengidentifikasi file yang memenuhi syarat penyimpanan dan file yang bisa dimusnahkan. Dengan inventaris yang telah dirapihkan, Anda bisa menghemat biaya dengan hanya membayar biaya penyimpanan file-file yang harus disimpan untuk memenuhi persyaratan kepatuhan.

Apa yang diperlukan untuk memulai proses Smart Sort?

Kami memerlukan informasi dari aplikasi bisnis inti Anda (indeks utama pasien, kebijakan atau sistem manajemen pinjaman, sistem manajemen berkas perkara, dll.) dan daftar jadwal retensi arsip yang berlaku.

Apakah Smart Sort mendukung kebijakan berbagai jadwal retensi arsip dan jenis arsip yang beragam?

Ya, masing-masing proyek dapat disesuaikan dengan kebijakan jadwal retensi arsip dan persyaratan khusus Anda.

Jenis arsip apa yang direkomendasikan dan tidak direkomendasikan untuk proyek Smart Sort?
  • Manfaat terbesar dari proyek Smart Sort akan Anda dapatkan jika menggunakan arsip bisnis utama yang memiliki aturan penyimpanan penanggalan (pinjaman, kebijakan, klaim, rekam medis pasien, berkas perkara, arsip SDM, dll.).
  • Arsip perusahaan/bisnis tidak direkomendasikan (dokumen penggajian, faktur, dll.).
Apakah saya harus menggunakan Smart Sort pada semua inventaris saya atau bisakah saya melakukannya secara bertahap?

Anda bisa memilih proses sesuai keinginan Anda, dan proyek akan disesuaikan dengan kebutuhan, tujuan, dan anggaran Anda.

Saya membutuhkan proses yang tepat untuk memusnahkan arsip. Bagaimana cara kerja Smart Sort?
  • Proses Smart Sort menggunakan daftar jadwal retensi arsip anda dan aturan untuk menciptakan metodologi standar dalam penilaian dan proses. Pendekatan berbasis peraturan ini memungkinkan kami untuk memberikan hasil yang konsisten dan dapat dipertanggung jawabkan.
  • Diakhir proses Smart Sort, kami akan memberikan laporan yang memberikan visibilitas pernuh terhadap file sesuai dengan tingkatannya dan sejalan dengan jadwal retensi setiap file. Laporan ini memungkinkan anda untuk mengambil tindakan yang bertanggung jawab terhadap setiap file.
  • Untuk informasi lebih lanjut, silahkan membaca solusi penyusutan / pemusnahan arsip yang dapat dipertanggung jawabkan dari Smart Sort

We make it easy to get started.

Dengan mengirimkan formulir ini, saya setuju bahwa IronMountain dapat memproses data saya seperti yang dijelaskan dalam kebijakan privasi di Iron Mountain

Hubungi kami

paper and pen

Hubungi kami

Isi formulir ini dan seorang ahli dari Iron Mountain akan menghubungi Anda dalam waktu satu hari kerja.
Dapatkan kuotasi
laptop profile screen

Log in 

Log in ke akun Anda dan pelajari cara pembuatannya.
Mulai
customer service

Pusat bantuan

Pusat Bantuan Pelanggan kami dapat membantu memberikan jawaban cepat untuk pertanyaan Anda.
Dapatkan bantuan
ringing telephone

Telepon staf penjualan

Terhubunglah dengan salah satu perwakilan kami yang berpengetahuan luas untuk menangani kebutuhan solusi khusus Anda.
+62 21 3973 9999