Iron Mountain Smart Sort Memudahkan Divestasi Perusahaan

Dalam divestasi perusahaan, pencarian dan pengelolaan arsip dengan teliti untuk menentukan berkas mana yang akan diserahkan kepada pembeli dan mana yang harus tetap berada di tangan penjual bisa menjadi kegiatan yang rumit yang memerlukan proses pemeriksaan terhadap ribuan arsip (bisa jadi lebih) dengan tenggat waktu dan kepatuhan ketat terhadap semua peraturan, privasi, dan persyaratan hukum.

Biasanya, tugas ini diselesaikan secara manual oleh reviewer dan analis dengan memeriksa kotak file satu per satu. Metode terbaru, arsip telah dipindai dan ekstraksi menjadi teks digital.

Terlepas dari metodenya, kegiatan ini adalah proses yang memakan waktu dan biaya yang akan semakin rumit ketika (seperti yang sering terjadi) file tersebar di beberapa ruang berkas dan pusat arsip (baik di dalam maupun di luar lokasi) dengan beberapa jenis arsip yang bercampur dalam kotak penyimpanan yang sama.

Untuk mengatasi tantangan ini, Iron Mountain menawarkan Smart Sort — solusi workflow yang memungkinkan Anda menemukan, memilah, menyusun, dan mengelola arsip dalam jumlah besar dengan tenggat waktu yang cepat.

Mengapa memilih Smart Sort

Smart Sort adalah pilihan tepat untuk proses apa pun jika Anda perlu memilah dan menyusun arsip dalam jumlah besar dengan cepat dan akurat seperti:

• Akuisisi
• Divestasi
• Merger
• Upaya hukum
• Pemenuhan dokumen sesuai peraturan
• Transformasi digital
• Relokasi / konfigurasi ulang kantor
• Mengurangi penyimpanan arsip

Cara kerja Smart Sort

Dengan menggunakan informasi dasar (seperti nomor polis) dari aplikasi bisnis inti organisasi, Smart Sort mencocokkan informasi tersebut dengan pindaian atau entri kunci dari ID file. Hasilnya adalah daftar penyimpanan file terkini yang memetakan lokasi semua file berdasarkan kotak penyimpanannya masing-masing sehingga keputusan dapat dibuat secara otomatis terkait bagaimana cara masing-masing file harus dikelola untuk memenuhi kebutuhan bisnis dengan segera.

Mari kita lihat bagaimana Smart Sort digunakan untuk mendukung proses divestasi yang rumit:

Bagaimana cara perusahaan asuransi terkemuka memanfaatkan Smart Sort

Kondisi

Sebuah perusahaan asuransi terkemuka di A.S. melakukan divestasi pada sebagian bisnisnya kepada dua pemilik baru dan perlu menemukan dan menyerahkan 1,9 juta polis asuransi khusus kepada dua pemilik baru dalam waktu 12 bulan.

Tantangan

Perusahaan yang melakukan divestasi segera menyadari bahwa proses pengelolaan arsipnya akan mempersulit pencarian dan penyerahan arsip dalam jangka waktu 12 bulan. Misalnya, polis asuransi sering kali disimpan dengan berbagai cara dan digabungkan dengan jenis catatan lainnya. Selain itu, kurangnya sumber daya internal dan proses yang efisien untuk memilah dan memindahkan arsip juga tidak memungkinkan untuk diselesaikan dalam jangka waktu yang diharuskan.

Smart Sort Bekerja

Tim profesional Manajemen Arsip Iron Mountain mulai bekerja. Dengan memanfaatkan Smart Sort secara penuh, dikombinasikan dengan informasi relevan yang diambil dari aplikasi bisnis inti perusahaan, mereka dapat dengan cepat:

• Memberikan informasi untuk membuat keputusan terkait pelepasan atau penyimpanan masing-masing file
• Mengidentifikasi file polis khusus yang terkena dampak divestasi
• Mengurutkan dan menetapkan semua arsip kepada pemilik barunya
• Menandai semua catatan dengan status aktif atau tidak aktif
• Membuat daftar penyimpanan file terkini, memetakan lokasi semua file berdasarkan kotak penyimpanannya masing-masing

Manfaat menggunakan Smart Sort

Manfaat Langsung

• Sekarang, perusahaan memiliki sistem otomatis yang dapat dikelola untuk memutuskan arsip mana yang dapat diberikan kepada pembeli
• File divestasi diserahkan dalam periode 12 bulan, yang memenuhi syarat tenggat waktu
• Proyek selesai dalam waktu yang lebih singkat dan dengan biaya yang lebih rendah daripada yang mungkin dilakukan dengan menggunakan sumber daya internal

Manfaat Jangka Panjang

Melihat manfaat lebih jauh di luar divestasi, daftar penyimpanan file terkini yang dibuat oleh Smart Sort memungkinkan perusahaan untuk lebih mudah dan lebih tepat melakukan manajemen arsip, mengurangi biaya, dan membuat keputusan penyimpanan dan pemusnahan file.

Smart Sort memungkinkan perusahaan divestasi untuk:

• Mempercepat proses pencarian arsip
• Meningkatkan tingkat pencarian arsip
• Membuat keputusan yang dapat dipertanggungjawabkan terkait arsip mana yang dapat dimusnahkan dan mana yang perlu dipertahankan
• Menghilangkan masalah “arsip yang bercampur baur” yang memungkinkan keputusan pemusnahan file berdasarkan kotak penyimpanannya di masa mendatang
• Mengurangi ruang yang dikhususkan untuk penyimpanan arsip, menurunkan biaya, dan memfasilitasi konfigurasi ulang kantor
• Memudahkan untuk memenuhi persyaratan penyimpanan dan kepatuhan hukum serta peraturan