Pelajari bagaimana suatu rumah sakit memperoleh visibilitas di seluruh inventaris arsipnya dan membuat proses untuk disposisi yang dapat dipertahankan.
Rekam medis sangat penting untuk memberikan perawatan yang efisien kepada pasien sehingga harus diatur dengan ketat. Setiap keputusan tentang bagaimana mengelola rekam medis ini, misalnya mana yang harus dipertahankan dan berapa lama waktunya, serta mana yang harus dimusnahkan, harus mematuhi undang-undang dan peraturan yang melindungi integritas dan keamanan informasi kesehatan.
Ketika sebuah pusat kesehatan terkemuka di Amerika memutuskan untuk melakukan program manajemen arsipnya, pusat kesehatan tersebut menyadari perlunya visibilitas penyimpanan file yang lebih baik dan proses yang lebih efisien serta dapat dipertanggungjawabkan dalam membuat keputusan pembuangan. Setelah mencari proses yang mendukung kebutuhan jangka pendeknya untuk memindahkan arsip ke luar lokasi dan sistem manajemen arsip yang simple untuk jangka panjang, pusat medis pun beralih ke Iron Mountain Smart Sort.
Dengan Smart Sort, perusahaan dapat menemukan, memilah, menyusun ulang, dan mengelola arsip dalam jumlah besar dengan lebih jelas. Smart Sort adalah solusi workflow yang menggunakan sedikit mungkin informasi (misal, nomor rekam medis pasien) dari aplikasi inti perusahaan dan mencocokkan informasi tersebut dengan pindaian atau entri kunci dari nomor ID file.
Teknologi Smart Sort dirancang untuk mengambil keputusan dan pemetaan data secara otomatis setelah kecocokan diidentifikasi, sehingga menciptakan visibilitas penyimpanan file secara penuh untuk masing-masing kotak penyimpanan, dan perusahaan dapat membuat keputusan dengan cepat terkait pembuangan masing-masing file.
Mari kita lihat lebih dekat bagaimana pusat kesehatan terkemuka ini memanfaatkan Smart Sort.
Untuk menyediakan ruang perawatan baru bagi pasien, sebuah pusat kesehatan menentukan untuk mengosongkan ruang dengan memindahkan arsip kertas mereka ke fasilitas di luar lokasi. Sebelum menempatkan file mereka ke penyimpanan, mereka ingin mengidentifikasi semua arsip yang memenuhi syarat untuk dimusnahkan sehingga dapat mengurangi risiko serta biaya penyimpanan.
Setiap tindakan yang diambil oleh perusahaan layanan kesehatan sehubungan dengan arsip pasien harus dapat dipertanggungjawabkan. Semuanya harus benar-benar mematuhi undang-undang negara bagian dan federal serta peraturan privasi perawatan kesehatan dan kontrak (misalnya dengan perusahaan asuransi). Pusat kesehatan menentukan dengan cepat bahwa mereka tidak memiliki visibilitas yang diperlukan dan proses yang mapan untuk membuat keputusan yang tepat tentang arsip mana yang akan disimpan dan mana yang memenuhi syarat untuk dimusnahkan.
Tim profesional manajemen arsip Iron Mountain mulai bekerja. Dengan menggunakan Smart Sort, bersama dengan informasi relevan yang diambil dari indeks pasien induk di pusat kesehatan dan daftar catatan penyimpanan arsip, mereka dapat dengan cepat:
Smart Sort dapat digunakan untuk proses bisnis apa pun yang melibatkan penyeleksian dan penyusunan ulang arsip.
Untuk mempelajari lebih lanjut atau meminta informasi, hubungi manajer akun Iron Mountain Anda secara langsung. Buka halaman web Smart Sort, atau isi formulir ini dan sertakan kata “Smart Sort” di bagian komentar.
Smart Sort adalah pilihan tepat untuk proses apa pun jika Anda perlu memilah dan menyusun arsip dalam jumlah besar dengan cepat dan akurat seperti:
Dapatkan konsultasi GRATIS hari ini!
