Penyedia layanan kesehatan mengurangi biaya dan risiko penyimpanan arsip dengan Smart Sort

Dalam hal pengelolaan arsip, banyak organisasi layanan kesehatan tidak sengaja menyimpan arsip lebih lama dari yang diwajibkan oleh hukum. Arsip ini memenuhi ruang yang dapat digunakan untuk perawatan pasien, meningkatkan biaya, dan menciptakan kerentanan keamanan dan risiko kepatuhan. Seiring waktu, menjadi semakin sulit (jika bukan tidak mungkin) untuk menerapkan kebijakan retensi yang baik dan mengambil tindakan yang dapat dipertanggungjawabkan.

Banyak faktor berkontribusi terhadap retensi yang terlalu lama, tetapi tiga faktor utamanya yaitu visibilitas, kerumitan, dan sumber daya yang terbatas.

Visibilitas dan integritas berkas yang buruk

Banyak organisasi tidak memiliki visibilitas yang diperlukan untuk mengidentifikasi arsip dan membuat keputusan yang tepat mengenai disposisi. Hal ini sering terjadi jika arsip diwariskan oleh tim pengelolaan sebelumnya atau sebagai bagian dari transaksi bisnis (yaitu, merger atau akuisisi). Dalam banyak kasus, arsip tidak tertata dan/atau metadata yang sesuai yang diperlukan untuk membuat keputusan yang wajar tidak pernah diabadikan.

Aturan dan peraturan yang rumit

Bahkan dalam keadaan terbaik pun, pengelolaan arsip layanan kesehatan adalah pekerjaan yang menantang yang menggabungkan persyaratan peraturan federal, negara bagian, dan lokal. Tantangan ini menjadi semakin rumit karena arsip yang tercampur aduk, aturan berdasarkan peristiwa yang rumit, dan panduan internal. Satu tantangan utamanya melibatkan aturan berdasarkan data pasien, seperti usia pasien dan tanggal kunjungan terakhir.

Sumber daya yang terbatas

Saat ini, organisasi layanan kesehatan mengelola volume informasi dan arsip yang semakin banyak, tetapi mereka seringkali tidak memiliki sumber daya yang diperlukan untuk mengelola semua informasi ini. Oleh karena itu, menjadi tertinggal dalam menetapkan dan mempertahankan pengelolaan informasi yang baik dan menjadi sulit bagi organisasi untuk mengejar ketertinggalan.

Penataan kembali dan proses berkelanjutan yang diperlukan

Satu-satunya solusi untuk retensi yang terlalu lama adalah menetapkan proses berkelanjutan untuk menghancurkan arsip ketika telah memenuhi persyaratan kepatuhannya. Tetapi, ketika arsip tidak ditata dengan baik — yaitu, ketika arsip dengan jenis dan tanggal kelayakan penghancuran yang berbeda tercampur aduk dalam kardus yang sama — maka perlu dipilah dan ditata kembali. Proses ini memakan waktu dan memerlukan biaya tinggi serta merupakan situasi yang sering ditemui penyedia layanan kesehatan swasta. Untungnya, Iron Mountain Smart Sort memiliki solusi yang tepat.

Cara kerja Smart Sort

Dengan Smart Sort, organisasi dapat menemukan, memilah, menata dan mengelola sejumlah besar arsip. Smart Sort adalah solusi alur kerja yang menggunakan informasi dasar (misalnya, nomor arsip pasien) dari aplikasi inti organisasi dan mencocokkan informasi itu dengan memindai atau memasukkan kunci ID berkas. Hal ini menciptakan daftar berkas terkini yang memetakan lokasi semua berkas dalam kotak individual, yang berarti keputusan dapat dibuat secara otomatis mengenai cara mengelola setiap berkas untuk memenuhi persyaratan spesifik organisasi. Mari lihat lebih dekat bagaimana penyedia layanan kesehatan ini memanfaatkan Smart Sort.

Pelajari lebih lanjut tentang Smart Sort

Setiap proses bisnis yang melibatkan pemilahan dan penataan arsip dapat memanfaatkan Smart Sort.

Untuk mempelajari lebih lanjut atau meminta informasi, hubungi manajer akun Iron Mountain Anda secara langsung. Kunjungi laman web Smart Sort kami, atau isi lembar ini dan tuliskan kata-kata “Smart Sort” pada kolom komentar.